Как правильно оформить вордовский документ: основные требования

В конторе, государственных органах, университетах и других локациях вордовские документы ежедневно используются для оформления приказов, актов, писем и других документов. Правильное оформление документов в ворде очень важно, поскольку это позволяет сохранить информацию на протяжение многих лет и сэкономить эффективное время для их создания и поиска.

Нормативные акты и инструкции доходчиво определяют настройки документа, т.е. размеры листа, поля, интервалы, а также края и номер страниц. Сотрудникам организации должны быть известны требования к оформлению и масштабированию документа, классификатору, которым регламентируется оформление и обработка данных.

Наименование документа, номер, дату оформляются в верхней части документа, а также указываются реквизиты подразделений, адрес того, кто направляет и куда направляется документ. В случае, если документ ориентирован на прохождение почтового пути, на правой стороне указывается адресат, а сверху — адрес отправителя.

Должностное лицо, организацию или адресат пишутся на левой стороне знака равенства, а на правой — должность автора документа. Внизу последней страницы документа обязательно подписывается автор, после которого должно идти заверение. Подписи второго и третьего лиц, даты, отметки копий и грифы на документе допускаются только по распорядительным и закреплены в соответствующих пунктах в приложениях документа.

Нумерацию пунктов и подпунктов, а также дополнительную информацию о документе можно размещать в виде таблицы или бланке. Авторизованные акты оформляются на государственном образце в соответствии с требованиями и правилами архивного дела.

Инициалы и подразделы, которые используются в документе, пунктируются и проставляются в соответствии с нормативными требованиями. В случае, если документ содержит информационно значимые данные, которые требуют особого внимания, на них распространяется гриф «Особой важности».

Важно помнить, что оформление документа в ворде необходимо для сохранения и структурирования информации, кроме того, оно позволяет документу лучше обрабатываться, а также быстрее и правильнее найти в архиве. Документ оформляется в соответствии с регламентирующими требованиями.

Ссылка на закон: 3 Общие требования к созданию документов.

Типографика и шрифт

Правильно оформленный документ должен соответствовать нормативным требованиям, включая требования к типографике и шрифту. Правила адресования, номерации, оформления даты, адресата, должностной информации и подписей позволяют сделать документ информационно читаемым и официальным.

Шрифты должны соответствовать установленным нормам размеров и виду, подразделы и подпункты должны быть выделены с помощью жирного начертания или нумерации. Перенос слов допускается только по слогам. Интервал между строками должен быть 1,5 мм. Ключевые слова и заголовки целее всего сохранять в верхнем регистре, акценты следует ставить с помощью курсива.

Автор документа должен быть указан в соответствующем поле, и помещен своей подписью после заверения, либо должностное лицо, которое подписывает документ. Для организаций, органов и подразделений вместо подписи проставляются их гриф и отметки согласования. Подписи и инициалы упоминаются после грифа. Номер, классификатор и дату печатаются в левом верхнем углу лицевой стороны документа.

Наименование организации и адрес органов находятся по центру бланка. Адресат может быть указан в адресном поле или в начале документа, в зависимости от формы адресования, которую требует приказ или распорядительный документ. Дополнительные адреса и приложения оформляются в виде подписей или точек.

Нумерация страниц ведется в правом верхнем углу документа с указанием процентного поправочного коэффициента и номера страницы. В верхнем правом углу ставится буква, обозначающая копию (если она есть). В нижней части листа указывается информация об исполнителе, дате составления и краях. Акты и письма оформляются по архивному образцу.

Отметки о согласовании и допуске можно оставлять в соответствующих полях внизу документа с помощью специальных знаков и подписей. Почтовый адрес должен быть надежно закреплен в листе при помощи печати и отметки о пересылке. Вместо визитной карточки должность и информация об организации располагаются в левом нижнем углу документа.

Основные требования к шрифту

При оформлении должностного документа необходимо придерживаться определенных требований к использованию шрифтов.

Заголовок документа оформляется шрифтом Times New Roman или Arial, размером не менее 14 pt, жирным начертанием и выравниванием по центру.

Текст документа должен быть набран одним шрифтом, без использования различных начертаний (курсив, полужирный шрифт) за исключением случаев, когда это предусмотрено нормативными документами. Размер шрифта в тексте должен быть не меньше 12 pt.

Важно придерживаться правил оформления подразделов. Каждый параграф внутри раздела должен иметь заголовок, написанный жирным шрифтом, выровненным по левому краю. Названия параграфов следует отделять от основного текста вертикальным интервалом не менее 8 мм.

