Распорядительная часть приказа содержит

Приказы по основной деятельности

Бланки и реквизиты

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Приказы оформляются на специальном бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются:

название вида документа (ПРИКАЗ);

заголовок к тексту;

Оформление основной части приказа

Подготовка приказа основывается на детальном и всестороннем изучении вопроса, поскольку содержащиеся в приказах поручения должны быть конкретными и реальными, они должны быть обеспечены достаточными материально-техническими и финансовыми средствами, чтобы исключить в дальнейшем необходимость корректировать или отменять принятые решения в связи с их неполнотой или недоработкой.

Заголовок к приказу должен формулироваться четко и по возможности кратко, выражая основное содержание документа.

· Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, отделяемых друг от друга словом «приказываю». В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий.

Констатирующая часть может отсутствовать, если действия распорядительной части не нуждаются в обосновании.

Если в распорядительной части приказа содержатся конкретные задания, необходимо указывать:

· наименование исполнителя или исполнителей (должность, инициалы, фамилия или наименование организации или подразделения);

· срок выполнения поручения.

Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается, если действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа.

Исполнителем в приказе может быть одно или несколько подразделений организации, подведомственных организаций, должностных лиц. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Исполнитель, названный первым, является ответственным исполнителем поручения.

При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке поручения на задания каждое из них оформляется отдельным подпунктом. Пункт или подпункт приказа должен содержать только одно задание с одним сроком исполнения, поскольку контроль исполнения приказов ведется по каждому поручению отдельно.

Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

Пункты и подпункты распорядительной части приказа нумеруются арабскими цифрами.

Оформление приложений к приказу

При большом объеме текста в самом приказе излагают лишь основные вопросы, а остальной текст выносится в приложения к приказу. В виде приложений могут оформляться графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы – положения, инструкции, правила, регламенты, утверждаемые приказом, и др. В тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части необходимо давать ссылки на приложения:

…(приложение) – если приложение одно;

. (приложение 1) . (приложение 2) – если приложений несколько.

На документе, являющемся приложением, в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» с указанием, к какому приказу или пункту приказа оно относится.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: . (приложение), а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

Отметку о приложении можно оформлять центрованным способом или выравнивать строки по левому краю.

Визирование и подпись

До представления на подпись приказ визируется всеми заинтересованными должностными лицами, юристом и заместителями руководителя организации. Если у работника, визирующего приказ, имеются возражения, дополнения, они излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются». Замечания редакционного характера можно вносить непосредственно в представленный проект документа.

Если при согласовании были высказаны существенные замечания и дополнения, приказ дорабатывается исполнителем и проводится его повторное согласование. Если при согласовании вносятся редакционные уточнения, не изменяющие сути документа, повторное согласование не требуется.

После окончательного оформления приказа до его представления на подпись руководителю приказ должен быть завизирован всеми заинтересованными лицами. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа или на отдельном листе согласования, который прикладывается к приказу, составляя его неотъемлемую часть. Виза включает: должность работника, его подпись, инициалы, фамилию и дату.

Под визами проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. На оборотной стороне приказа, в нижней части листа, может оформляться отметка о рассылке приказа с указанием структурных подразделений или их руководителей. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе – списке (указателе, листе) рассылки.

ЕслиПодписываются приказы руководителем организации. Подпись в приказе оформляется так же, как в любом другом документе, оформляемом на бланке. Подписывается только один экземпляр приказа (за исключением совместных приказов). Подпись руководителя на приказе печатью не заверяется.

Первый экземпляр приказа после регистрации подшивается в дело с приказами по основной деятельности организации. Регистрироваться приказы должны в день их подписания, в противном случае у исполнителей могут возникнуть проблемы с исполнением приказа, особенно если срок исполнения небольшой.

После подписания и регистрации с приказа снимаются копии и рассылаются всем исполнителям. Для рассылки приказов может использоваться электронная почта. Если копии приказа выдаются для представления в другие организации, они заверяются с помощью реквизита «Отметка о заверении копии».

