Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Приложение N 21. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word и образец ее заполнения

Приложение N 21
к пп. 3.15, 4.11, 4.13 Правил

Заголовок дела (групповой заголовок документов)

Номер ед.хр. по описи

Количество ед. хр.

Сроки хранения и номера статей по перечню

> N 22. Акт о неисправимых повреждениях архивных документов

Содержание Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Источник: http://base.garant.ru/71183090/7cfcbea3e9acfd39c346b8500a9ccc5d/

Уничтожение документов бухгалтерского учета

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок уничтожения первичных документов бухгалтерского учета.

Обязанность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена законодательно (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете); ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — Закон об архивном деле); ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ; ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.

Основания для уничтожения документов

Ориентирами по данным вопросам служат следующие нормативные документы:

Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона об архивном деле), руководствуясь при организации и обеспечении работы своего архива упомянутыми выше Правилами (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).

В Законе о бухучете минимальный срок хранения обозначен как «не менее пяти лет после отчетного периода», но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов.

При самостоятельной разработке такого регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами. Несмотря на то что Правила распространяются на государственные учреждения и на организации, обязанные обеспечивать сохранность документов Архивного фонда РФ, автор полагает, что предусмотренный ими порядок и предложенные формы документов могут быть полезны для всех остальных организаций.

Так, в Правилах указано, что документы, предназначенные для постоянного хранения, должны содержаться в архиве, который может быть самостоятельным структурным подразделением организации или быть подразделением в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) (п. 1.1.2 Правил).

Следует отметить, что сроки хранения документов урегулированы рядом законодательных и нормативных актов и для одной и той же категории документов они могут быть разными, при этом одни и те же документы могут быть предназначены и для целей налогообложения, и для бухгалтерского учета. В таких случаях безопаснее руководствоваться тем документом, где установлен более длительный срок хранения.

Исчисление сроков хранения документов производят с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (абз. 3 п. 1.4 Перечня). Сроки хранения документов, относящихся к бухгалтерскому учету и отчетности, приведены в подразделе 4.1 раздела 4 «Учет и отчетность» Перечня.

Порядок уничтожения документов

Перед уничтожением документов следует провести их экспертизу. Для этого в организации приказом руководителя создают комиссию из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» с применением электронной подписи (письма Минфина России от 06.02.2012 № 03-03-06/1/67, от 13.09.2011 № 03-02-07/1-325, от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314).

По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Правил). Указанные описи и акты (приложения 1-4 к п. 2.4.1 Правил) рассматривает на заседании экспертная комиссия, и после их одобрения данной комиссией утверждает руководитель (п. 2.4.4 Правил).

Дела, подлежащие уничтожению, передают на переработку (утилизацию) (п. 2.4.7 Правил). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковывают. Передачу дел оформляют приемо-сдаточной накладной, в которой указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию осуществляют под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Таким образом, в 2017 году организация может готовить к уничтожению документы, законченные делопроизводством, у которых истекли сроки хранения. Например, в отношении документов, минимальный срок хранения которых составляет пять лет, это будут документы, датированные не позднее 2011 годом.

Документальное оформление уничтожения документов

Документальное оформление уничтожения документов производится в определенной последовательности.

Издание приказа о создании экспертной комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности общества.

Формирование по итогам работы комиссии описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также составление акта (акт может быть составлен в произвольной форме, за основу которой взята примерная форма акта, содержащаяся в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (сюда включают документы, хранящиеся как в архиве организации, так и в структурных подразделениях).

Рассмотрение и утверждение экспертной комиссией описей и акта (которые затем утверждает руководитель организации).

Передача документов на утилизацию по накладной.

Способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно (химическое уничтожение, сжигание, измельчение (шредирование)).

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек

Марина Пивоварова, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

Источник: http://www.garant.ru/article/1101413/

Какой срок хранения документов в архиве организации?

Срок хранения документов в архиве организации напрямую зависит от вида документации. Одни документы хранятся временно и затем уничтожаются, для других предусмотрены длительные и даже постоянные сроки хранения. Подробнее в этом разберемся в данной статье.

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Свод сроков хранения также можно найти в приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.

Сроки хранения документов в архиве организации: таблица

Срок хранения, лет (минимальный)

Документы по личному составу:

• созданные до 2003 года

• созданные с 01.01.2003

Эти сроки, в частности, касаются:

• личных дел работников;
• приказов по личному составу;
• трудовых договоров и др.

Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы).

Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ)

Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых)

Акты о профзаболеваниях, материалы расследований

Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований)

Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ

Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания

Бухгалтерия и налоги

Постоянно (пока фирма существует)

Отчетность в ФСС:

Постоянно (пока фирма существует)

• квартальная

Отчетность в ПФР:

• сведения персучета

Сведения о доходах физлиц

Налоговые декларации и регистры

Учетная политика, включая приложения к ней

Бухгалтерская первичка и регистры

Нюансы исчисления сроков хранения

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале «С какого момента отсчитывать срок хранения первички по ОС?».

Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

Поясним оба нюанса на примере.

Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:

1. Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
2. Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 4 года с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2021.
3. Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 4 года с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2021.

Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.

Итоги

Источник: http://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/kakoj_srok_hraneniya_dokumentov_v_arhive_organizacii/

Образец акта об уничтожении документов

Как оформить уничтожение документации

Организация в своей деятельности создает большое количество документов. У каждого есть свой срок хранения. По истечении этого срока, их необходимо уничтожить. Ликвидация оформляется актом об уничтожении (приказ Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526 — приложение 21)

Чтобы уничтожить бумаги в организации, необходимо провести экспертизу их ценности. Для этого формируется экспертная комиссия, которая отбирает документацию и оформляет акт об уничтожении. Он представляет собой список всей документации, которую необходимо уничтожить. Хранить их необходимо в отдельной папке не менее 5 лет.

Образец акта о выделении документов к уничтожению

Порядок заполнения

Разберем порядок заполнения формы на примере. Допустим, что ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало комиссию по утилизации, которая состоит из четырех человек:

• Иванов И.И. – председатель комиссии;
• Петров И.Н. – секретарь;
• а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.

По результатам экспертизы, комиссия решила утилизировать все накопившиеся банковские выписки за 2009 и 2010 год.

Шаг 1. Заполним «шапку» формы: наименование организации, номер акта, место составления.

Шаг 2. Заполним строки ниже. Строка «Название фонда» заполняется при уничтожении документации в архиве.

Шаг 3. Заполним табличную часть:

• укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
• укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;
• заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;
• номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись. В нашем примере графа остается пустой;
• далее указывается номер дела, который присвоен в номенклатурном перечне;
• запишем количество единиц хранения. В нашем примере — «1 папка»;
• укажем срок хранения документации и номера статей по перечню.

Шаг 4. Укажем, как организация будет ликвидировать документацию. Она может быть уничтожена самой организацией или передана для уничтожения специализированной компании.

Шаг 5. Укажем необходимые подписи в акте.

Образец акта списания документов на уничтожение заполнен.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Обязанность хранить их указана в законе «О бухгалтерском учете» (№ 402-ФЗ ОТ 06.12.2011 — ст. 29). Законодательными и нормативно-правовыми актами срок хранения устанавливается согласно правилам архивного дела, в среднем — 5 лет после отчетного года.

Сроки хранения документов организации, в том числе бухгалтерских, установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 и составляют:

• сводная консолидированная и годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно;
• квартальная отчетность, аудиторские заключения, документы учетной политики, первичка, расчетно-платежные ведомости, регистры бухгалтерского учета хранятся пять лет.

Несоблюдение сроков хранения грозит организации штрафом, поскольку считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета (ст. 15.11 КоАП).

Источник: http://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/obrazets-akta-ob-unichtozhenii-dokumentov

Инструкция: уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Пошаговая инструкция по уничтожению документов

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Корректный порядок уничтожения документов состоит из нескольких этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия. Р уководитель издает приказ в произвольной форме о ее создании. Необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается. На основании критериев ценности определяется время сохранения, по требованиям, закрепленным в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя. Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, и те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их разрешено измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. Способ прописывают в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это приведет, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его составляют в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Особенности уничтожения секретной документации

Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2019 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:

1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.

Наказание за нарушения

В 2019 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:

• для граждан — от 100 до 300 рублей;
• для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:

• для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
• для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.

Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):

• 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
• 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
• 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.

Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.

Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.

Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:

• принудительные работы;
• запрет занимать определенные должности;
• запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
• лишение свободы на срок до 2 лет.

Источник: http://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/unichtozheniye-dokumentov-s-istekshimi-srokami-khraneniya

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

У любой организации в процессе работы образуется множество документов. Большинство из них имеет юридическое значение, и выкинуть их просто так нельзя.

