В какой срок оформляется трудовая книжка

Можно ли забрать документ у работодателя на время и как получить трудовую книжку по заявлению?

Трудовая книжка это документ, который может занимать только два положения. В первом случае, он находится на руках у работника, в момент, когда тот занят поиском непосредственной работы.

Второе положение трудовой книжки – это непосредственно в личном деле работника в отделе кадров работодателя. Именно при осуществлении официальной трудовой деятельности, трудовая книжка работника может быть передана на хранение работодателю.

Почему такое значение придается этому, казалось бы, не самому важному документу? Дело в том, что в трудовой книжке собраны все сведения касающиеся общей официальной трудовой деятельности. На основании данных сведений будет складываться пенсионный стаж работника, что характерно для любой официальной работы.

Но некоторые работники не согласны с тем, что трудовая хранится у работодателя. Дорожа сведениями о своем пенсионном стаже, работники требуют трудовую книжку на руки или же просто периодически хотят проверять ее состояние.

Еще недавно таким работникам можно было совершенно законно отказать, но сегодня в связи с внесением поправок в трудовое законодательство, осуществить такое действие не представляется возможным.

Наша основная задача сегодня – внимательно рассмотреть ситуации с выдачей трудовых книжек на руки, а также непосредственный анализ нововведений в законодательства. Итак, начинаем прямо сейчас.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47 . Это быстро и бесплатно !

В каких случаях могут выдать трудовую книжку?

Законодатель, к сожалению, не предусмотрел четких оснований по факту происшествия которых трудовая книжка выдается на руки.

Но, тем не менее, сотрудники отдела кадров за свою небольшую практику по новому законодательству сумели выработать стратегию, которой теперь неуклонно пользуются.

В соответствии с трудовым кодексом, а точнее с поправками, которые были введены в него сравнительно недавно, трудовая книжка выдается при наличии определенных обстоятельств. Мало кто знает, но такие обстоятельств могут быть вызваны следующими фактами:

• работник собирается устроиться по совместительству и ему теперь необходимо на время взять трудовую с основного места работы и поставить в ней запись со второго места.
• Еще одним основанием является тот факт, что работник собирается нанести визит в пенсионный фонд и получить информацию о своем стаже и пенсионных накоплениях.
• Выдача трудовой книжки для оформления пенсии.
• Выдача трудовой книжки умершего работника.
• Также работник может взять трудовую книжку, если она понадобилась каким то государственным органами, например, просьба предоставить ее в суде.

На этом перечень заканчивается, но стоит помнить о том, что каждый случай индивидуален и имеет право на то чтобы существовать в нашем мире.

Можно ли получить её на руки, не увольняясь?

Конечно, это не самая положительная динамика в трудовом законодательстве.

Радует, что сегодня ситуация изменилась и работники могут себе позволить чаще видеть трудовую.

Работник должен грамотно изложить причину желания забрать трудовую в заявлении и только потом, по результатам рассмотрения заявления сотрудником отдела кадров, а потом и работодателем будет дан положительный или же отрицательный ответ.

Порядок и правила выдачи на время

В какой срок работодатель обязан её предоставить?

Если работник все же настоял на выдаче трудовой на время да и причина такой выдачи не вызывает сомнения у работодателя, необходимо подготовить трудовую.

Как правило, срок подачи трудовой книжки работнику может быть равен от одних суток до недели, а вот на своих руках работник может удерживать трудовую ровно такой срок, который оговорен в расписке, но не больше одной недели.

Через какое время после получения работник должен ее вернуть?

Иногда работник может вернуть трудовую книжку не лично, а выслать по почте. Но для этого нужно знать ряд правил и умело ими пользоваться.

Как получить трудовую книжку по почте? Это вопрос уместно задавать уже работодателям, главное, чтобы они были надлежащим образом осведомлены.

Заявление на получение ТК на руки

Куда нужно его подавать?

Заявление на получение трудовой книжки – это определенно новшество в трудовом законодательстве. Оно появилось сравнительно недавно и это объясняет факт отсутствия единого образца его заполнения.

Как вы помните заявление подается либо работодателю, либо сотруднику отдела кадров. Именно на основании данного заявления происходят вес основные действия по выдаче и принятию трудовой книжки.

Заявление может быть подано на руки. В крайнем случае, отправлено по почте. Но помните, отправлять заявление по электронной почте никак нельзя.

