Должностные обязанности специалиста по документообороту

Все что нужно знать по теме: "Должностные обязанности специалиста по документообороту" с точки зрения профессионалов. Актуальность информации на 2023 год вы можете уточнить у дежурного специалиста.

Содержание

1 Специалист по документообороту: должностные обязанности и права
2 Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту
3 Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту (2)
4 Должностная инструкция специалиста по работе с документами
5 Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту
6 Обязанности и должностная инструкция документоведа

Специалист по документообороту: должностные обязанности и права

В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.

Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту. Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно.

Делопроизводитель – кто это?

Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.

Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
во время собеседования с претендентом на должность;
в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.

Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.

Навыки претендента на пост специалиста по документообороту

Соискатель должен досконально знать:

Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
Правила уничтожения документов и ревизии.
Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
Технику безопасности.
Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.

Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок. Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде. А базы данных ведутся только в специальных программах.

Два важных требования к претенденту на пост документоведа:

среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.

Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:

ПВТР.
Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
Уставом предприятия.
Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
Приказами и распоряжениями администрации компании.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Специалист по документообороту ежедневно должен:

Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
Разрабатывать номенклатуры дел.
Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
Передавать с описью документы на хранение в архив.
Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.

Делопроизводитель несет ответственность:

За саботаж рабочей дисциплины, техники безопасности и ПВТР.
За игнорирование своих обязанностей или ненадлежащее их выполнение.
За игнорирование положений и норм, касающихся коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.

Права специалиста по документообороту

Делопроизводитель в процессе своей работы имеет право:

Предлагать улучшить свою работу, вносить какие-то изменения в процесс, направленные на повышение его эффективности.
Потребовать у администрации проекты решений, которые уже были утверждены.
Требовать от других сотрудников сведения и документы, необходимые для нормальной работы предприятия и выполнения должностных обязанностей.

Заключение

Как видим, делопроизводитель или специалист по документообороту очень важен для обеспечения нормального процесса деятельности предприятия. Без него будет очень сложно разобраться в потоке писем, предложений, договоров, следить, как и где хранится тот или иной документ.

Любому достаточно крупному предприятию требуется менеджер по документам, чтобы было с кого спросить за потерянную бумагу или неотправленное вовремя письмо, доверить всю документацию.

Источник: http://finach.ru/specialist-po-dokumentooborotu-dolzhnostnye-objazannosti-i-prava/

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

1. Общие положения

1.1. ВСпоДО относится к категории руководителей среднего звена. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.

1.2. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом управляющего директора компании по предъявлению административного директора и директора по персоналу и организационного развития.

1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех СП компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании.

Читайте так же: Как расторгнуть договор ОСАГО при недостоверных сведениях о ТС: юридический совет

1.4. ВСпоДО должен знать:

1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата.

1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата.

1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП).

1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании.

1.4.6. Методы оформления и обработки документов.

1.4.7. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола.

1.4.8. Персональный компьютер: программы — MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС — не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон).

1.4.10. Схемы документооборота.

1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов.

1.4.14. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.

1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.

1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники.

1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании.

1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности.

1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала.

1.4.21. Системы мотивации.

1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется:

1.5.1. Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании.

1.5.2. Положением о документообороте компании.

1.5.3. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.4. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании.

1.5.5. Положением по работе с конфиденциальной информацией.

1.5.6. Трудовым договором.

1.5.7. Положением о персонале.

1.5.8. Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО.

1.6. ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору компании.

1.7. ВСпоДО осуществляет руководство работниками секретариата.

1.8. На время отсутствия ВСпоДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

2.1. Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников. Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании.

2.2. Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании.

2.4. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО). Разрабатывает документы, регламентирующие деятельность компании в области документооборота.

2.6. Принимает меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний, совещаний совета директоров и собраний акционеров и организует их техническое обслуживание.

2.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.

2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя — административного директора и управляющего директора компании.

2.15. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

2.16. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.

2.17. Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.

2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.