[1] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 № 68).

Источник: http://www.profiz.ru/sr/5_2005/1545/

Статья 15. Структура постановлений и распоряжений, приказов должностных лиц администрации города

Статья 15. Структура постановлений и распоряжений, приказов должностных лиц администрации города.

1. Текст проекта постановления (распоряжения, приказа) содержит, как правило, констатирующую и постановляющую (распорядительную) части и может иметь приложения.

2. В констатирующей части постановления (распоряжения, приказа) дается краткий, но исчерпывающий анализ положения дел по рассматриваемому вопросу, оценка сложившегося положения, основания, цели и задачи предписываемых действий, факты и события, цифровые данные (по основным показателям), послужившие причиной издания постановления или распоряжения, приказа.

Если постановление (распоряжение, приказ) принимается на основании документа органа государственной власти, то в констатирующей части указываются реквизиты документов — оснований, а в необходимых случаях — краткое содержание соответствующих разделов.

Если проект постановления, распоряжения, приказа подготавливается в дополнение или изменение ранее изданного, то в констатирующей части указываются дата, номер, заголовок, дополняемого или изменяемого постановления, распоряжения, приказа.

Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснениях, то констатирующая часть может отсутствовать.

3. Постановляющая (распорядительная) часть постановления (распоряжения, приказа) должна четко определять исполнителей, сроки исполнения и представления информации, должностных лиц или органы, на которые возложен контроль.

Постановляющая (распорядительная) часть документа излагается в повелительной форме, состоит из пунктов и подпунктов. Отдельный пункт, как правило, объединяет действия одного характера и может относиться к разным исполнителям, подпункт определяет отдельные конкретные действия.

Каждый пункт должен начинаться указанием исполнителя или конкретного действия, выраженного глаголом в повелительной форме, а также иметь конкретный срок выполнения этого действия.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения администрации города или юридические лица с фамилиями и инициалами руководителей. Должностное лицо указывается в качестве исполнителя лишь в случаях, если ему предписано выполнение этого действия.

4. Постановление (распоряжение, приказ) может иметь приложения, которые оформляются в виде текста (положение, порядок и т.д.), а также планов мероприятий, перечней, списков, таблиц и т.д.

> Требования к проекту постановления и распоряжения приказа

Содержание Постановление администрации г. Пыть-Яха Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 9 февраля 2017 г. N 35-па «Об.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник: http://base.garant.ru/48605489/f3e743be61d4cc15512dc20a85de5554/

Основы делопроизводства

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СЛУЖЕБНЫЕ И ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ.

1. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.

Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хо- зяйственной деятельности.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты:

-наименование организации (министерства, ведомства) – автора документа;

Структура текста и его содержание определяются разработчиками Устава.

Положение – это организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

В оформлении положений должны присутствовать следующие реквизиты:

-наименование организации (ведомства, структурного подразделения) – автора документа;

-заголовок к тексту

Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, устанавливающий для работников организации (подразделении) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Разработка должностной инструкции вменяется в обязанности руководителя подразделения и отдела управления персоналом, согласовывается с юрисконсуль- тантом и затем утверждается руководителем организации.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для выполнения производственных задач.

• приказы по основной деятельности
• приказы по личному составу

Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия, согласовываются с главными, ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписываются директором предприятия. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Приказы по основной деятельности формируются на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты:

-наименование вида документа;

-код организации (ОКПО);

-заголовок к тексту;

-отметка о контроле;

-отметка об исполнении документа;

-отметка о переносе данных на машинный носитель. Текст приказа состоит из двух частей:

• констатирующей, в которой отражаются цели и задач предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послу- живший основанием для подготовки приказа.
• распорядительной, в которой содержатся предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом

«ПРИКАЗЫВАЮ:», которое печатается прописными буквами.

Распорядительная часть приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с указания конкретного действия, выражаемого глаголом в неопределенной форме. Далее в пункте указываются исполнители и срок исполнения. Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности.