Важно! Госорганы, муниципалитеты, юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны хранить документацию, образующуюся в процессе их работы (п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Какие именно бумаги в обязательном порядке должны быть сбережены и в течение какого периода, предусматривается в законодательных актах и специальных перечнях. Наиболее общим является Перечень типовых управленческих архивных документов…, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).

После истечения положенного времени материалы можно утилизировать. Общий для госорганов, муниципалитетов и частных компаний порядок уничтожения документов, составляющих их архивный фонд, установлен в Правилах организации хранения…, утв. приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила).

Важно! Согласно п. 4.5 Правил уничтожение архивных документов может быть произведено только по результатам экспертизы ценности (далее — ЭЦ).

Обратите внимание! Процедура утилизации бумаг, не относящихся к архивному фонду, законодательно не установлена. Однако описанный далее порядок подходит для всех, т. к. в случае спора позволит доказать существование уже уничтоженных материалов.

Какие бумаги должны быть оформлены

Для осуществления ЭЦ на основании приказа об уничтожении документов создается специальная экспертная комиссия. Обычно из 3 сотрудников фирмы (например, руководители отдела кадров, делопроизводства и юридической службы). В больших компаниях создаются центральные экспертные комиссии. Их деятельность (в т. ч. задачи, функции) регулирует положение об экспертной комиссии по уничтожению документов, которое утверждает руководитель.

В процессе работы комиссии составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Вывод! Выделение документов к уничтожению — это процесс выявления материалов, потерявших практическую, научную ценность для последующей утилизации.

Указанные описи и акты утверждаются руководством компании.

Рекомендуем! Оформлять акт о выделении дел к уничтожению по форме приложения № 21 к приказу № 526.

Физическое уничтожение оформляется отдельным актом. Специальной формы для него не предусмотрено. Можно составить в произвольном виде, придерживаясь следующего алгоритма:

• название фирмы;
• наименование акта;
• текущая дата;
• описание процедуры с уточнением факта полной утилизации;
• данные (Ф. И. О., должность) и подписи членов ЭК.

Как фактически происходит утилизация

Правилами предусмотрены следующие способы уничтожения документов:

• физический (примеры — ниже);
• программно-технический (примеры — в следующем разделе).

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшими сроками хранения, поэтому каждая фирма вправе выбирать свой метод избавления от макулатуры.

Обычно уничтожение документов осуществляется физически путем:

1. Сжигания. Это надежно: информация уничтожается полностью. Однако для реализации необходимо иметь производственную печь.
2. Измельчения. Часто возникает вопрос: какой метод уничтожения документов считается самым распространенным? Так вот ответ — измельчение. Просто рвать дела неправильно. Обычно используется шредер.
3. Химического воздействия. Под влиянием химических средств бумага размягчается и становится просто массой. Но это долго и требует значительных финансовых затрат.

Обратите внимание! Существуют специальные компании, занимающиеся уничтожением документации.

Рекомендуем! При использовании услуг сторонней фирмы следует оформить передачу материалов приемо-сдаточным актом и предусмотреть в договоре пункт об обеспечении конфиденциальности передаваемых материалов.

Допустимо также согласовать присутствие своего сотрудника в момент непосредственной утилизации в целях контроля.

Вывод! Наименее затратно провести уничтожение документов с истекшими сроками хранения самостоятельно можно, если на предприятии есть печь или шредер.

Каким образом уничтожить электронные документы

В век высоких технологий многие предприятия хранят свои материалы в электронном виде. Для них тоже предусмотрены временные рамки обязательного сохранения в целостности. Например, согласно п. 2 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — закон № 402) бумаги, связанные с организацией и ведением бухучета, в т. ч. средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее 5 лет после года составления отчетности по ним.

Обратите внимание! ЭЦ производится в отношении всех документов компании, размещенных на любых носителях информации (п. 4.5 Правил). Весь электронный архив также должна просмотреть комиссия.

Процедура выделения таких дел к уничтожению такая же, как и для бумажных. Также составляется акт по форме из приложения № 21 к приказу № 526. А вот их утилизация может производиться не только физическим, но и программно-техническим способом (стирание информации или ее перезапись).

Обратите внимание! Специалисты считают этот метод не самым надежным и рекомендуют в целях минимизации возможности восстановления удаленных файлов производить стирание или перезапись несколько раз подряд.

