Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчётов

Акт сверки взаиморасчётов

Составление Акта сверки взаиморасчетов необходимо обычно в том случае, когда двум юридическим лицам надо удостоверить произведенные между друг другом перечисления. Чаще всего такие акты сверок производятся по конкретным договорам или счетам-фактурам, также возможны сверки и по контрактам за определенный временной период. Стоит отметить, несмотря на то, что данный документ не имеет обязательного значения и создается только по взаимному согласию сторон, он распространен во всех сферах деятельности и в ходу у большинства организаций.

Кто составляет акт

Акт сверки может востребовать любая из сторон той или иной сделки. Составлением, как правило, занимаются бухгалтера.

Оформляется акт взаимных расчетов по запросу одной из сторон и его составлением занимаются специалисты бухгалтерских отделов. Перед тем, как отправить документ контрагенту, его необходимо обязательно подписать у главного бухгалтера или руководителя организации, либо уполномоченного на подписание таких документов сотрудника.

Как проводится сверка по расчётам

Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки. Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия. Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.
Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.

Правила оформления акта

Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.

Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.

При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).

Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.

Цель составления акта

Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.

Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.

Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.

Инструкция по заполнению акта сверки

В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать название компаний в соответствии с учредительными документами (можно без таких подробностей, как КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).

Вторая часть документа включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы. Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить.

В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров предприятий обретает юридическую силу.

Источник: http://assistentus.ru/forma/akt-sverki-vzaimoraschetov/

Soprovoditelnoe-Pismo.ru

Только эффективные сопроводительные письма!

Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов, образец

Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов, образец которого вы можете использовать при необходимости составления такого сообщения, — обязательный документ, оформляемый при отправке акта сверки на подпись клиентам организации. При подготовке текста не забудьте перечислить все приложения, направляемые вместе с актом.

Сопроводительное письмо к акту сверки, образец

Исх. №143 от 28.09.2018г. ООО «Шаг»

111000, г. Москва, ул.

Карбышева, д.40, офис 101

О подписании акта сверки

Высылаем в адрес вашей организации акт сверки за период с 01.05.2018г. по 15.09.2018г. и прилагаем копии актов выполненных работ и счетов-фактур за данный период.

Просим оформить акт и направить наш экземпляр в течение 7-ми рабочих дней.

1. Акт сверки взаиморасчетов за период с 01.05.2018г. по 15.09.2018г. на 1 л. в 2 экз.
2. Копии актов выполненных работ за период с 01.05.2018г. по 15.09.2018г на 8 л. в 1 экз.
3. Копии счетов-фактур за период с 01.05.2018г. по 15.09.2018г на 8 л. в 1 экз.

Главный бухгалтер ООО «Курс» Ильинская Ильинская И.М.

Исполнитель:
Бухгалтер
Торопова А.С.

8(495) ххх-хх-хх
e-mail: хххх@хххх.ru

Источник: http://soprovoditelnoe-pismo.ru/primery/k-aktu-sverki-vzaimoraschetov-obrazec.html

Сопроводительное письмо к акту сверки

Образец сопроводительного письма к акту сверки, который можно скачать ниже, является значительным подспорьем в налаживании взаимопонимания между контрагентами. Нет нужды придумывать собственные формулировки. Наличие готового варианта экономит время и силы.

Документ можно назвать скорее сопроводительной запиской. Он является приложением к акту сверки и служит для прояснения ряда важных нюансов.

Унифицированной формы для подобных бумаг просто нет, так как для каждой организации необходимо будет выяснить собственные нюансы взаимодействия. Более того, при регулярном обмене актами сверки взаиморасчетов и налаженном механизме этого процесса необходимость в сопроводительных письмах может попросту отпасть.