ВСпоДО имеет право:

3.1. Выносить на рассмотрение управляющего директора, административного директора и руководителей структурных подразделений компании предложения по улучшению деятельности документооборота, секретариата — форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников компании надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Выносить на рассмотрение административного директора и управляющего директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

ВСпоДО несет ответственность:

4.1. За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Читайте так же: Как можно оформить социальную стипендию

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Взаимодействие с другими структурными

ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями:

5.1. С руководителями всех структурных подразделений компании — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний секретариата, подготовки и представления необходимых документов.

5.2. С юридическим департаментом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5.3. С хозяйственной службой компании — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и пр.

5.4. С департаментом персонала и организационного развития — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.

5.5. С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).

5.6. С департаментом безопасности — по вопросам информационной и экономической безопасности.

«С должностной инструкцией ознакомлен(а)»:

Ведущий специалист по документообороту административного департамента компании

Дата: «__» __________ 20__ г. ________________

Источник: http://hr-portal.ru/doki/dolzhnostnaya-instrukciya-vedushchego-specialista-po-dokumentooborotu

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту (2)

509 Общие положения

509.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Ведущего специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

509.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

509.3 Переименование, ликвидация должности Ведущего специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

509.4 Ведущий специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю Группы документооборота Административного отдела.

509.5 У Ведущего специалиста по документообороту подчиненных нет.

509.6 Ведущий специалист по документообороту может замещать Специалиста по документообороту Административного отдела на время его отсутствия.

509.7 На время отсутствия Ведущего специалиста по документообороту его замещает Специалист по документообороту.

510 Цели и должностные обязанности

510.1 Деятельность Ведущего специалиста по документообороту направлена на достижение следующих целей:

510.1.1Организация делопроизводства, систематизация учета документов и обеспечение их сохранности.

510.1.2Обеспечение проездными документами командируемых сотрудников.

510.1.3Обеспечение подразделений ГП XXX подписными изданиями.

510.2 Для достижения установленных целей Ведущий специалист по документообороту исполняет следующие обязанности:

510.2.1Контролирует обеспечение подразделений периодическими изданиями;

510.2.2Проводит анализ и учет поступлений периодических изданий;

510.2.3Осуществляет оформление и контроль своевременной оплаты заказанных периодических изданий;

510.2.4Обеспечивает командируемых сотрудников проездными документами;

510.2.5Осуществляет оформление и контроль своевременной оплаты предоставляемых услуг по осуществлению деловых поездок сотрудников XXX ;

510.2.6Осуществляет быстрый поиск документов по запросам и при срочной необходимости;

510.2.7Проводит экспертизу практической ценности архивных документов, ревизию хранящихся документов в соответствии с установленными сроками хранения;

510.2.8Осуществляет обработку и анализ электронной почты, поступающей в адрес XXX ;

510.2.9Осуществляет оформление дел по приказам и распоряжениям по ГП (не конфиденциальных);

510.2.10 Осуществляет регистрацию доверенностей.

510.3 Для достижения установленных целей Ведущий специалист по документообороту осуществляет взаимодействие с иными организациями:

— с туристическими операторами по вопросам организации бронирования, оформления и получения авиа и железнодорожных билетов;

— с компаниями, через которые осуществляется подписка на периодические издания по вопросам обеспечения подразделений ГП XXX подписными изданиями.

511 Показатели оценки деятельности

Деятельность ведущего специалиста по документообороту оценивается на основе следующих показателей:

511.1 Своевременность оформления командировок сотрудников (подготовка необходимых

Для командировки документов, заказ и бронирование билетов).

511.2 Своевременность доставки периодических изданий в подразделения.

511.3 Выполнение планов работы группы по закрепленному направлению.

Видео (кликните для воспроизведения).

512 Общекорпоративные нормы

Деятельность Ведущего специалиста по документообороту регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

512.1 Правила внутреннего трудового распорядка XXX от ***;

512.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды» ;

512.3 Положение «Курить – себе и фирме вредить» ;

512.4 «Инструкция по учету рабочего времени работников XXX ;

Ведущий специалист по документообороту имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

513.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции.

513.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей

513.3 Давать методические указания и разъяснения сотрудникам отделов

«XXX по вопросам в рамках своих функциональных обязанностей.

513.4 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы, работы группы, отдела в целом.