Как утилизируются секретные бумаги

Правила не распространяют свое действие на бумаги, содержащие сведения, составляющие государственную тайну (п. 1.2 Правил).

Обычно приказом руководителя назначается экспертная комиссия, члены которой должны иметь необходимую форму допуска. По результатам экспертизы составляется акт. Непосредственно перед уничтожением проводится проверка отобранных комиссией материалов на соответствие информации, изложенной в акте, а также сверка с записями в журналах, карточках учета. Затем макулатуру пропускают через шредер, бумажные остатки сжигают.

Утилизации подлежат не только дела с секретной информацией, но и их внутренние описи. Бумаги, подтверждающие утилизацию, передаются на сбережение в 1-й отдел.

Вывод! Порядок уничтожения секретных документов схож с общим порядком уничтожения документов с истекшим сроком хранения, но проводится лицами, имеющими допуск к гостайне, согласно секретным инструкциям.

Как уничтожить бухгалтерский архив

При проведении ЭЦ в отношении финансовых бумаг важно верно рассчитать сроки уничтожения документов.

Важно! Утилизации подлежат дела со сроком хранения, истекшим к 1 января текущего года.

Однако необходимо учитывать следующее:

1. Согласно ч. 1 ст. 29 закона № 402 уничтожение бухгалтерских документов (первички, регистров бухучета, финансовой отчетности, аудиторских заключений) производится только после истечения сроков, установленных в разделе 4.1 Перечня (но не менее 5 лет после отчетного года).
2. В силу подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ (далее — НК РФ) не следует до истечения 4 лет утилизировать данные бухгалтерского, налогового учета и иные бумаги, необходимые для исчисления и уплаты налогов.
3. В ситуации, когда был получен убыток и его перенесли на следующий период, бумаги, подтверждающие объем убытка, нельзя уничтожать, пока не истек срок переноса, в котором уменьшена налоговая база (п. 4 ст. 283 НК РФ).
4. В связи с тем, что Перечень не распространяется на отношения, возникшие до его принятия, при исчислении сроков хранения в отношении бумаг, датированных 2009 годом и ранее, следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов…, утв. Росархивом 06.10.2000.

Обратите внимание! При этом само уничтожение архива бухгалтерских документов производится без учета каких-либо особенностей.

Каким образом утилизировать персональные данные

Персональные данные — это любые сведения личного характера о физическом лице (Ф. И. О., номер телефона, адрес и т. д.).

В силу ст. 21 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — закон № 152) в случае получения от гражданина требования о прекращении использования его персональных данных предприятие обязано прекратить обработку и уничтожить их.

В связи с вышеизложенным встает вопрос: как утилизировать личные данные по просьбе гражданина, если закон обязывает не утрачивать их? Например, если такая просьба исходит от бывшего работника компании сразу после увольнения, а для кадровых бумаг, согласно разделу 8 Перечня, установлены определенные сроки сбережения, в т. ч. постоянно.

Ответ на этот вопрос содержится в подп. 2 п. 2 ст. 1 закона № 152: данный закон не действует в отношении содержащих персональные данные материалов Архивного фонда РФ и других архивных материалов в соответствии с законодательством об архивном деле в РФ.

Вывод! То есть удалять дела, содержащие личные сведения о работнике, если законом для них установлены сроки обязательного хранения, не следует. Даже если работник требует прекратить использование его персональных данных в полном объеме.

Пример из судебной практики

Суд признал законным отказ администрации Владимирской области в уничтожении обращения, содержащего персональные данные заявителя, как раз на основании того, что срок их обязательного хранения по закону составляет 5 лет (решение Октябрьского районного суда г. Владимира от 22.01.2019 по делу № 2-168/2019).

Важно! Уничтожение содержащих персональные данные документов производится в том же порядке, что и обычных, — через ЭЦ.

Ответственность за нарушение условий хранения

Хранение и уничтожение документов должно производиться в соответствии со сроками и правилами, предусмотренными законом.

Важно! Организации, должностные и физические лица, нарушившие требования законодательства об архивном деле, несут ответственность (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

1. Гражданско-правовая. На основании ст. 15 Гражданского кодекса РФ о возмещении убытков.
2. Административная. Представлена Кодеком РФ об административных правонарушениях:
   • ст. 13.20 за нарушение правил хранения архивных материалов;
   • ст. 13.25 за неисполнение АО, ООО и др. организациями порядка и периодов хранения;
   • ст. 15.11 за грубое нарушение требований к бухучету: отсутствие первички и (или) регистров бухучета и т. п.