Требования к оформлению

Во всех деловых письмах стоит придерживаться правил, отраженных в ГОСТ Р 6.30-2003 от 03 марта 2003 года. Именно в этих стандартах наиболее полно описано, что должно содержаться в деловой переписке, а чего необходимо избегать. Например:

• Шрифт, его стиль и размер. Рекомендуется к использованию Тimes New Roman или как альтернатива Times DL. Размер шрифта может варьироваться в диапазоне от 12 до 14. Межстрочный интервал – 1-2.
• Состав реквизитов документа. Всего ГОСТ содержит 30 таких пунктов, рекомендованных для применения в официальных письмах.
• Требования к размещению реквизитов на бумаге. Каждая информационная частица в письмах имеет свое место.
• Должность лица получателя указывают в дательном падеже.
• Письмо не должно иметь более четырех разных адресатов.
• Пункты либо разделы документа нумеруют только арабскими цифрами.
• Текст должен быть изложен от первого лица множественного числа и т.д.

Для иллюстрации требований ГОСТ содержит ряд приложений в виде примеров бланков, в которых соблюдаются все изложенные в документе пункты.

Отправитель

Так как непосредственно акт сверки формируется в бухгалтерии организации, то и сопроводительное письмо к нему может составляться там же, бухгалтером. Помимо этого работника, составление сопроводительных писем в компании может быть возложено на секретаря, делопроизводителя или другого ответственного сотрудника.

Важно, чтобы работник понимал все тонкости взаимоотношения с конкретным деловым партнером и придерживался существующих правил деловой этики. Ведь несколькими неуместными фразами в сопроводительном письме можно испортить имидж организации в глазах сотрудников тех компаний, с которыми только налаживается взаимодействие.

Исправления

Если сопроводительное письмо к акту сверки уже распечатано и подписано, но в последний момент была замечена ошибка, то не возбраняется ее исправление. Корректировка выполняется по общим правилам: неверная информация зачеркивается одной чертой, после этого рядом записываются верные данные, а потом исправление заверяется подписями всех лиц, которые подписывали документ. Иначе письмо потеряет юридическую силу.

На практике сопроводительное письмо с какими-либо ошибками и недочетами просто распечатывают заново и снабжают необходимыми подписями.

Составные части

Сопроводительное письмо к акту сверки подчиняется общим правилам деловой переписки. Варьироваться в нем может только текст основной части, да и то незначительно. Все будет зависеть от того, к каким условиям сотрудничества будет склонять организация своего контрагента – получателя документации.

Рекомендуется начинать оформление с печати документа на фирменном бланке компании. Если такового не имеется, то нужно выходить из положения. Для этого берется обычный лист А4 и в верхней его части прописываются основные реквизиты компании отправителя. Это называется формированием «единого» бланка. Он обычно содержит эмблему организации и полное ее название.

В сопроводительном письме к акту сверки последовательно сверху вниз должна располагаться следующая информация:

• Наименование получателя. Если это организация, то важно внимательно прописать сотрудника компании, которому адресована бумага. В прикрепленном бланке указаны должность, фамилия и инициалы конкретного работника. Все это располагается в верхней правой части письма. Здесь же допускается размещение почтового адреса.
• Номер и дата составления.
• При наличии – ссылка на номер и дату предыдущего письма деловой переписки между контрагентами.
• Вежливое обращение к адресату по имени и отчеству. В прилагаемом бланке оно располагается посередине строки.
• Что прикреплено и направляется вместе с письмом (акт сверки).
• Период, за который сформирован акт сверки.
• Прикреплены ли к акту копии документов, подтверждающие наличие платежей (отгрузок, оказания услуг и пр.).
• Просьба отправителя. Она обычно заключается в том, чтобы контрагент подписал акт сверки, подтвердив свое согласие с проведенными взаиморасчетами.

Причем просьба может быть сформулирована любым удобным для отправителя способом. В ней может быть указано, что данные будут считаться достоверными, если контрагент в течение определенного времени не направит информации о расхождении и пр.