Как правильно заполнить?

Также заявление можно составить по образцу, который предоставят вам в отделе кадров, при наличии у них такового, единого для организации. Эту информацию необходимо тщательно проверить.

Заявление заполнятся на основании ваших паспортных данных. Работник оставляет свои контактные данные и обращаясь к руководителю организации всячески пытается обосновать свое решение получить трудовую.

В конце заявления ставится дата его написания и роспись работника. Если заявление принимают к рассмотрению, на него ставится печать организации. При заполнении заявления следует пользоваться общеобязательными правилами.

Заявление пишется аккуратным разборчивым почерком от руки или же печатается на компьютере. Также необходимо помнить о том, что в заявлении должно иметь место быть четкое изложение сути проблемы.

Оформление расписки в получении

Если все – таки на уровне организации принято решение о выдаче трудовой книжки работнику на время, то это должно быть как – то закреплено документально. Здесь уже имеет место быть обычная расписка.

В расписке указывается имя работника, его фамилия и отчество. Также не стоит забывать про дату написания расписки. В расписке работник должен сообщить, когда он намеревается вернуть трудовую книжку в отдел кадров.

Это требование также законно и основано на законных актах. Поэтому если требование имеет место быть, то отказ от него становится основанием для невыдачи вам трудовой книжки.

Как правильно заполнить?

Заявление пишется на листе А4. Обязательно используйте синюю или же черную пасту. Избегайте в заявлении излишней эмоциональности, используйте грамотный юридический язык и четкие формулировки. Если вы ссылаетесь на какую то статью в законе, то непременно указывайте название нормативно правового акта, в котором вы почерпнули знания.

Задержка возврата

Иногда случается так, что после того как забрал, работник не предоставляет трудовую книжку в назначенный день. Причины могут быть самые разные, от банального потерял и забыл, до каких то существенных происшествий, когда он не может отдавать её. Не переживайте, если вы являетесь сотрудником отдела кадров, а предпримите следующие действия.

Попытайтесь связаться с работником и выяснить причину задержки. Если она объективна, то дайте небольшую отсрочку, если же нет, то предупредите работника о возможных санкциях.

Если дозвониться не удалось или же на ваши предупреждения не последовало никаких действий, вы можете оштрафовать работника за каждый день просрочки на пятьсот рублей. В противном случае, вовсе лишить части заработной платы.

Что делать, если сотрудник не отдает документ?

Если денежные санкции не помогли вам справиться с задачей – не отчаивайтесь. Вы можете обратиться в суд и указать, что работник получил трудовую книжку и в течение долгого времени владеет ей незаконно.

Заключение

Как видите совсем не сложно выйти из подобной ситуации. Но все же выдачу трудовых книжек стоит осуществлять осторожно, ведь не раз бывали случаи, когда работники подставляли своих руководителей, не возвращая документы.

Осуществляйте выдачу на основании закона и тогда вы точно будете уверены в том, что вас никто не обманет, но, а если даже и обманет, то вы с легкостью смоете за себя постоять.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Источник: http://naim.guru/trudovaya-knijka/vydacha

02.07.2011 Порядок и сроки оформления трудовой книжки

является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже сотрудника («Правила ведения и хранения трудовых книжек», ст. 66 ТК РФ). В статье 65 Трудового кодекса РФ трудовая книжка названа в числе документов, которые сотрудник должен предъявить администрации фирмы при заключении трудового договора. Таким образом, работа кадровика с трудовыми книжками начинается уже с момента приема сотрудника на работу. Трудовая книжка предъявляется только по основному месту работы (ст. 66 ТК РФ) и хранится там в течение всего периода работы сотрудника до увольнения.

Если сотрудник только начинает свою трудовую деятельность и у него нет трудовой книжки, задача кадровика — завести трудовую книжку, оформить титульный лист и сделать первые записи в разделе «Сведения о работе». Если же у сотрудника трудовая книжка имеется, нужно продолжить ее вести.

При ведении и хранении трудовых книжек нужно руководствоваться следующими законодательными и нормативно-правовыми актами: Трудовым кодексом РФ (статьи 62, 64, 66), «Правилами ведения и хранения трудовых книжек» и «Инструкцией по заполнению трудовых книжек».

При приеме на работу сотрудника, имеющего трудовую книжку, обратите внимание на ее серию и год выпуска, чтобы избежать оформления на работу по подложному документу.