А также ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения.

Уголовная. На основании ст. 284 Уголовного кодекса РФ (далее — УК РФ) за нарушение правил обращения с бумагами, содержащими гостайну, и ст. 325 УК РФ за уничтожение дел из корыстной или иной личной заинтересованности.

Обратите внимание! Нарушение срока хранения чаще всего выявляется в ходе выездных проверок или по факту отказа в представлении документов в ответ на запрос.

Так, директор фирмы была привлечена к ответственности по ст. 13.25 КоАП РФ за непредставление по запросу ЦБ РФ трудового договора (определение Санкт-Петербургского горсуда от 18.09.2018 по делу № 7-1144/2018).

Для утилизации материалов с истекшим сроком хранения необходимо создать комиссию, которая проведет экспертизу ценности, составит акты и описи, предусмотренные требованиями закона. Все бумаги должен подписать руководитель компании. Только после этого возможно уничтожение информации, которое осуществляется физическими (измельчение, сжигание, воздействие химическими реактивами) или программно-техническими способами (стирание, перезапись на компьютере). При уничтожении электронных, секретных, бухгалтерских и содержащих личные сведения документов необходимо учесть некоторые нюансы, однако сам порядок остается единым. За нарушение периодов хранения законом предусмотрена гражданская, административная и уголовная ответственность.

Источник: http://rusjurist.ru/kadry/kadrovoe_deloproizvodstvo/kak-unichtozhit-dokumenty-s-istekshim-srokom-hraneniya/

Порядок уничтожения документов

Уничтожение документации – необратимое действие, направленное на избавление от документов, которые больше не участвуют в делопроизводстве и не несут необходимой к использованию информации. Уничтоженные документы, по умолчанию, не могут быть восстановлены. Необратимость данной процедуры требует особо ответственного отношения к отбору документов, подлежащих уничтожению, и к самой процедуре.

Закон разрешает уничтожать только те документы, для которых истек предписанный законодательством срок хранения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Рекомендуется выждать еще некоторое время после официального истечения срока хранения документов во избежание непредвиденных ситуаций, при которых эти бумаги могут потребоваться.

Налоговый Кодекс РФ регламентирует все вопросы, касающиеся бумаг, связанных с налоговой отчетностью. Порядок хранения и уничтожения документации описан в Законе о бухгалтерском учете N 129 от 21 ноября 1996 г. Перечень № 41, действующий еще с советских времен (утвержден главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г. и отредактирован Росархивом 06.10.2000 г.), содержит перечисление сроков хранения различных типов документации.

Документы, составленные после 2010 года, следует хранить в течение времени, обозначенного в приказе Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Соответствующие формы актов приведены в Правилах работы архивных подразделений.

Отбор документов, более не нужных

Оценка документации, подлежащей утилизации, проводится обычно ежегодно. Необходимо из всего архива выбрать те бумаги, хранить которые дольше уже нет необходимости, а этот срок может отличаться для разных типов документации. Одному человеку, даже в небольшой организации, справиться с такой работой очень сложно, велика вероятность ошибки. Поэтому правилами архивного дела рекомендуется назначать для проведения экспертизы специальную комиссию минимум из трех человек.

Рекомендуемый состав комиссии:

• представитель руководителя;
• бухгалтер;
• юрист;
• архивариус;
• секретарь (кадровик);
• один из сотрудников.

Лица, включенные в состав комиссии, утверждаются специальным приказом руководства. Можно менять состав ежегодно, а можно утвердить экспертов раз и навсегда.

Задачи комиссии:

• отобрать документы, не подлежащие дальнейшему хранению, установив факт истечения их срока хранения;
• составить акт о предоставлении документации к уничтожению;
• подготовить документы к утилизации.

ВАЖНО! Если на некоторых документах, отобранных для уничтожения, имеется гриф секретности, их нужно оформить отдельным актом.

Даты отбираемых документов

Комиссия рассматривает только документацию заявленного в приказе временного промежутка. При этом срок хранения документа должен истечь на 1 января указанного в приказе года. Например, если начальник дал указание оценить документацию по 2012 год, то архивная масса, датированная 2013 годом и позже, не рассматривается, хотя ее сроки могут уже закончиться. Бумага, на которой стоит 2014 год, имеющая срок хранения 3 года, не может быть утилизирована до 2018 года, поскольку на начало 2017 года 3 полных года еще не прошли.