Заключение

В конце письма делается отметка о приложениях. Как минимум это должен быть акт сверки взаиморасчетов взаимодействующих организаций. Если прилагается также подтверждающая документация, то должны быть перечислены все приложенные копии. Если их количество больше трех, то в конце списка приложения делается пометка «Итого». После нее арабскими цифрами записывается количество прикладываемых бумаг в комплексе.

Также в конце сопроводительного письма к акту сверки должны красоваться подписи руководителя и бухгалтера организации. При необходимости ставятся пометки с контактными данными ответственного за доставку, оформление исходящей корреспонденции компании.

Источник: http://assistentus.ru/forma/soprovoditelnoe-pismo-k-aktu-sverki/

Soprovoditelnoe-Pismo.ru

Только эффективные сопроводительные письма!

Сопроводительное письмо к акту сверки, образец

Акт сверки – документ, обязательный первичный документ бухгалтерского учета, составляемый с каждым контрагентом. Поскольку он оформляется и покупателем и поставщиком, потребуется получение оригиналов, которые будут находиться у обеих компаний. При отправке экземпляров для заполнения, потребуется составить сопроводительное письмо к акту сверки, образец которого поможет составить данное сообщение.

Сопроводительное письмо к акту сверки, образец

Общество с ограниченной ответственностью «Круг»
129090, г. Москва, ул. Гиляровского, д.№10, офис 43
ИНН 7711111114, КПП 771113412, ОГРН 5071223331211

Исх. №111 от 20.09.2018г. ООО «Шанс»

на № от 108803, г. Москва, ул. Ясеневая,

Оформление акта сверки

Высылаем в адрес вашей организации акт сверки за период с 01.04.2018г. по 31.08.2018г.

Просим оформить документ со своей стороны и направить экземпляр ООО «Кпуг» в течение 5-ти рабочих дней.

1. Акт сверки за период с 01.04.2018г. по 31.08.2018г. на 1 л. в 2 экз.
2. Копии актов выполненных работ за период с 01.04.2018г. по 31.08.2018г. на 6 л. в 1 экз.
3. Копии счетов-фактур за период с 01.04.2018г. по 31.08.2018г. на 6 л. в 1 экз.

Главный бухгалтер ООО «Круг» Свердлова Свердлова И.И.

Секретарь общего отдела

8(495) ххх-хх-хх
e-mail: хххх@хххх.ru

Источник: http://soprovoditelnoe-pismo.ru/primery/k-aktu-sverki-obrazec.html

Письмо на возврат денежных средств от поставщика

В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда необходимо вернуть перечисленные контрагенту деньги. Причинами могут стать не только ошибка в реквизитах платежного поручения, но и нарушение сроков поставки товара или выполнения работ, несоответствие качества товаров или услуг, расторжение договора, переплата, выявленная по акту сверки, и прочее. Чтобы вернуть деньги, составляется претензионный документ по образцу.

Общие требования

Документ представляет собой заявление (просьбу) о возврате перечисленных денег. Унифицированной формы не существует, поэтому составляем заявление в произвольной. Укажите обязательно следующие сведения:

• реквизиты вашей организации: обращение можно составить на фирменном бланке;
• банковские реквизиты для возврата средств;
• имя руководителя контрагента, его должность и ФИО;
• тема обращения (предмет претензии): укажите, на основании какого документа (договора, счет-договора, универсального передаточного документа) оформляется письмо;
• предмет обращения: опишите точно, каким образом и в следствие чего перечислены деньги на расчетный счет поставщика. Укажите, на основании чего необходимо вернуть деньги, свои требования по срокам, включите штрафы и неустойки, если таковые имеются в документе — основании обязательства. Аргументируйте собственную позицию нормой законодательства или условиями договора, на основании которых поставщик обязан вернуть средства.

Приложите копии подтверждающих документов: платежки, банковской выписки о списании со счета. В описи укажите не только количество, но и число страниц в каждом из них. В приложении к письму обязательно добавьте акт сверки взаимных расчетов. Заверьте обращение подписями: ответственного исполнителя, финансового директора (главного бухгалтера) и руководителя организации.