Если это все-таки произойдет и трудовая книжка окажется поддельной, сотрудник может быть уволен за представление при приеме на работу подложного документа (п. 11, ч. первая ст. 81 ТК РФ). В таблице ниже представлены серии трудовых книжек, которые выпускались в России (СССР) в разные периоды. Если в трудовой книжке сотрудника имеется вкладыш, нужно сверить серию и год выпуска вкладыша.

Какие серии трудовых книжек в какой период выпускались

Вкладыши в трудовые книжки

В трудовую книжку вносятся сведения:

• о сотруднике;
• о выполняемой им работе;
• о переводах на другую постоянную работу;
• об увольнении сотрудника (с основаниями прекращения трудового договора);
• о награждении за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (ст. 66 ТК РФ, п. 4 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»).

Нужно ли оформить сотруднику новую трудовую книжку, если та, которую он предъявил при приеме на работу, заведена у работодателя — физического лица и больше у сотрудника стажа не было?

Да, нужно, если работодатель не был индивидуальным предпринимателем (ст. 66 ТК РФ). Если у сотрудника ранее стажа не было, то период работы у физического лица он будет подтверждать трудовым или гражданско-правовым договором, а не записью в трудовой книжке. Эту запись органы Пенсионного фонда РФ в любом случае не будут рассматривать как основание для начисления стажа. К тому же неизвестно, где приобретен бланк трудовой книжки и не поддельный ли он. Таким образом, для сотрудника будет лучше, если вы заново оформите ему трудовую книжку.

Как оформить титульный лист трудовой книжки

Трудовые книжки оформляются на всех сотрудников, проработавших в фирме свыше пяти дней, если работа для сотрудника является основной (ст. 66 ТК РФ). Трудовую книжку сотруднику, поступившему на работу впервые, нужно оформить в присутствии сотрудника в течение недели со дня приема НА РАБОТУ (п. 8 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»).

Если трудовая книжка оформляется впервые, то сначала нужно заполнить ее титульный лист. На титульном листе необходимо записать следующие сведения о сотруднике (п. 9 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»):

• ФАМИЛИЮ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО, ДАТУ РОЖДЕНИЯ (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, например, заграничного паспорта, военного билета, водительских прав и т. п.;
• ОБРАЗОВАНИЕ, ПРОФЕССИЮ, СПЕЦИАЛЬНОСТЬ — НА ОСНОВАНИИ ДОКУМЕНТОВ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Фамилия, имя и отчество пишутся полностью, без сокращений и замены инициалами (п. 2.1 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»).

Будьте внимательны при написании таких имен, отчеств и фамилий, как Марианна и Марьяна, Диана и Дина, Геннадьевна и Геннадиевна, Аристова и Арестова. Если вы допустите ошибку, придется списать испорченный бланк трудовой книжки и заполнить новый.

Законом не предусмотрена процедура исправления неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки. Помните, что испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта (п. 42 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»). Если же вы оставите трудовую книжку с неправильно внесенными личными данными, впоследствии у сотрудника будут проблемы с получением пенсии, поскольку трудовую книжку невозможно будет идентифицировать по паспорту.

После того как указанные данные будут внесены на титульный лист, нужно указать дату заполнения трудовой книжки и попросить сотрудника расписаться на специально отведенной для этого строке. Затем записи заверяет своей подписью сотрудник, ответственный за выдачу трудовых книжек (инспектор по кадрам, начальник отдела кадров, генеральный директор и т. п.), с приложением печати фирмы или кадровой службы, если у нее есть своя печать (п. 2.2 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»).

Что писать в строке «Образование» титульного листа трудовой книжки, если у сотрудника из документов об образовании есть только аттестат об окончании средней школы?

Если сотрудник окончил 9 классов средней школы, в строке «Образование» нужно записать — «основное общее», если 11 классов — «среднее общее» (п. 2.1 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»). Инструкция предусматривает также такие записи: начальное профессиональное (если сотрудник окончил профессионально-техническое училище); среднее профессиональное (техникум, училище, колледж); высшее профессиональное (университет, институт, академия); послевузовское профессиональное (аспирантура, ординатура, докторантура).

Что писать в строке «Образование», если сотрудник еще учится (получает профессиональное образование)?

Разрешается сделать запись о неоконченном образовании соответствующего уровня, например «неоконченное высшее». Для этого сотрудник должен принести вам надлежащим образом заверенные студенческий билет, зачетную книжку или справку из учебного заведения (п. 2.1 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»).