Акт составлен, что дальше?

Акт составлен, подписан главной экспертной комиссии и согласовывается ее членами, визируется руководством.

ВНИМАНИЕ! Если часть документации фирмы принято передавать на хранение в фонды государственного архива, то акты нужно обязательно согласовывать с архивной экспертной комиссией.

• изъятие соответствующих документов из места их хранения;
• освобождение бумаг от скрепок, брошюровки, других видов соединений;
• упаковка для транспортировки к месту уничтожения (оно может производиться и на территории самой фирмы).

НЕЛЬЗЯ! Категорически запрещается использование «осужденных» на утилизацию документов в других целях, например, в качестве черновиков и т.п.

Как утилизировать документы?

Небольшой объем бумаг может быть уничтожен силами самой организации, например, с помощью измельчителя (шредера). Самостоятельно сжигать бумаги не рекомендуется во избежание проблем с пожарной инспекцией. При уничтожении своими силами нужно составить акт в свободной форме.

Крупные партии документов нужно доставить для уничтожения в специальные компании. При этом к акту присоединяется квитанция, выданная компанией-уничтожителем, о том, что документы приняты на утилизацию.

Некоторые организации пользуются услугами агентств по сбору макулатуры, это значительно дешевле, но в таком случае не исключена нежелательная утечка информации.

Срок не истек, но больше хранить нельзя

Иногда приходится уничтожать документы, которые еще должны были бы храниться, но стали непригодными к прочтению и дальнейшему хранению. Такое случается, если хранимые бумаги были необратимо испорчены или повреждены. Причины повреждений могут быть различными – от банального несоблюдения правил хранения до чрезвычайных ситуаций и катастроф.

При оценке таких бумаг в акте надо отметить причину невозможности дальнейшего хранения документации.

Какие документы лучше сохранить!

Существуют обстоятельства, когда не стоит избавляться от документов даже с истекшим сроком. Сохранить во что бы то ни стало стоит такие бумаги:

Бухгалтерские документы имеют свои особенности касательно сроков хранения. Несмотря на то, что законодательно их уничтожение регламентируется теми же законодательными актами, что и для других бумаг, в отношении данных бухучета действуют дополнительные законодательные нормы, прописанные в Налоговом кодексе и ФЗ «О бухгалтерском учете»:

• все документы, касающиеся вычисления и уплаты налогов, нужно хранить не менее 4 лет (ст.23 НК РФ);
• первичную бухгалтерскую документацию нужно сохранять в неприкосновенности в течение минимум 5 лет (ст. 29 ФЗ).

Уничтожение электронных архивов

Часто значительная часть документооборота ведется в электронной форме. Своевременная очистка электронного ресурса столь же необходима, как избавление от бумажной макулатуры.

С точки зрения закона, разницы в виде носителя не существует (ст. 5 ФЗ-125). Процесс уничтожения и актирования аналогичен тому, что проводится с бумагами.

Нюанс состоят в следующем: документ необходимо уничтожить вместе с носителем (диском, флэш-картой). Если же он записан на жестком диске компьютера, простое нажатие кнопки «delete» и перемещение файла в корзину не гарантирует его уничтожения. Даже спустя 8 циклов перезаписи можно восстановить уничтоженные файлы по «магнитному эху» (по стандартам Пентагона, это возможно и через 50 циклов).

Поэтому уничтожать электронные файлы можно либо долгой перезаписью, либо утилизацией винчестера (допустимо электромагнитное излучение, химическое воздействие, физическое разрушение). Только так можно быть уверенным, что документация уничтожена окончательно и не попадет в чужие руки.

НЕ ЗАБУДЬТЕ! При уничтожении электронного файла нужно вывести из употребления все копии, сделанные с него на другие носители, в том числе бумажные.

Ответственность несёт руководитель

Если уничтожены документы, которые должны были быть сохранены, то даже в случае правильного актирования ответственность несет руководитель. За нарушение сроков хранения документации и нарушение правил утилизации КоАп предусмотрены серьезные штрафы – от 2 до 3 тыс. руб., а за повторные нарушения – еще выше.

Источник: http://assistentus.ru/vedenie-biznesa/unichtozhenie-dokumentov/