Образец письма на возврат денег от поставщика

Как составить письмо на возврат переплаты

Документ составляем в двух экземплярах, один направляем контрагенту, а второй регистрируем в журнале и подшиваем в исходящей документации. Количество экземпляров может быть больше, по одному на каждое заинтересованное лицо. Например, для руководителя и главбуха филиала, для директора и главного бухгалтера головной организации, для учредителя вашей организации.

Акт сверки

Акт сверки взаиморасчетов с поставщиком следует приложить обязательно, вне зависимости от причины возникновения дебиторской задолженности. Он позволит понять расхождения в учете или выявить ошибку.

Образец письма на возврат переплаты поставщику

Пример: возвращаем переплату, которая произошла по технической ошибке. В платежном поручении №117 от 16.07.2017г. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» неверно указан получатель: вместо ООО «Поставка спорттоваров» указан ООО «Поставка товаров». Сумма платежа 30 000 рублей. Составляем просьбу о возврате.

Образец письма на возврат аванса от поставщика

Рассмотрим ситуацию, которая может случиться на практике (возвращаем аванс).

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» ошибочно перечислило аванс ООО «Поставка товаров» в сумме 30 000 рублей. Между организациями заключен договор на покупку спортивных мячей на 100 000 рублей. Авансовые платежи по договору не предусмотрены. Составляем письмо.

Ответственность и сроки хранения

Письма на возврат, как и прочая деловая переписка, должны храниться не менее 5 лет.

Для претензионной переписки можно завести отдельный журнал регистраций, его форму и порядок ведения утвердите в учетной политике. Ознакомьте ответственное должностное лицо с данным порядком под роспись.

Ответственность за ведение и хранение этих документов пропишите в должностных инструкциях.

Источник: http://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/pismo-na-vozvrat-denezhnykh-sredstv-ot-postavshchika

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Как писать сопроводительное письмо к документам

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003 . Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

• на фирменном бланке;
• с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

О направлении ответа на претензию

Тема, определяющая его цель

Сопроводительное письмо передаваемых документов

Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.

Перечень приложений. Вежливая подпись

1. Договор поставки, количество листов.
2. Товарная накладная, количество листов.
3. Заказ-наряд, количество листов.
4. Фото установленного баннера, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.

ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку

Пример недопустимой формулировки	Следует писать
«Надеемся на скорую встречу»	«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента»	«Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»	«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»	«Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»	«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Источник: http://ppt.ru/forms/rabota/sopr-pismo

Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

Зачем нужно писать сопроводительное письмо

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

• к договору на подпись;
• при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
• к акту сверки;
• к коммерческому предложению;
• к документации в налоговую инспекцию;
• к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
• к исполнительной документации;
• к кадровой документации.

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Структура сопроводительного письма

Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».

В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Содержание

Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него. Для этого можно использовать такие фразы:

• прошу подтвердить получение;
• прошу подписать и возвратить в срок;
• прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
• прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
• прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
• прошу информировать установленным порядком.

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Перечень прилагаемой документации

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

1. Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
2. Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Оформление сопроводительного письма

Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

Источник: http://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/kak-napisat-soprovoditelnoe-pismo

Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов — образец

Что это

Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов – документ, позволяющий прояснить ряд важных моментов при выполнении.

Как и для чего использовать

Сопроводительная записка предусматривает указание наименования, реквизитов организации, должности сотрудника, которому направляется заявление. В основной части прописывается просьба отправителя, при необходимости указываются соответствующие расчеты. Бланк включает указание всех приложений. В заключении стоит поставить дату и подпись ответственных лиц. Важно соблюдать правила деловой переписки. Унифицированной формы не существует, но можно заранее найти заполненный образец.