Записи о службе в армии и о приеме на работу

Если сотрудник, перед тем как устроиться на работу, служил в армии, в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ или таможенных органах, в разделе трудовой книжки «Сведения о работе» нужно сделать ЗАПИСЬ О СЛУЖБЕ (пункт 21 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»). Обычно такая запись предшествует записи о приеме на работу. Она производится на основании военного билета.

Можно ли внести запись о службе в армии после записи о приеме на работу, если сотрудник предъявил военный билет уже после того, как был оформлен прием?

Можно. Если сотрудник не смог предъявить военный билет при приеме на работу (например, если он утерян и находится на восстановлении), нужно сделать запись о прохождении военной службы после записи о приеме на работу. Трудовая книжка заполняется на основе тех документов, которые сотрудник предъявил в отдел кадров. Если на момент оформления книжки вы не располагали документом о воинской службе, то внести такую запись вы не могли. Поэтому сделайте ее по факту предъявления военного билета.

Запись » прием на работу » делается так. В графе 3 раздела «Сведения о работе» нужно указать в виде заголовка полное наименование фирмы, а также сокращенное наименование (при его наличии). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер, а в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 нужно сделать запись о том, что сотрудник принят или назначен в структурное подразделение фирмы (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), вписать наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. В графу 4 записываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения, согласно которому сотрудник принят на работу (п. 3.1 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»).

Если сотрудник до поступления в организацию нигде не работал, нужно ли сделать до записи о приеме на работу запись о том, что он не имел трудового стажа?

Нет, не нужно. В нормативных актах об оформлении трудовых книжек таких указаний нет.

Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о периоде ухода за ребенком до полутора лет, если сотрудница до этого не имела трудового стажа?

Нет, такая запись в трудовую книжку не вносится. Период ухода за ребенком подлежит включению в страховой стаж сотрудницы для целей пенсионного обеспечения. Однако информация об этом не отражается в трудовой книжке. Женщина будет подтверждать страховой стаж за данный период с помощью документов, удостоверяющих рождение ребенка и достижение им возраста полутора лет. Это предусмотрено «Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» (утверждены

Средняя оценка читателей: (проголосовали — 4 )

Источник: http://vertexglobal.ru/main/articles/poryadok_i_sroki_oformleniya_trudovoj_knizhki/

Горячая линия: Вопросы применения трудового законодательства

Отвечает Иван Шкловец, начальник управления правового обеспечения Федеральной службы по труду и занятости

Работодатель обязан сам купить трудовую книжку сотруднику, поступившему на работу впервые

– К нам устроился на работу новый сотрудник сразу после вуза, до этого нигде не работал. При оформлении документов он сам принес нам бланк трудовой книжки. Можем ли мы взять для оформления эту трудовую?
– Нет, так делать нельзя. Работодатель должен сам обеспечивать работников трудовыми книжками, поэтому компания обязана постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. При их выдаче с работника взимается плата, размер которой определяется размером расходов на приобретение этих бланков, за исключением случаев, предусмотренных Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225.

– А в какой срок мы должны оформить трудовую книжку такому работнику?
– Работнику, принятому на работу впервые, трудовая книжка оформляется обязательно в присутствии работника и не позднее недельного срока со дня приема на работу. Об этом говорится в пункте 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

– При переезде у нас пропала трудовая книжка нашего генерального директора. Как нам ее восстановить?
– В этом случае работодатель, который потерял трудовую книжку, должен оформить ее дубликат.

– Какие сведения туда нужно внести?
– При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся, во-первых, сведения об общем и непрерывном стаже работы сотрудника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Такими документами могут быть, например, трудовые договоры; справки из архивов или от бывших работодателей; выписки из приказов, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы и т. п. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть пишется общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Во-вторых, сведения о работе и награждениях, поощрениях, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

– Каким документом установлен такой порядок?
– Пунктом 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.03 № 225.