Необходимо использовать только заглавные прописные буквы (капитель), чтобы оформить названия всех подразделов и их подпунктов. Нумерация пунктов должна быть последовательной и не прерываться внутри документа. Для второго уровня нумерации используются буквы русского алфавита, для третьего уровня – арабские цифры.

Текст документа необходимо оформить в виде печатного бланка на формате А4. Поля документа должны быть настроены следующим образом: верхнее — 20 мм, нижнее – 20 мм, правое – 15 мм, левое – 30 мм.

Важно также следить за правильным оформлением адресования документа. В самом начале документа необходимо проставить гриф наименования организации или подразделения, который оформляется жирным шрифтом на отдельной строке.

Все документы должны иметь номер и дату. Номер документа проставляется в правой верхней части либо вверху центра листа, а дата – справа от номера. Для правильной нумерации документов необходимо использовать классификатор документов, утверждаемый руководством организации.

Для подтверждения подлинности документа или приложений к нему (заверения) необходимо на каждом листе документа оставлять отметки, включая собственноручную подпись автора документа. Подпись инициалами и фамилией автора ставится следом за текстом документа, а подписи исполнителей (инициалы и фамилии) – под текстом на титульном листе.

Допускаются исключения в оформлении документов, которые имеют архивное значение. В этом случае оформление документов может быть изменено на основе нормативных документов, действовавших на момент создания документа.

Размер шрифта и межстрочный интервал

Оформление документов является важным аспектом деятельности любой организации. Документы должны соответствовать нормам, установленным нормативными актами. Особое внимание должно быть уделено размеру шрифта и межстрочному интервалу.

В случае оформления документов на архивном или распорядительном бланке используется шрифт размером 14 мм. При оформлении документов на обычной бумаге, размер шрифта должен быть не менее 12 мм. Допускается использование шрифта размером 11 мм при печати подпунктов в составе текста документа.

Межстрочный интервал должен составлять не менее чем 1,5 междустрочных интервала. Данный размер интервала позволяет улучшить читабельность документов и упростить их восприятие.

Важно учитывать, что при оформлении документов необходимо соблюдать правила адресации, указывая при этом наименование организации, должность, фамилию и инициалы лица, которому документ направлен, а также номер приказа или акта и его дату, органы классификатора. Данные отметки располагаются в верхней правой части листа документа.

Подразделы в документе также оформляются в соответствии с требованиями к размеру шрифта и межстрочному интервалу. Заголовок подраздела печатается жирным шрифтом, выравнивается по левому краю листа и отделяется от текста подраздела одной пустой строкой. Подпункты в составе подраздела оформляются аналогично.

Если в документе предусмотрены приложения, их необходимо оформлять на отдельных листах, указывая наименование документа, автора, подразделение, к которому относится документ, а также его номер и дату.

У грифа и подписи располагается поле для заверения документа. Гриф печатается жирным шрифтом и соответствует формату данного документа, инициалы и фамилия лица, заверившего документ, указываются под грифом.

Для оформления адресатов на почтовых конвертах и копиях документов используются аналогичные правила.

Таким образом, правильный размер шрифта и межстрочный интервал являются важными факторами для грамотного оформления документов в любой организации.

Использование кегля и начертания

Оформление документов является одной из важных задач в работе многих организаций. Существует множество правил и требований, соблюдение которых обеспечивает четкость и структурированность документа. Важный аспект — использование правильного кегля и начертания.

Согласно нормам оформления документов, основной кегль для текста должен быть 14 мм. Название документа печатаются шрифтом 16 мм. Интервал между строками должен составлять 1,5 мм, что обеспечивает хорошую читаемость текста.

Заголовок документа должен быть расположен на верхней строчке и отделен от текста двойным интервалом. Для заголовка допускаются заглавные буквы. Номер и дата документа, если они присутствуют, пишутся справа вверху и также отделяются от текста двойным интервалом. Номер состоит из трех частей: наименования организации, номера и года.

При использовании подпунктов документа, каждый из них должен быть выделен точкой и оформлен абзацем. Приложения к документу должны быть перечислены с указанием их наименования и номера (если таковые имеются).

При оформлении подписей и ордеров на документы, указывается должность лица, подписывающего документ, и его инициалы. Подписи располагаются справа от текста, а под линией зрительного контроля.