Источник: http://obrazec-dogovora.ru/pismo/soprovoditelnoe-pismo-k-aktu-sverki-vzaimoraschetov-obrazec.html

Сопроводительное письмо к документам

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

• к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
• к декларациям в ФНС, ФСС;
• к договору на подпись контрагентам;
• к коммерческому предложению;
• к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

• должность получателя и его ФИО;
• наименование компании или ведомства;
• адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

• «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
• «Просим информировать установленным порядком»;
• «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

• название документа нужно писать полное;
• отмечают количество экземпляров документа;
• отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Исх. №112
12.12.2019 г.

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

1. Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
2. Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
3. Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.

Итого: 4 экз. на 9 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Источник: http://assistentus.ru/forma/soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam/

Soprovoditelnoe-Pismo.ru

Только эффективные сопроводительные письма!

Архив рубрики: Примеры

Сопроводительное письмо к договору, образец

Сопроводительное письмо к договору, образец которого Вы можете использовать в качестве примера при подготовке своего варианта, должно содержать информацию о том, какие действия с документами должен выполнить получатель: изучить, согласовать изменения или подписать. Пишите текст сообщения конкретно и однозначными формулировками так, чтобы должностному лицу были понятны все действия в отношении направляемого документа и не возникало необходимости задавать дополнительных вопросы.

Сопроводительное письмо к договору, образец

Общество с ограниченной ответственностью «Стандарт»
115162, г. Москва, ул. Шаболовка, д.№11, офис 12
ИНН 771111122, КПП 77114115122, ОГРН 5071115541317

Исх. №12 от 12.04.2018г. Филиал 1 ООО «Стандарт»

на № от 305023, г. Курск, ул. 1-ая

О дальнейших действиях в отношении договора

Отправляем Вам для инициации процедуры подписания экземпляры Договора № 45 от 19.09.2018г. с компанией «Телестайл». Юридический департамент проверил договор на соответствие требованиям, текст согласован, можете подписывать.

После получения оригиналов, необходимо направить копию подписанного договора в юридический департамент Управляющей компании в течение 3-х дней после подписания.

1. Договор № 45 от 19.09.2018г. на 4 л. в 1 экз.
2. Приложение №1 к Договору № 45 от 19.09.2018г. на 1 л. в 2 экз.
3. Лист согласования с руководителями подразделений Управляющей компании.

Генеральный директор ООО «Стандарт» Усенко Усенко А.Ф.

Секретарь приемной
Макарова А.Д.

8(495) ххх-хх-хх
e-mail: хххх@хххх.ru

Скачать сопроводительное письмо к договору, образец

Сопроводительное письмо к договору на подпись, образец

После завершения переговоров о заключении договора между компаниями, подтверждения обеими сторонами согласия с условиями и формулировками документа, наступает этап его подписания и обмена экземплярами. Перед отправкой подготовьте сопроводительное письмо к договору на подпись и приложите к нему все необходимые документы.

Сопроводительное письмо к договору на подпись, образец

Общество с ограниченной ответственностью «Крисп»
153110, г. Москва, ул. Автозаводская, д.№11, офис 12
ИНН 7711111111, КПП 7711455111, ОГРН 5071114441313

Исх. №12 от 12.04.2018г. ООО «Старт»

на № от 150120, г. Москва, ул.

О подписании договора

Уважаемый Андрей Матвеевич!

Высылаем Вам для подписания экземпляры Договора № 25 от 11.04.2018г. и приложение к нему. Все разногласия урегулированы, юрисконсульты обеих компаний подтвердили отсутствие замечаний к тексту документа.

Просим направить наш экземпляр Договора и приложения с Вашей подписью и печатью в течение 5-ти рабочих дней.

1. Договор № 25 от 11.04.2018г на 5 л. в 2 экз.
2. Приложение №1 к Договору № 25 от 11.04.2018г. на 1 л. в 2 экз.

Генеральный директор ООО «Крисп» Афанасьев Афанасьев П.П.