– А если сотрудник сам потерял трудовую книжку? Куда он должен обратиться за получением новой – на новую работу или на предыдущую?
– Законодательство позволяет работнику в случае утери трудовой книжки или приведения ее в негодное состояние обратиться как к прежнему работодателю, так и к новому. При обращении к прежнему работодателю оформляется дубликат трудовой книжки, а при поступлении на работу к новому оформляется новая трудовая книжка. И то, и другое делается в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Сотруднику с ненормированным днем сверхурочные не оплачивают

– Сотрудникам установлен ненормированный рабочий день. Нужно ли оплачивать сверхурочное время работы?
– Нет, не нужно. Работникам, которым установлен ненормированный рабочий день, должен предоставляться дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого не может быть менее трех календарных дней. Оплата в повышенном размере за работу в таком режиме не предусмотрена.

– То есть это не сверхурочная работа?
– Да, Трудовой кодекс не признает переработку при режиме ненормированного рабочего дня сверхурочной работой, при которой должны соблюдаться определенные гарантии, например ограничение часов переработки, дополнительная оплата. Кроме того, статья 97 Трудового кодекса, различая переработку для сверхурочной работы и для работ в условиях ненормированного рабочего времени, фактически это подтверждает. Другими словами, за работу в режиме ненормированного рабочего дня предоставляется компенсация только в виде дополнительного отпуска.

– А если сотрудники с ненормированным рабочим днем привлекаются к работе в выходные дни?
– Введение ненормированного рабочего дня для работников не означает, что на них не распространяются правила, определяющие время начала и окончания работы, порядок учета рабочего времени и т. д. Эти работники на общих основаниях освобождаются от работы в выходные и праздничные дни. Привлекать их к работе в эти дни можно, руководствуясь положениями статей 113 и 153 Трудового кодекса. То есть оплачивать в таком же порядке, что и сотрудникам с обычным нормированным режимом рабочего дня.

Сокращенный рабочий день распространяется и на совместителя

– Какое количество рабочих часов в табеле нужно ставить совместителю в рабочий предпраздничный день?
– На сотрудников, работающих на условиях неполного или сокращенного рабочего времени (в том числе совместителей), распространяется правило о сокращении предпраздничного дня.

– Значит, мы уменьшаем…
– Да, в табеле совместителю нужно поставить продолжительность работы на один час меньше.

– Продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час. Рабочий день 3 ноября 2008 года был перенесен на субботу 1 ноября. Сокращается ли рабочее время 1 ноября на час?
– Да. Здесь все зависит от того, какой день недели переносится. Если это день, непосредственно предшествующий нерабочему праздничному дню, то он сокращается на один час. Поскольку 3 ноября 2008 года является предпраздничным днем, продолжительность работы 1 ноября сокращается на один час.

Вопрос от редакции «УНП»

Интересовался Михаил Наринов, эксперт «УНП»

– Компания берет на работу, допустим, нового финансового директора. У него нет высшего экономического образования, зато есть большой опыт. Но Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37, установлены требования к должности «финансовый директор»: высшее профессиональное (экономическое) образование и стаж финансово-бухгалтерской работы, в том числе на руководящих должностях, не менее пяти лет. Обязательно ли при приеме на работу соблюдать требования этого Квалификационного справочника к соискателю?
– В данном случае организация, принимающая на работу сотрудника на должность финансового директора, может не соблюдать требования этого Квалификационного справочника.

– При проверке организации трудовой инспекцией проблем не будет?
– Требования, отраженные в квалификационных справочниках, компании должны соблюдать, если в соответствии с федеральными законами работа по определенным должностям, профессиям, специальностям связана с предоставлением компенсаций и льгот либо наличием ограничений, например, при назначении государственных служащих. В иных случаях квалификационные справочники носят рекомендательный характер, в том числе и при приеме финансового директора в коммерческую организацию.

Источник: http://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/176729.html

Трудовая книжка

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже.

В настоящее время на территории Российской Федерации применяются трудовые книжки нового образца (введены в действие в 2004 г.), а также ранее установленных образцов, которые обладают одинаковой силой и обмену на новые не подлежат.

Порядок учета трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для этих целей утверждены следующие книги, которые обязаны вести работодатели:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется бухгалтерией организации. В приходно-расходную книгу вносятся сведения об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Кроме количества бланков трудовой книжки в приходно-расходной книге следует указывать их серию и номер;

— кадровой службой организации

— либо другим подразделением, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предназначена для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности, то они должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Общие правила ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной.

Это требование распространяется на работодателей — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Исключение из этого правила составляют работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями.

Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые.

Язык, на котором ведется трудовая книжка, — государственный язык РФ, то есть русский.

Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно.