Ведущий специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

515 Требования к работнику при приеме на работу

Источник: http://hr-portal.ru/doki/dolzhnostnaya-instrukciya-vedushchego-specialista-po-dokumentooborotu-2

Должностная инструкция специалиста по работе с документами

УТВЕРЖДАЮ
Директор по экономике П.П. Безденежных
ПАО «Трест»
____________ П.П. Петров
«___»___________ г.

Должностная инструкция
специалиста по работе с документами

1 Общие положения

3 Профессиональные требования

Специалист должен знать:
— структуру предприятия;
— организацию делопроизводства на предприятии;
— схемы документооборота;
— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
— сроки и порядок сдачи дел в архив;
— применение средств вычислительной и организационной техники;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
— документы менеджмента качества.

Читайте так же: Как начать продажу квартиры: последовательность действий и советы

4 Права

Специалист имеет право:
4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей.
4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.3 Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
4.4 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90).
4.5 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.6 Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
4.7 Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.8 Использовать льготы, установленные законодательством Российской Федерации и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

5 Служебные взаимоотношения

5.1 Специалист взаимодействует с руководителями всех структурных подразделений предприятия по вопросам документооборота и ведения делопроизводства.

6 Ответственность

6.1 Специалист несет ответственность в установленном законами РФ порядке за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Начальник административного отдела А.А. Рублев
Согласовано:
Начальник юридического отдела С.С. Сергеев
Начальник отдела кадров И.И. Иванов
Ведущий инженер по СМК В.В. Васильев

Источник: http://oformitely.ru/doljnostnaya_instrukciya_specialista_po_rabote_s_dokumentami.html

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Отзывов:		Просмотров:	8546
Голосов:		Обновлено:	11.06.2013

Автор документа

число консультаций:	82
отмеченных лучшими:	5
ответов к документам:	52
размещено документов:	927
положительных отзывов:	84
отрицательных отзывов:	6

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

1. Общие положения

1.1. ВСпоДО относится к категории специалистов. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет.

1.2. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом Генерального директора компании по представлению начальника административного отдела.

1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех структурных подразделений компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании.

1.4. ВСпоДО должен знать:

1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП).

1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании.

1.4.6. Методы оформления и обработки документов.

1.4.8. Персональный компьютер: программы — MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.10. Схемы документооборота.

1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов.

1.4.14. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.

1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.

1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники.

1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании.

1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности.

1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала.

1.4.21. Системы мотивации.

1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется:

1.5.1. Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании.

1.5.2. Положением о документообороте компании.

1.5.3. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.4. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании.

1.5.5. Положением по работе с конфиденциальной информацией.

1.5.6. Трудовым договором.

1.5.7. Положением о персонале.

1.5.8. Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО.

1.6. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела.

1.7. ВСпоДО осуществляет руководство работниками секретариата.

2. Должностные обязанности

Читайте так же: Штраф за курение в подъезде жилого дома

2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

2.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.

2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя — начальника административного отдела и Генерального директора компании.

2.15. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

2.16. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.

2.17. Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.

2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.

3. Права

ВСпоДО имеет право:

3.1. Выносить на рассмотрение Генерального директора, начальника административного отдела и руководителей структурных подразделений компании предложения по улучшению деятельности документооборота, секретариата — форм и методов работы с документами.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.

3.7. Выносить на рассмотрение начальника административного отдела и Генерального директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

4. Ответственность

ВСпоДО несет ответственность:

5. Взаимодействие с другими структурными подразделениями компании

ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями:

5.2. С юридическим департаментом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5.6. С департаментом безопасности — по вопросам информационной и экономической безопасности.

«С должностной инструкцией ознакомлен(а)»:

Ведущий специалист по документообороту административного департамента компании

Дата: «__» __________ 20__ г. ________________

Источник: http://dogovor-urist.ru/%D0%B4%D0%BE%D0%B3%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D1%80%D1%8B/%D0%BE%D0%B1%D1%80%D0%B0%D0%B7%D0%B5%D1%86-%D0%B4%D0%BE%D0%BB%D0%B6%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%BD%D0%B0%D1%8F_%D0%B8%D0%BD%D1%81%D1%82%D1%80%D1%83%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F_%D0%B2%D0%B5%D0%B4%D1%83%D1%89%D0%B5%D0%B3%D0%BE_%D1%81%D0%BF%D0%B5%D1%86%D0%B8%D0%B0%D0%BB%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B0_%D0%BF%D0%BE_%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%BE%D0%B1%D0%BE%D1%80%D0%BE%D1%82%D1%83/