Нормативные органы, наименование подразделения, адресат, исполнитель, подраздел проектной документации и дополнительные отметки могут быть выделены жирным шрифтом или курсивом. В этом случае они должны быть расположены слева от текста и быть отделены от него одним интервалом.

Важным требованием является наличие поля в 20 мм от края листа. Наименование организации подписывает справа, а слева проставляются отметки, означающие степень секретности документа, грифы, архивное дело и так далее. Нумерация страниц располагается на правом нижнем краю листа.

При оформлении распорядительных писем и приказов, необходимо указывать наименование организации, отметки о дате определенного действия, в резолютивной части — должность и подпись. Заверение документа печатаются под датой и должностью лица, ответственного за документ.

В случае необходимости отправки документа по почте, необходимо указывать адрес получателя и отправителя, а также дополнительные отметки. Листы документа почтовым органом пронумеровываются, а при наличии вложений делается отметка «копия» или «оригинал».

В зависимости от классификатора, названия документов и их особенностей, допускаются отличия в использовании кегля и начертания. Важно придерживаться установленных правил оформления документов и соблюдать структурированность, что гарантирует четкое восприятие информационно-документационного материала и удобство работы с ним в будущем.

Структура документа

Оформление документа — это важный этап, который напрямую связан со структурой документа. Каждый документ должен иметь заданную установленными нормативными актами структуру.

Базовым элементом документа является заголовок, который располагается в верхней части листа наименованием документа или названием организации. Кроме того, обычно указываются номер, дата, адресат, знак доступности и гриф документа.

Заголовок должен выделяться толстым шрифтом, а размер текста не меньше 14 мм. В левом верхнем углу находится номер документа, в котором учитываются его вид, год, номер бланка и номер документа в классификаторе. Номер документа проставляются распорядительными органами самостоятельно. В получившемся номере при указании дня и месяца не допускаются нули.

Под заголовком наименование документа может быть дополнено другими элементами – преамбулой (вводная часть, объясняющая цели и задачи разработки документа), текстом (основной текст документа) и приложениями (документы, к которым ссылается главный документ).

Текст основного документа может быть разделен на пункты и подпункты, которые обозначаются цифрами и буквами соответственно. Первый уровень пунктов набираются полужирным шрифтом, а заголовки второго уровня курсивом.

В конце текста документа ставят сведения, касающиеся заверения, а также отметки об исполнении и подписи уполномоченных лиц. Вверху листа оставляется поле для адресования писем.

Информационно-архивное дело (ИАД) — основная форма работы с документами в организациях. Важно знать, что структура документов должна соответствовать ИАД. Номера документов проставляются по единой нумерации подразделений организации. Должностные лица должны иметь право распоряжаться документацией в соответствии со своей должностью и компетенцией.

Отступы и поля документа

При оформлении документа в вордовском формате необходимо установить отступы и поля. Они должны соответствовать нормативным требованиям и обеспечивать удобство чтения и оформления документа.

Поля документа оформляются в соответствии с датой, номером, наименованием организации и другими требованиями. Обычно расстояние от левого края листа до грифа, документа или заголовка должно быть не менее 20 мм, а сверху — не менее 15 мм для расположения нумерации страниц и других элементов верхней части.

Отступы при оформлении пунктов и подпунктов документа также должны соответствовать нормативным требованиям и оформляться в соответствии с классификатору документов. Расстояние между пунктами и подпунктами должно быть не менее 6 мм, а между текстом и номером — не менее 4 мм.

На документе должны присутствовать отметки о дате, номере, приказу, распорядительным органам и другим параметрам. Также необходимо указать адресатов и исполнителей, которым предназначен документ, и информационно-адресный клеймо.

Важным элементом оформления документа является подпись автора и заверение документа. Подпись может содержать полное или сокращенное написание имени и фамилии, должности и подразделения. Заверение документа должно быть выполнено в соответствии с нормативными требованиями и содержать дату и номер акта, а также копию подписи и печать органов.

Приложения к документу должны иметь нормативные поля с отступами и размером мм. Они должны также соответствовать требованиям классификатора документов и оформляться подпунктами.

Обычно поле подразделяется на архивное и должностное. Архивное поле используется для пометок и отметок об организации документа, а должностное — для пометок лиц, участвовавших в делопроизводстве. Размер полей можно изменять вручную в интервале от 10 до 20 мм в зависимости от требований документа.

В оформлении документа допускаются некоторые варианты отступов и полей, однако они должны быть выполнены в соответствии с нормативными требованиями и обеспечивать удобство чтения и оформления документа.