Выписка из приказа – документ, содержащий копию той части текста приказа, которая нужна конкретному исполнителю для работы.

В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядитель- ной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии.

В связи (на основании) /причины издания документа/ /название распоряди- тельного органа/

Распорядительная часть содержит текст решения, который оформляется в виде пунктов.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и его заместителями.

Распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого лица должностных лиц.

Состав реквизитов распоряжения аналогичен составу реквизитов в приказе, однако зачастую не содержит констатирующей части. В таких случаях текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием срока исполнителя и срока исполнения.

В случаях, когда констатирующая часть распоряжения присутствует, текст распорядительной части начинается со слов «ПРЕДЛАГАЮ» или

Источник: http://moodle.kstu.ru/mod/book/view.php?id=16883

Распорядительные документы

В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида доку­мента, предназначенного для документирования распорядитель­ной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначалию или коллегиально).

Федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации издают постановления, приказы, распоряжения, инструкции.

Органы представительной и исполнительной власти субъек­тов Федерации, а также органы представительной и исполни­тельной власти городов и районов — постановления, решения, распоряжения.

Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Прави­тельства, вышестоящих органов власти и управления. Кроме того, распорядительные акты издаются по инициативе руко­водителей в пределах их полномочий и компетенции для осу­ществления исполнительной и распорядительной деятельно­сти в ходе выполнения задач, возложенных на организацию (учреждение).

Подготовка распорядительных документов может быть по­ручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки слож­ных и ответственных распорядительных документов практику­ется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широ­кого круга специалистов из числа практиков и ученых. Ос­новное требование к исполнителям — компетентность, высо­кий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

• изучение управленческого вопроса;

• подготовка проекта распорядительного документа;

Изучение управленческого вопроса начинается с обеспече­ния правовой основы подготавливаемого документа — с изуче­ния действующих законодательных актов, правительственных постановлений, так как издаваемый распорядительный документ не должен противоречить установленным нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, необходи­мые документальные материалы. В это время определяется не­обходимость отмены ранее действующих распорядительных до­кументов или их отдельных пунктов.

Подготовка проекта распорядительного документа начинается с определения цели его издания, которая излагается во вводной части. Основное внимание уделяется формулировке распоряди­тельных действий, которые должны быть конкретны, не допус­кать различных толкований, не противоречить ранее изданным документам. В ходе подготовки текста проекта распорядительного документа исполнитель формулирует заголовок, предлагает воз­можные сроки исполнения и контролирующие инстанции (долж­ностные лица). Заканчивается подготовка проекта распоряди­тельного документа его перепечаткой и оформлением, соответст­вующим действующим правилам.

Руководитель, дающий задание на подготовку приказа, определяет состав учреждений, структурных подразделений или должностных лиц, с которыми необходимо согласование документа. В инструкциях по работе с документами (по дело­производству) обычно закреплена процедура согласования — по составу участников этой процедуры и последовательности визирования. Согласование проводит тот исполнитель (струк­турное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные за­мечания по содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит полному согласованию. Постанов­ления и решения проходят согласование на заседании колле­гиального органа. В ходе заседания в проект документа могут быть внесены незначительные замечания, поправки и допол­нения. Если проект требует серьезной доработки, он выно­сится на утверждение на следующем заседании.

Перед передачей на подписание руководителю документ должен быть тщательно проверен — особое внимание обращает­ся на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, на­звания структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ не допустимо*.

* Кузнецова Т.В Делопроизводство (Документационное обеспечение управления), — с. 114-117.

Приказ

— наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действую­щим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Прика­зы издаются и по административным вопросам, требующим пра­вового решения.

Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено место для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по лич­ному составу. Последние используются для документиро­вания приема, перевода, увольнения и другого движения кадров. Правила оформления приказов по личному составу существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух час­тей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут изда­ваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управле­ния. В инициативных приказах в констатирующей части излагают­ся цели и задачи предписываемых приказом управленческих дей­ствий, дается объяснение необходимости издания приказа. В при­казах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит на­звание вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого до­кумента. Если предписываемое действие не нуждается в разъясне­нии, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, струк­турное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В от­дельном пункте приказа называются лица, на которых возло­жен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на. ». В случае, если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указы­вается: «Приказ от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то отменяют­ся соответствующие пункты.

Пример оформления приказа см. на с. 90.

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регист­рации, которая проводится отдельно от других документов. Ре­гистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

Указание

— правовой акт, издаваемый органом государствен­ного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с ор­ганизацией исполнения приказов, инструкций и других актов дан­ного или вышестоящего органа управления. Право издания указа­ний принадлежит также руководителям организаций, учрежде­ний и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.

Указание как вид документа введено в действие с 1970-х го­дов вместо применявшихся с той же целью служебных записок, служебных писем, служебных распоряжений.

Пример оформления указания см. на с. 91.

Распоряжение

— распорядительный документ, издаваемый ру­ководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.

Распоряжения издают также заместители первого руково­дителя, главные специалисты, руководители структурных под­разделений по оперативным вопросам хозяйственной, произ­водственной, административной деятельности. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распро­страняется на узкий круг исполнителей (структурных подраз­делений).

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит конста­тирующей части. В таком случае текст распоряжения начина­ется непосредственно с пунктов, формулирующих распоряди­тельные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядитель­ной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯ­ЗЫВАЮ».

Пример оформления распоряжения см. на с. 92.

Решение

— распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (му­ниципальные органы управления, ученые и методические сове­ты, советы директоров, правления кооперативов, общие собра­ния акционеров и др.).

Решения оформляются, как правило, на бланках, вклю­чающих следующие реквизиты: название органа управления, вид документа (решение), место для проставления даты, ин­декса документа, место его издания, место для размещения заголовка к тексту.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе дан­ного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распоря­дительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.

Распорядительная часть решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ», которое пи­шется прописными буквами. Распорядительная часть, как пра­вило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте решения называют лицо, на которое возлагается кон­троль за исполнением.

Юридическую силу решение обретает после его подписа­ния председателем и секретарем коллегиального органа, при­своения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Для студентов недели бывают четные, нечетные и зачетные. 9696 — | 7547 — или читать все.

Источник: http://studopedia.ru/16_18572_rasporyaditelnie-dokumenti.html

Оформление распорядительных документов

Оформление распорядительных документов. Распространёнными видами распорядительных документов являются постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Все распорядительные документы должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений вышестоящих органов или в пределах полномочий и компетенции руководителя.

Подготовка распорядительных документов сложный процесс. Он может быть поручен одному из должностных лиц или рабочей группе.

Подготовка распорядительных документов может включать следующие стадии:

• Изучение существа вопроса;
• Подготовка проекта распорядительного документа;
• Согласование документа;
• Подписание документа.

Для постановлений и решений коллегиального органа (совета директоров, профсоюзного комитета) добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Приказ, как правильно оформить

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем для решения оперативных организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы в пределах своей компетенции.

Приказ оформляется на бланке и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись. Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем, если в тексте не указано другого срока.

По назначению приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи предписанных действий, причины издания приказа, даётся ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», которое печатается прописными буквами и ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. В каждом пункте указываются исполнитель (должностное лицо) предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указать и обобщённо, например: председателям профсоюзных организаций. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределённой форме – «подготовить», «организовать», «обеспечить», «разработать» и другие.

ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

Красноярская территориальная (краевая) организация

Профсоюзная организация КГПУ

ПРИКАЗ

О введении Инструкции по делопроизводству

1.Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в профсоюзной организации.

2.Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 10.03.2010

ответственный: специалист Н.А. Налимова

3.Руководствоваться всем председателям профсоюзных организаций структурных подразделений правилами работы с документами, закреплёнными в Инструкции по делопроизводству.