Обязанности и должностная инструкция документоведа

Количество должностей на предприятии или в учреждении определяется спецификой профессиональной деятельности. В маленькой компании штат обычно не превышает одной сотни человек. В государственных или муниципальных учреждениях персонал также не особенно многочисленный. А в промышленном секторе перечень должностей имеет разветвленный характер. Причем для каждой из них разрабатывается должностная инструкция.

Что такое должностная инструкция

Обязанность по разработке должностных инструкций вменяется сотрудникам кадровой службы. Кроме того, данный документ обязательно должен пройти утверждение у юрисконсульта предприятия. Это связано с тем, что должностная инструкция должна удовлетворять положениям актуального законодательства.

При устройстве на работу любой специалист знакомится предварительно со своей должностной инструкцией. Ознакомление с нею должно произойти до того, как он поставит свою подпись на договоре.

Это дает основание сотруднику отказаться от неправомерного расширения профессиональных обязанностей в будущем. Кроме того, факт ознакомления с должностной инструкцией позволяет работодателю требовать с подчиненного детального исполнения должностных обязанностей.

Принципиальное значение в этом вопросе имеет постановка своей подписи на последней странице трудового договора. Если таковой не окажется, то в случае конфликтной ситуации работодатель не сможет привлечь к административной ответственности нерадивого сотрудника.

Когда случается выход на предприятии инспекторов Государственной Трудовой Инспекции, чаще всего они требуют для проверки именно должностные инструкции. Поэтому они должны храниться в особой папке и всегда быть «в зоне доступа» руководителей структурных подразделений, а также генерального директора предприятия или учреждения.

По мере необходимости в должностные инструкции могут вноситься какие-то изменения. Однако малейшее отклонение от первоначального варианта инструкции обязательно доводится до сведения сотрудника. Работодатель не имеет права менять, расширять или сужать профессиональные обязанности человека без его ведома.

В качестве меры наказания, применяемой к допускающим нарушения руководителям, используются штрафные санкции. В частности, согласно ст. 5.27 КоАП, работодатель может быть оштрафован, если инспектора ГИТ не обнаружили полного комплекта инструкций. Размер штрафа зависит от масштабов нарушений, допущенных руководителем.

Читайте так же: Понятие убийства при отягчающих обстоятельствах

Особенности профессии документоведа

По своей организации профессия документоведа созвучна с обязанностями архивиста и секретаря. Как правило, данную должность вводят руководители тех предприятий, на которых имеет место особенно крупный документооборот.

Поток внутренних локальных актов, приказов, справок, инструкций требует сортировки и систематизации. Реестром документов занимается именно документовед.

В последнее время многие компании практикуют электронный документооборот. Это в некоторой степени упрощает трудовые обязанности документоведа. Однако и в этом случае он является чрезвычайно важной штатной единицей на предприятии.

Должность документоведа актуальна для:

административных служб;
муниципальных органов власти;
различных министерств;
государственных и муниципальных ведомств;
архивов.

Особые требования предъявляются к документоведу в коммерческой области. Иногда руководители крупных компаний берут с документоведа справку о неразглашении содержания обрабатываемых документов. Документовед, по сути, остается единственной штатной единицей, которая невольно посвящается во все бизнес-нюансы компании.

К документоведу предъявляются особые требования. Работа с документами требует усидчивости и аккуратности. Кроме того, на эту должность работодатель имеет право утвердить только человека со специальным образованием: Документоведение. Допускается утверждение в должности специалиста, владеющего какими-либо смежными профессиями.

Безусловным требованием является владение компьютером. Причем базового уровня «пользователь» будет недостаточно. Документовед должен в совершенстве владеть прикладными программами для обработки документов. В том числе знания Excel для него является обязательным. Документационное обеспечение управления требует также безупречной грамотности.

Базовые требования, предъявляемые к документоведу:

знание архивного дела;
знание классификации документов;
знание правил оформления документов.