Страницы и нумерация

Страницы документа: каждый документ должен начинаться с открытой страницы, на которой указаны ее номер, наименование документа и дату составления. Информационно-адресное поле располагается в верхней части страницы на расстоянии 20 мм от верхнего края и 10 мм от левого края.

Нумерация: нижний порядковый номер страницы проставляется от автора документа. Внутренняя нумерация должна осуществляться арабскими цифрами. Номера страниц проставляются внизу страницы посередине с расстоянием не менее 10 мм от краев страницы. Пропуски страниц заполняются словами «Продолжение» с указанием номера страницы, на которую переносится текст. В некоторых случаях, когда в грифах печатаются номера актов, которые должны храниться вместе с документом, на каждую страницу ставят отметки в грифах.

Грифы: на первой странице оформляется гриф «К зачету», «На исполнение» или «На рассмотрение». В зависимости от содержания и характера документа грифы могут быть различными. Грифы оформляются с указанием даты и должности исполнителя.

Архивное оформление: на последней странице документа проставляются шифр и номер дела, если оно имеет классификатор. Если дело указано в приказе, то на каждой странице проставляются шифр и номер приказа.

Подразделы: все разделы документа должны быть обозначены заголовками, подразделы — подзаголовками, подпункты — цифрами. Нумерация подразделов и подпунктов должна соответствовать нумерации пунктов.

Подписи: подпись состоит из фамилии, инициалов и должности. Должностное положение подписанта указывается в скобках, если оно отличается от должности, указанной в шапке документа. При подписании копии документа на нем делается пометка «копия».

Заверение: заявления, заявки, претензии и другие документы должны заверяться собственноручной подписью автора и печатью его организации, заверяющей правильность информации.

Секции, заголовки и подзаголовки

При оформлении документа в Word важно соблюдать требования к разделению текста на секции, заголовки и подзаголовки. Это поможет сделать документ более читабельным и удобным для работы.

Начало каждой секции должно начинаться с новой страницы. При этом необходимо установить поле справа и слева по 20 мм, сверху и снизу по 25 мм. На каждой странице документа должна быть проставлена дата. Должностное лицо, составившее документ, указывается под датой и дополнительно может указываться его должность.

Заголовок секции оформляется шрифтом TimesNewRoman, 14-16 размера, жирным шрифтом, выравнивание по центру. Подзаголовки оформляются шрифтом TimesNewRoman, 14 размера, жирным шрифтом, выравнивание по левому краю.

Для нумерации секций и подсекций используется классификатор документов организации. Номер раздела и подраздела должны быть указаны вверху страницы и выровнены по правому краю. Номер раздела должен содержать три цифры, разделенные точками. Номер подраздела должен содержать три цифры, разделенные точками, при этом первые две цифры совпадают с номером раздела.

Под заголовком и подзаголовком могут следовать пункты. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами, при этом в каждом подразделе нумерация начинается с единицы. Допускается использование нескольких уровней вложенности пунктов. При этом для первого уровня используется цифра, для второго — буква, для третьего — римская цифра.

При оформлении документа обязательно должен быть проставлен гриф секретности или информационно-распорядительным штампом на каждой странице документа, за исключением тех страниц, на которых перечисляются приложения. Приложения должны быть пронумерованы и оформлены согласно требований. Подписи на странице приложения должны быть заверены подписью автора, датой и номером акта. Внизу страницы должна быть указана организация-автор и подразделения, участвующие в создании документа.

Изображения и таблицы

При оформлении документа в Word очень важно уместить в нем изображения и таблицы, так как они являются важной частью информационного содержания документа. Располагаются они в тексте рядом с соответствующим текстом, на который они относятся.

Изображения следует вставлять с помощью команды «Вставка», а также должно быть указано, кто автор данного изображения и к какой исполнительной должности он относится. Также необходимо указать дату создания и описание изображения, если это требуется.

Таблицы должны быть проставлены с нумерацией и заголовком. Они должны быть помещены в поле документа, а при оформлении таблиц необходимо следить за правильным интервалом между строками.

Все изображения и таблицы должны быть надлежащим образом подписаны, а если необходимо, на них должны быть проставлены соответствующие отметки и различные нормативные спецификации.

Если в документе имеются приложения или дополнительные материалы, то они должны быть достаточно четко разделены и организованы. Они должны иметь собственное название и нумерацию, а также подпись автора. Если это является распорядительным документом, то должен быть указан гриф классификатору.