4.Обеспечить специалисту Н.А. Налимовой тиражирование Инструкции по делопроизводству и передачу во все профсоюзные организации институтов, факультетов до 10.03.2010.

5.Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя председателя Е.Н.Белову

Председатель Софронова О.Г. Софронова

Заголовок приказа должен быть сформулирован чётко, кратко, выражать основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чём?». Заголовок может занимать не более 5 строк, печатается у левого поля, через 1 интервал.

Регистрация приказов – это присвоение порядковых номеров в пределах календарного года.

Приказы по личному составу оформляются на основе унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, утверждённых Постановлением Госкомстата России от 06 апреля 2004 года № 1 и Трудовым кодексом РФ. Приказы по личному составу являются основанием для внесения записей в трудовые книжки, личные карточки по учёту кадров, наградные и другие документы и хранятся в течение 75 лет .

Распоряжение, как правильно оформить

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителем или заместителем, на отдельные работы, мероприятия. В правовом отношении распоряжение и приказ равноценны. Разница между ними в том, что приказы принимаются по общим вопросам, а распоряжение – по частным.

Поэтому по составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. Текст распорядительной части начинается со слов «предлагаю» или «обязываю».

ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

Красноярская территориальная (краевая) организация

Профсоюзная организация КГПУ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

О проведении конкурса

художественных и творческих

работ работников вуза

В связи с решением президиума профсоюзного комитета от 20.04.2012 о проведении конкурса художественных и творческих работ ОБЯЗЫВАЮ:

1.Провести конкурс художественных и творческих работ работников университета. Ответственный В.И. Тихомирова, срок – 25.05.2012.

2.Контроль за проведением конкурса художественных и творческих работ работников возложить на заместителя председателя Е.В. Иванову

Председатель Софронова О.Г. Софронова

Указание, как правильно оформить

Указание – правовой акт, издаваемый руководителем или заместителем по вопросам информационно-методического характера, по вопросам исполнения приказов, положений, инструкций.

Указание по составу реквизитов не отличается от приказа, а его распорядительная часть начинается со слова «предлагаю», «считаю необходимым», «рекомендую».

ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

Красноярская территориальная (краевая) организация

Профсоюзная организация КГПУ

УКАЗАНИЕ

О тематике обучения профсоюзного актива

В целях выполнения постановления президиума профсоюзного комитета от 20.04.2012 «О программе кадры»

1.Председателям профсоюзных организаций институтов, факультетов представить в профсоюзный комитет предполагаемые темы для обучения профсоюзного актива до 20.06.2012.

2.Организационно-массовой комиссии профкома составить план обучения профсоюзного актива и представить его на утверждение на президиум профкома до 01.07.2012. Ответственный – специалист Н.А. Налимова

3.Контроль за выполнением настоящего указания возложить на заместителя председателя Е.В. Иванову.

Председатель Софронова О.Г. Софронова

Протокол, как оформить

Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.

Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как профсоюзный комитет. Обязательно протокол ведётся на отчётно-выборных собраниях, конференциях, семинарах, совещаниях. Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь. Протокол должен быть оформлен не позднее 5 дней со дня заседания. Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи. Протокол должен отражать содержание заседания, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации. Нумерация протоколов собраний, заседаний профсоюзного комитета ведётся в пределах календарного года.

Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:

• кто руководит проведением протоколируемого мероприятия;
• кто вёл протокол;
• кто присутствовал на совещании (заседании, собрании);
• кто был приглашён (при необходимости) на совещание;
• какие вопросы обсуждались на совещании.

Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность. На собраниях, где большое количество участников, перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список.

Постановление, как правильно оформить

Постановление – нормативный акт, принимаемый коллегиальным органом для решения важнейших вопросов деятельности. Постановления оформляются как правило на бланках и имеют следующие реквизиты: название органа управления, вид документа, дату принятия, место его издания, заголовок к тексту. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа «постановляет», «решил». Слова «постановляет», «постановил», «решает», «решил» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и этим отделяют констатирующую часть документа от распорядительной.

Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей. В констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если постановление издаётся на основании распорядительного документа вышестоящего органа , то в констатирующей части даётся ссылка на него. Распорядительная часть постановления начинается с наименования органа, его принимающего. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указывается исполнитель – должностное лицо, комиссия, предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте постановления называют лицо, на которое возлагается контроль за исполнением. Постановления и решения имеют две подписи – председателя и секретаря коллегиального органа.

Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Источник: http://olgasofronova.ru/oformlenie-rasporyaditelnyx-dokumentov.html

Составляем приказы по личному составу правильно

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 5

Составляем приказы по личному составу правильно

Слушатели семинаров по делопроизводству часто задают вопросы, касающиеся составления различного рода приказов. Среди них типичными являются вопросы о том, какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие — по основной деятельности, какие государственные стандарты устанавливают требования к оформлению приказов, обязательно ли применение унифицированных форм приказов и др. На эти и другие актуальные вопросы кадровиков дает ответы данная статья.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа в управленческой деятельности организации. Он издается для решения основных и оперативных задач. По юридической природе приказ может быть как актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, так и актом применения норм права.

В делопроизводстве принято разделять два вида приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Словарь кадрового делопроизводства. Приказ по основной деятельности — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия, для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе решения задач, возложенных на организацию, или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, вышестоящих органов власти и управления.

Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый администрацией для регулирования правоотношений между гражданами и органами управления.

К приказам по основной деятельности относятся: приказы по финансовым вопросам, по материально-техническому обеспечению, по организационно-правовым вопросам, по регулированию управленческой деятельности.

К приказам по личному составу относятся: приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, изменении фамилии, об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, о взысканиях, о командировках и др.

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., Росархив, 2002) к отдельной группе приказов отнесены приказы по административно-хозяйственным вопросам (ст. 6), т.е. приказы о соблюдении правил внутреннего трудового распорядка, об эксплуатации зданий, сооружений, транспортном обслуживании, внутренней связи, охране (разд. 10 Перечня).

Так как приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации, то оформляться они должны в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (М., ВНИИДАД, 2003). В соответствии с указанным ГОСТом приказ оформляется на специально разработанном бланке «Приказ» или на общем бланке с указанием вида документа «Приказ» (см. Приложения к ГОСТу).

В 2004 г. Госстандарт утвердил унифицированные формы большинства приказов по личному составу. Текст таких приказов представлен в табличной форме и имеет ряд отличий от традиционного способа их оформления. Например, в соответствии с требованиями приказы оформляются не на несколько распорядительных действий, а на одно: отдельный приказ о приеме на работу, отдельный — о переводе, увольнении, командировании.

Приказы, не вошедшие в разработанный унифицированный комплекс документов, в целях внесения единообразия в оформление желательно оформлять с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Следует также учитывать, что приказы по личному составу должны соответствовать Трудовому кодексу Российской федерации (ТК РФ) и Кодексу об административных правонарушениях с изменениями и дополнениями.

Все приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

— наименование организации — автора документа;

— наименование вида документа — «Приказ»;

— дата и номер приказа;

— заголовок к тексту;

— текст (распорядительная часть и основание издания);

— отметка об ознакомлении с приказом работника;

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Также хотелось бы отметить, что организация может вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы первичной учетной документации, а вот реквизиты этих форм, утвержденные Госкомстатом России, должны оставаться без изменений. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Приказы подписывает руководитель организации. В случае его отсутствия подпись может проставлять лицо, официально исполняющее обязанности руководителя. Так, в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536) говорится: «Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности». На практике в таких случаях инициалы и фамилия лица, подписавшего документ, указываются под фамилией руководителя.

Приказ вступает в законную силу с момента его подписания (издания). Таким образом, датой приказа по основной деятельности является дата подписания документа, которая проставляется в заголовочной части приказа (ГОСТ Р 6.30-2003).