Важно также, чтобы человек, утвержденный в должности документоведа, имел хорошую память. Огромное количество информации придется держать в голове. С годами у опытных документоведов эта способность развивается до высокого уровня. Опытные сотрудники могут, не заглядывая в компьютер, назвать, в какой папке хранится тот или иной документ.

Документовед должен быть дисциплинированным и самоорганизованным. Часто через его руки проходят финансовые документы. Потеря или неправильное оформление любого из них может обернуться глобальными неприятностями для руководства.

Наконец, документовед должен быть коммуникабельным человеком. К нему стекаются справки и акты изо всех структурных подразделений предприятия. Часто своевременность их подачи зависит от готовности членов коллектива сотрудничать с человеком, утвержденным именно в этой должности.

Документовед: должностные обязанности

Работа документоведа регламентируется правительственным постановлением № 477 от 2009 года да (о делопроизводстве в органах федеральной власти). Кроме того, его обязанности перечисляются в едином квалификационном справочнике должностей. Справочник утвержден правительственным постановлением №787 от 2002 года.

Прежде всего, инструкция предписывает документоведу выполнять регистрацию всех входящих документов.

На предприятии ежедневно проходят какие-то совещания, конференции, внутрикорпоративные летучки и так далее. Работодатель в течение дня может проводить множество встреч как с коллегами по учреждению, так и с партнерами или конкурентами. Документовед обязан обеспечить необходимой документацией любую деловую встречу.

Кроме того, согласно инструкции, от него требуется выполнение следующих видов работ:

проверка правильности составления документов в учреждении;
систематизация документооборота;
формирование единого реестра документопотока;
обеспечение сохранности каждого документа;
отбор документов, предназначенных для передачи в архив в соответствии с обозначенными сроками хранения;
копирование или сканирование отдельных документов.

Важнейшая обязанность документоведа — разработка мероприятий по оптимизации учета документов. Для этого он должен уметь внедрять разнообразные технологические процессы в работе с документацией.

Документовед: возможности профессионального роста

В определенной мере это творческая профессия.

Данная должность предполагает возможность разработки уникальных форм ведения документации:

бланков с корпоративной символикой;
шаблонов внутрикорпоративных справок;
классификаторов информации;
табелей учета;
форм автоматизации учета информации.

Инструкция содержит также требования, предъявляемые к документоведу в плане профессионального роста. В частности, в ней утверждается, что документовед должен заниматься самообразованием и изучать нормативно-методическую литературу, освещающую вопросы систематизации, классификации и архивации документов.

В свою очередь, работодатель обязан предоставлять возможности прохождения курсов повышения квалификации для документоведа. На них всегда освещаются актуальные изменения в законодательстве, касающиеся данной сферы.

Документовед: ответственность и права

Должностная инструкция наделяет документоведа определенными правами. Он имеет право не только рассматривать новые формы и методы обработки документации, но и требовать от администрации всяческого содействия в этом.

В частности, документовед может настаивать на оптимизации технических условий хранения документов. Кроме того, за ним остается право поощрения подчиненных ему сотрудников или привлечения их к административной ответственности в случае нарушения ими трудовой дисциплины.

Должностная инструкция предоставляет документоведу право самостоятельно разрабатывать меры по совершенствованию функционирования отдела документационного управления. По сути, он выполняет надзорную функцию на предприятии в области делопроизводства. В случае обнаружения каких-либо недочетов он имеет право потребовать письменных или иных объяснений от сотрудников отдела документационного управления.

Должностная инструкция документоведа предусматривает также ответственность за:

халатное отношение к своим обязанностям;
за причинение материального ущерба компании;
за утрату или физическую порчу обрабатываемых документов (умышленную или не умышленную).

Должностная инструкция документоведа отдела кадров подчеркивает, что сотрудник, состоящий в этой должности, находится в подчинении у начальника кадровой службы. Его первейшая обязанность в этом случае — обеспечить полную сохранность личных документов всех членов коллектива.

Но, как правило, должность документоведа отдела кадров есть только в особо крупных предприятиях. В обычной практике с этой функцией справляются начальник отдела кадров или его заместители.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/obyazannosti-i-dolzhnostnaya-instruktsiya-dokumentoveda.html

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Оценка 5 проголосовавших: 1