Также необходимо следить за нормами оформления писем, в которых указываются данные об адресате и отправителе, наименование организации, номер и дата письма, подразделение и должность отправителя, а также наличие подпунктов и пунктов и их названия. Никакие дополнительные отметки или дополнительные подписи не допускаются, если это не предусмотрено бланком.

Правила оформления изображений

При оформлении документа необходимо учитывать требования к оформлению изображений.

Изображения включаются в текст документа и располагаются в соответствующем разделе. Каждое изображение должно иметь свой заголовок, подпись и ссылку на него в тексте документа. Расстояние между заголовком и изображением равно 6 мм, а между изображением и подписью – 3 мм. Размеры изображения должны быть подобраны так, чтобы изображение было читаемым.

Видео (кликните для воспроизведения).

Изображения могут быть пронумерованы и снабжены грифом классификатора, а также датой и номером документа. Если изображение не пронумеровано, то оно не включается в нумерацию документа.

В поле оформления изображения должны быть указаны имя и фамилия автора, его должностное звание, инициалы, наименование организации и ее адрес. Информационно-распорядительные документы должны содержать также отметки об исполнителе, допускаются копии.

Изображения на архивном, почтовом или другом бланке должны быть заполнены с соблюдением правил адресования и подписи для данного вида документа.

Изображения в подразделах следует оформлять с соблюдением требований к оформлению текста в подразделах. Для этого подраздел должен иметь свой заголовок и подпись, а также номер и ссылку на него в тексте документа.

Заверение изображений производится на верхней правой части листа документа. При этом должен быть указан номер документа, его наименование, дата, подпись и печать.

Следует также учитывать нормативные требования к оформлению документов, которые регламентируют порядок и форму представления информации на изображениях.

Таблицы: типографика и структура

В документах часто используются таблицы для наглядного представления информации. При оформлении таблицы необходимо учитывать несколько правил, касающихся ее типографики и структуры.

1. Каждая таблица должна иметь заголовок, который должен быть выделен в жирном шрифте.

2. Все колонки в таблице должны иметь заголовки, которые должны также быть выделены в жирном шрифте.

3. Подписи к таблицам оформляются снизу таблицы и должны быть выровнены по левому краю. Обычно подпись начинается со слова «Таблица» и дополняется номером таблицы, названием (если есть) и датой (если необходимо).

4. Каждая таблица должна быть пронумерована в соответствии с нумерацией глав и подразделов документа. Если документ имеет подразделы, то номера таблиц должны состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой. Например, «Таблица 2.1».

5. Внутри таблицы необходимо обязательно проставлять границы. Границы таблицы и заголовков клеток рекомендуется делать жирными.

6. В случае, когда текст в таблице занимает много места, допускается использование столбцов с различной шириной.

7. Все числа в таблице должны выравниваться по правому краю.

8. Если в таблице не хватает места для размещения заголовков колонок, то их можно переносить на следующую или предыдущую строку. При этом вторая строка заголовка должна быть смещена относительно первой на 1-2 мм.

9. Если в таблице приводится информация об адресате или исполнителе, то необходимо указывать должность, ФИО полностью или сокращенно с обязательным указанием инициалов, а также организацию (подразделение) и адрес.

10. В таблицах не допускается использование знаков «*»,»+» и других отметок, кроме знаков «х» и «√».

Списки и перечисления

Списки и перечисления являются одним из важнейших элементов при оформлении документа. Они позволяют структурировать информацию и делают текст более читабельным. Давайте рассмотрим, как правильно оформляются списки и перечисления в документе.

Нумерованные списки — перечень элементов, обозначенных номерами. Нумерация должна начинаться с единицы. Номер элемента списка оформляется арабскими цифрами и заключается в скобки с правой стороны. Между номером и текстом необходимо оставлять интервал.

Маркированные списки — перечень элементов, обозначенных символами. В качестве символов могут использоваться различные графические символы или знаки, такие как кружки, звездочки, квадратики и т.д. Маркеры не имеют порядкового номера и поэтому не требуют нумерации.

К нумерованным и маркированным спискам могут добавляться подпункты, которые должны иметь отступ слева относительно основного текста. Число подпунктов не должно превышать пяти. Для обозначения подпунктов используются либо артикулы, либо цифры с точкой.