8(495) ххх-хх-хх
e-mail: хххх@хххх.ru

Скачать сопроводительное письмо к договору на подпись, образец

Сопроводительное письмо к декларации по СОУТ, образец

Передавая данные по СОУТ в Государственную инспекцию по труду, необходимо направить сопроводительное письмо к декларации по СОУТ, образец которого вы можете взять за основу при подготовке письма. При определении перечня передаваемого пакета документов, необходимо уточнить все данные в юридическом департаменте организации, чтобы пакет документации полностью соответствовал требованиям, действующим на момент отправки письма.

Сопроводительное письмо к декларации по СОУТ, образец

Общество с ограниченной ответственностью «Класс»
110110, г. Москва, Сигнальный проезд, д.№81, офис 28
ИНН 7711111312, КПП 771111216, ОГРН 5071222221714

Исх. №43 от 15.06.2018г. ГИТ по г. Москва

на № от 115582, Москва, ул.

Домодедовская, д. 24, корп. 3

В соответствии с ФЗ-136 от 1 мая 2016 и Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 7 февраля 2014 г. N 80н предоставляем Декларацию и сведения о результатах проведения СОУТ в ООО «Класс».

1. Декларация соответствий условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда на 6 л. в 2 экз.
2. Заверенная копия заключения эксперта по результатам СОУТна 2 л. в 2 экз.
3. Заверенная копия титульного листа отчета о проведении СОУТ на 1л. в 1 экз;
4. Копия сводной ведомости результатов проведения СОУТ на 2л. 1 экз.

С уважением,
Генеральный директор ООО «Класс» Жирнов Жирнов Р.С.

Исполнитель:
инженер по охране труда
Летунов А.З.

8(495) ххх-хх-хх
e-mail: хххх@хххх.ru

Скачать сопроводительное письмо к декларации по СОУТ, образец

Сопроводительное письмо к претензии, образец

Покупая товар или заказывая выполнение каких-либо услуг, ни одна компания не застрахована от того, что могут быть нарушены сроки поставки или выполненные работы будут некачественными. И если стороны не могут разрешить возникшие разногласия устно, то потребуется оформление рекламации и направление ее в адрес стороны, допустившей некачественное обслуживание. Для начала процесса урегулирования потребуется направить пакет документов, составив сопроводительное письмо к претензии, образец которого вы можете использовать в качестве примера.

Сопроводительное письмо к претензии, образец

Общество с ограниченной ответственностью «Багратион»
100200, г. Москва, ул. Калужская, д.№101, офис 19
ИНН 7711144111, КПП 771122216, ОГРН 50712267243122

Исх. №134 от 26.11.2018г. ООО «Лина»

110100, г. Москва, ул. Гагарина,

Претензия к выполнению условий поставки

В связи внарушением ООО «Лина» правил и сроков поставки продукции в адрес ООО «Багратион», направляем в Ваш адрес претензию по выполнению заявки на закупку № 245 от 02.11.2018г.

По существу претензии так же направляем фотографии упаковки продукции, не соответствующей правилам поставки.

Рассчитываем на урегулирование данного вопроса путем переговоров и возмещения убытков, возникших в связи с допущенными нарушениями со стороны ООО «Лина» в соответствии с п.10 Договора №21 от 12.01.2018г.

1. Претензия №12 от 25.11.2018г..на 1 л. в 2 экз.
2. Заявка на закупку № 245 от 02.11.2018г.
3. Копия оплаченного счета №278 от 04.11.2018г. с отметкой банка об исполнении на 1л. в 1 экз.
4. Фотографии полученного товара на 10 л. в 1 экз.

Генеральный директор ООО «Багратион» Кулицкий Кулицкий А.А.

Исполнитель:
юрисконсульт
Багров Т.С.

8(495) ххх-хх-хх
e-mail: хххх@хххх.ru

Источник: http://soprovoditelnoe-pismo.ru/primery