Внесенные в трудовую книжку записи должны быть продублированы в личной карточке работника (например, по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись.

Порядок заполнения трудовых книжек

Записи во все разделы трудовой книжки вносятся перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером. При этом можно использовать чернила (пасту, гель) черного, синего или фиолетового цвета.

Даты во всех разделах трудовой книжки указываются следующим образом: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.10.2017).

В записях не допускается сокращений слов.

Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер.

Порядок внесения исправительных записей в трудовую книжку

При внесении неправильной записи в разделы «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» зачеркивать запись нельзя.

В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись.

Например, если надо изменить запись о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после последней записи в данном разделе указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за таким-то номером недействительна».

После этого делается правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении.

Например, при изменении формулировки причины увольнения в организации делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен, новая формулировка».

В графе 4 указывается ссылка на приказ (распоряжение) нанимателя об изменении формулировки причины увольнения.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

Источник: http://www.audit-it.ru/terms/trud/trudovaya_knizhka.html

Заполнение трудовой книжки: основные правила

На днях Минтруд внес в правительство законопроект, который предполагает полный переход на электронный формат трудовых книжек с 2021 года. Но пока разберемся в правилах ведения обычных бумажных трудовых. Как делать записи, допустимы ли сокращения, чем отличаются друг от друга термины «расторжение» и «прекращение» трудового договора?

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице генерального директора. Он должен приказом, сформированным в произвольной форме, назначить специально уполномоченное лицо. При этом в приказе важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначаться отдельным приказом работодателя. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто этот функционал поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Второй важный вопрос, связанный с трудовыми книжками, касается приобретения бланков. Нередко работник сам приносит работодателю бланк трудовой книжки. Однако брать такой бланк работодатель не может. Согласно п. 44 Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Он может приобрести эти бланки непосредственно у изготовителя либо у официальных распространителей.

На работодателе также лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. С этой целью он должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение приходно-расходной книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

В п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (Инструкция № 69). В нем, в частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

• допускается использование перьевой или гелевой ручки, ручки-роллера (в том числе шариковой);
• чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими, а цвет — черный, синий или фиолетовый.

В п. 11 Правил Постановления Правительства № 225 содержится предупреждение о том, что каждая запись имеет свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. И эта норма вступает в противоречие с Постановлением Минтруда № 69, в котором говорится о том, что не нужно нумеровать записи при переименовании организации и в случае, когда вы оформляете дубликат, не нужно нумеровать записи об общем стаже. Как правильно поступать в таком случае и на какой документ опираться?

Когда возникают противоречия в нормативно-правовых актах, то с юридической точки зрения правильнее руководствоваться положениями вышестоящего нормативно-правового акта. В данном случае — Постановлением Правительства № 225, которое говорит о том, что нумерация все-таки нужна.

Как заполнить титульный лист

Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, на вебинаре «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении» объясняет, какие правила действуют при заполнении титульного листа трудовых книжек:

Сведения о приеме на работу в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами.

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.

В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графе 4 вписывается приказ, на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к».

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно.

Также следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадают.

При внесении перевода следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 («№ записи») указываем порядковый номер.

В графе 2 — дату перевода.

В графе 3 — делаем запись: «Переведен(а) ». Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер).

• Запись о времени военной службы

В раздел «Сведения о приеме на работу…» также вносится запись о времени военной службы. В этом случае в графе 2 указывается дата внесения записи.

В графе 3 делается запись следующего характера: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 01.01.2017 по 01.01.2018».

В графе 4 указываем военный билет. Например, «Военный билет ГТ № 111112».

Таким же образом вносятся записи о работе по совместительству, но по желанию работника и если от него есть соответствующее заявление. Кроме того, в трудовую книжку, согласно п. 21 Постановления Правительства № 225, может вноситься информация о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Общие правила того, как это делать правильно, сформулированы в Постановлении Минтруда № 69:

• в графе 1 ставится порядковый номер записи;
• в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
• в графе 3 делается запись о причине увольнения;
• в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»?

В 2006 году в Трудовом кодексе появилась ст. 84.1, регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так: «Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона».

При этом Постановление Минтруда № 69 обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. В документе приводятся примеры, как это делается: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие. Как правильнее поступить?

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен».

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора.

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 15 Постановления Правительства РФ №225 на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи».

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью, подписью работника.

Источник: http://kontur.ru/articles/5380