Нормативные документы, такие как приказы, распоряжения и акты, чаще всего оформляются в виде таблиц, где в качестве верхней строки название пунктов, а в пределах таблицы сами пункты. Кроме того, наименованию должности и адресу заполняемого бланка подчеркивают текст, указанный в заголовке. Также в таблицах допускается применение маркеров, что позволяет сделать их более удобочитаемыми и облегчает их восприятие.

При адресовании писем или документов необходимо указывать наименование организации, должность получателя, его фамилию и инициалы, почтовый адрес. На бланке исходящего документа необходимо проставить гриф секретности, а также гриф архивного дела или рапортной справки. В случае, если исходящий документ подписывается единолично, необходимо проставить заверение подписи, где указывается полное имя, должность, классификатор по автору, а также дата и номер документа. Заверение подписи, как правило, располагается в левом верхнем углу документа и печатаются на нижней части листа.

В организациях допускается применять различные формы и отметки в документах, однако они должны соответствовать должностному положению исполнителя и иметь соответствующее распорядительное значение для данной организации или подразделения.

Итак, при оформлении списков и перечислений необходимо придерживаться нормативных требований оформления документов и желательно использовать стандартные шаблоны.

Нумерованные и маркированные списки

При оформлении документа очень важно не только наличие правильных заголовков и подзаголовков, но и использование нумерованных и маркированных списков. Такие списки помогают упорядочить информацию и делать ее более понятной и доступной для понимания адресата.

Нумерованные списки используются в основном для перечисления пунктов или подпунктов, которые нужно пронумеровать. В данном случае каждый пункт получает свой номер, а далее по тексту можно использовать этот номер для ссылки на него.

Маркированные списки применяются тогда, когда список не нужно нумеровать, а достаточно просто перечислить. В таком случае каждый пункт отмечается маркером, который может быть знаком пунктуации или символом.

При использовании списков очень важно соблюдать нормативные требования оформления. Например, нумерация должна быть последовательной, а маркеры — одинаковыми для всех пунктов списка. Также следует учитывать, что между номером или маркером и текстом пункта должен быть определенный интервал, а перед списком нужно оставить свободный отступ.

Важно также не забывать про смысловую структуру документа. Если список относится к какому-то подразделу, то лучше всего его поместить под соответствующим заголовком или подпунктом раздела. Также можно использовать вложенные списки, чтобы более детально сориентировать адресата в информационно-распорядительном документе.

В конце списка обязательно следует ставить знак окончания списка, который может быть каким-то символом или словом «заканчивается». Это помогает читателю понять, что список закончился и далее следует другая часть документа.

Важно помнить, что нумерованные и маркированные списки должны быть ясными и легко читаемыми. Они помогают организовать информацию в документе и сделать его более понятным для адресата.

Перечисления и знаки препинания

При оформлении документов в Word необходимо учитывать правила отображения перечислений и применения знаков препинания. Все элементы документа, включая заголовок, подразделы, пункты и подпункты, должны быть оформлены в соответствии с нормативными требованиями.

Перед каждым пунктом и подпунктом необходимо ставить номер, который должен быть привязан к номеру подраздела. Номерация должна происходить по принципу: номер раздела, номер подраздела, номер пункта/подпункта. Для обозначения номера используют арабские цифры без точек или скобок.

Между номером и текстом пункта или подпункта необходимо ставить точку и пробел. Знаки препинания должны проставляться в соответствии с грамматическими правилами. Перед запятой должен стоять пробел, после запятой — нет. Точка после последнего пункта в подразделе не ставится, после подпункта ставится.

Если документ адресован органам власти, то в заголовке документа необходимо указать должность, фамилию и инициалы адресата. Для оформления документов на обращение к руководству или подразделениям архивного хранения необходимо указывать полное наименование организации, а также должностное лицо или подразделение, которому адресовано обращение.

При оформлении приложений к документу в заголовке указывается слово «Приложение», а затем номер и наименование приложения. Если приложение состоит из нескольких документов, то к каждому документу необходимо привязать номер приложения и номер документа.

После последнего пункта или подпункта в списке небходимо поставить знак точки и сделать

интервал перед следуещим абзацем. Гриф в заверении, а также в числе других отметок

(например, «для служебного пользования») указывается в правом верхнем углу листа.

Почтовые и архивные адреса подразделений или должностных лиц оформляются в соответствии с утвержденным классификатором и приводятся в конце документа.

Копия документа, оформленного на бланке организации, должна иметь в верхнем поле по правому краю напечатанные слова «Копия». Для документов, содержащих интервальную нумерацию, номер первой страницы указывается в угловом поле левого края поля.

В акте оформляется заголовок и дата, номер акта, наименование организации, а также основание и инициалы лица, составившего акт и т.д.

Подписи на документе оформляются в соответствии с установленными нормативами: подпись

располагается после текста документа с указанием фамилии и инициалов исполнителя и даты

подписания. В случае, если проставлен гриф «Секретно» или «Специально», подпись и дата

становятся entrilit; на полях установленного размера.

Отметки о регистрации, наклеенные на первый лист документа, располагаются в правом верхнем углу.

В целом, оформление документа в Word должно быть продумано и информационно

организовано, что облегчит его восприятие и ускорит процедуру его рассмотрения и

исполнения.

Сноски и ссылки

Одним из важных элементов правильного оформления документа являются сноски и ссылки. Они необходимы для уточнения и дополнения информации, а также для указания источников, на которые ссылается автор.

Сноски обычно проставляются внизу страницы. Для этого используется специальный бланк, который содержит номер и текст сноски, а также поле для ввода текста сноски в верхней части бланка. В документе в тексте ставится ссылка на номер сноски, после которой следует текст сноски.

Ссылки могут быть внутренними и внешними. Внутренние ссылки используются для перехода к другим разделам или подразделам документа. Внешние ссылки указывают на внешние источники информации. Для оформления ссылок используются специальные теги, которые указывают адрес или номер раздела, на который нужно перейти.

Сноски и ссылки должны быть оформлены в соответствии с нормативными требованиями и классификатором документов. В документе они должны быть пронумерованы и иметь соответствующие отметки в тексте документа.

При оформлении адресования документа необходимо указывать Ф.И.О. адресата, его должность и наименование организации, а также номер документа, его заголовок, дату и количество листов.

Важное значение имеет правильное оформление подписей и заверений. На документе должны быть указаны подписи и инициалы автора и исполнителя документа, их должностное положение и подразделение. Любые изменения и дополнения в документе должны быть заверены грифом и датой. Грифы могут быть различных типов: обычным, секретно, конфиденциально, строго секретно и др.

Также на документе могут быть указаны приложения, которые оформляются в виде отдельных листов с указанием номера и названия приложения. Их количество и листы должны быть пронумерованы и иметь отметку в тексте основного документа.

Оформление сносок и ссылок является важным элементом правильного оформления документа. Оно позволяет уточнить и дополнить информацию, а также указать источник, на который ссылается автор. Все элементы документа должны быть оформлены в соответствии с нормативными требованиями и классификатором документов.

Оформление сносок и примечаний

Сноски и примечания являются неотъемлемой частью многих нормативных документов. Они могут содержать дополнительную информацию или уточнения к основному тексту. При оформлении сносок и примечаний необходимо учитывать ряд требований.

Во-первых, сноски следует оформлять в виде нумерованных списка и размещать их под основным текстом. Номер сноски ставится в виде верхнего индекса после знака препинания или слова, к которому она относится. Текст сноски должен располагаться на той же странице, что и основной текст.

Во-вторых, примечания следует располагать в конце документа после основного текста и приложений. Каждое примечание также должно иметь свой номер и название. Если в документе содержатся несколько подразделов, то примечания к каждому подразделу следует оформлять отдельно.

При оформлении сносок и примечаний следует учитывать требования к полям. Поле слева должно быть не менее 20 мм, справа – не менее 5 мм, сверху и снизу – не менее 15 мм. Текст сноски или примечания должен быть отделен от основного текста интервалом 1,5.

Если в документе используется классификатор, то сноски и примечания должны быть адресованы по классификатору. В тексте сноски и примечания следует указывать номер и наименование документа, к которому они относятся.

В тексте примечания должно быть указано, к какому пункту или разделу оно относится, а также должно быть приведено ссылка на соответствующий пункт или раздел. Текст сноски и примечания должен быть написан печатными буквами и подписан лицом, ответственным за документ. В случае отсутствия должностного лица, подпись заверяется печатью органа, составившего документ.

Кроме того необходимо проставлять отметки грифа, наименование органа, дату составления документа, его номер и информационно-распорядительный номер, а также указывать адресата и копии документа. Все эти данные должны располагаться в верхнем или нижнем колонтитуле, в левом или правом верхнем или нижнем углу каждого листа текста в зависимости от документа и его типа.

Ссылки на источники в тексте и библиография

Ссылки на источники в документе должны быть оформлены по определенным нормам. Они могут выводиться как в тексте, так и в отдельном подразделе библиографии. В тексте ссылки следует оформлять после цитируемого фрагмента в круглых скобках, указывая фамилию автора, год и страницу, например: (Иванов, 2010, с. 37).

Если в тексте необходимо сослаться на несколько источников, то их следует перечислить через точку с запятой в алфавитном порядке, например: (Иванов, 2010, с. 37; Петров, 2011, с. 25).

Библиографический подраздел в документе должен быть оформлен с учетом нормативных требований. Наименование документа располагается в начале строки (по левому краю) с полужирным шрифтом, а после него – фамилия и инициалы автора, год выпуска, название издания, место издания, издательство. Например:

Биохимия: Учебник для студентов вузов. – 3-е изд., перераб. и доп. – Москва: ГЭОТАР-Медиа, 2014. – 560 с.

В приведенном примере наименование документа выделено полужирным шрифтом, а после него следует информация об авторе, издании, месте и дате издания.

При ссылке на законодательные акты и нормативные документы, необходимо указывать их полное наименование, дату принятия, номер и гриф (если имеется). Например:

Приказ Министерства здравоохранения РФ №185н от 09 апреля 2014 «Об утверждении Порядка организации работы с канцерогенными и радиоактивными отходами на медицинских организациях» (зарегистрирован в Минюсте России 19 июня 2014 г., регистрационный № 32548).

При оформлении адресования документа (кому и от кого) необходимо указать фамилию, имя, отчество адресата или отправителя, а также должность и название организации. Номер документа проставляется по классификатору, утвержденному в органах государственной власти. В бланках документов место для номера и даты уже оговорено, но в случае, если документ печатаются на обычном листе, эти данные указываются сверху по центру документа. Подписи и заверения должностных лиц, исполнителя и адресата ставятся в соответствующих полях с правом на архивное хранение и должны быть надлежащим образом оформлены.

Видео (кликните для воспроизведения).

В случае наличия приложений следует указать их наименование, нумерацию и организацию, в которой был разработан документ. Приложения могут быть приложены к тексту документа или вынесены в отдельный подраздел. Приложения должны быть пронумерованы и указываться в тексте документа по мере надобности.

Вопросы-ответы

Что такое вордовский документ?

Вордовский документ – это документ, созданный в текстовом редакторе Microsoft Word, сохраненный в формате .docx или .doc. Он может содержать текст, изображения, таблицы, графики, ссылки и другие элементы.

---

Какие основные требования к оформлению вордовского документа?

Основные требования к оформлению вордовского документа – это использование единого стиля форматирования текста (шрифта, размера, цвета), нумерация страниц, наличие заголовков и подзаголовков, использование правильного оформления списка литературы, наличие переносов слов, отступов на красной строке, использование правильных настроек полей, междустрочного интервала и т.д.

---

Как выбрать правильный шрифт и размер текста в вордовском документе?

Правильный шрифт и размер текста зависят от требований стиля оформления документа. Обычно используются шрифты Times New Roman, Arial или Calibri размером 12 пунктов. Размер может быть увеличен до 14 пунктов для заголовков и подзаголовков.

---

Как правильно оформить список литературы в вордовском документе?

Список литературы должен быть оформлен в соответствии с требованиями выбранного стиля. Обычно используется стиль Harvard, где для книг применяются следующие элементы: авторы (фамилии и инициалы), название книги, год издания, название главы или части книги (если имеется), имя редактора(ов) книги (если имеется), место издания и название издателя. Для статей в списке литературы указываются авторы, название статьи, название журнала, номер и год выпуска, страницы, на которых опубликована статья.

---

Как правильно установить поля и междустрочный интервал в вордовском документе?

Для установки полей и междустрочного интервала в вордовском документе нужно выбрать вкладку «Разметка страницы» и внести нужные значения в поля «Поля» и «Междустрочный интервал». Рекомендуется использовать стандартные настройки: поля – 2,5 см, междустрочный интервал – 1,5.

---

Как правильно оформить заголовки и подзаголовки в вордовском документе?

Заголовки и подзаголовки должны быть выделены отдельным стилем форматирования текста, чтобы они выделялись и были легко читаемыми. Обычно для заголовков используется жирный шрифт размером 14-16 пунктов, а для подзаголовков – жирный шрифт размером 12-14 пунктов. Кроме того, заголовок должен быть выровнен в центре страницы, а подзаголовок – с красной строки.

---

Юрий Кольцов

Юрист со стажем работы более 9 лет.