Датой приказа по личному составу также является дата подписания документа, которая может совпадать, а может не совпадать с датой вступления в законную силу указанного действия в тексте документа. Например, приказы о приеме и о переводе на другую работу могут иметь обратную силу. В ч. 2 ст. 67 ТК РФ говорится, что трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, все же считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения его к работе.

Таким образом, трудовой договор, оформленный, например, 24 декабря, в котором указывается, что работник приступил к работе 22 декабря, имеет обратную силу (в данном примере — двухдневный период). Так как основанием для издания приказа является именно трудовой договор, то приказ также будет иметь две даты: дату подписания 24 декабря (она же — дата, указанная в заголовочной части) и дату начала работы 22 декабря, указанную в тексте документа. Пример записи в трудовой книжке (рис. 1).

Пример записи в трудовой книжке

Принят в отдел
снабжения на должность
инженера

Приказ
от 24.12.2007
N 121 л/с

Так же решается вопрос и в случае с несвоевременным оформлением перевода работника. Но в случае увольнения приказ обратной силы иметь не может. Например, работник написал заявление 02.12.2007 с формулировкой: «Прошу уволить меня по собственному желанию 02.12.2007» и руководитель подписал ему заявление, то приказ не может быть издан 03.12.2007, а только более ранней датой, например 31.11.2007.

Правила регистрации приказов

Регистрационный индекс документа, как правило, включает в себя несколько элементов. Основным элементом индекса является порядковый номер документа. В дополнение к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, корреспонденту, автору, территории, периоду и т.д.

Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности, поэтому необходимо дополнять индекс приказов по личному составу буквенным обозначением, например 28-к или 12 л/с (личный состав). Поскольку приказы по личному составу имеют различные сроки хранения, а документы с разными сроками хранения не могут помещаться в одно дело, то внутри этой категории документов (приказы по личному составу) необходимо при индексации сделать различия. Так, приказы о приеме, перемещении, увольнении можно формировать в одно дело в хронологическом порядке и присваивать им индекс в пределах данной группы с добавлением буквенного обозначения л/с, а приказы о предоставлении отпусков, о командировках и т.п., имеющие временные сроки хранения, — в отдельное дело с присвоением других буквенных обозначений (N 15-к, N 11-о).

Печать на приказах

Законодательные и иные нормативные акты не содержат какой-либо информации о заверении приказов печатью организации или иной печатью. Следовательно, можно сказать, что закон не требует заверять приказы (распоряжения) по личному составу печатью. Унифицированные формы приказов (распоряжений), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», также не содержат указаний на необходимость заверения приказов печатью.

Однако копии приказов, помещаемых в личное дело сотрудника, должны быть заверены отметкой «О заверении копии» с последующим проставлением на ней печати, так как личные дела в случае передачи документов на государственное хранение будут храниться вне организации.

Оформление виз на приказах

Визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа приказа ниже реквизита «Подпись». Визы могут оформляться и на отдельном листе бумаги — листе согласования. В этом случае, в том месте на приказе, где должны были располагаться визы, указывают: «Лист согласования прилагается». Виза оформляется следующим образом. Собственно слово «Виза» не пишется, а указывается должность, подпись, расшифровка подписи и дата согласования.

Оформление отметки об ознакомлении с приказом

Отметка об ознакомлении с документом служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения сотрудника и начинается словами: «С приказом ознакомлен». Отметка включает личную подпись сотрудника, ее расшифровку и дату, проставленную от руки.

В унифицированных формах приказов по личному составу (о приеме на работу — Т-1, переводе на другую работу — Т-5, предоставлении отпуска — Т-6, прекращении трудового договора — Т-8, направлении работника в командировку — Т-9 и о поощрении — Т-11) содержится реквизит «Виза ознакомления работника». В числе других приказов по личному составу, не имеющих унифицированной формы, необходимо выделить приказ о применении дисциплинарного взыскания, на котором данная виза проставляется обязательно, т.к. согласно ч. 6 ст. 193 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания.

Что касается других неунифицированных приказов, то в законе нет прямого указания об ознакомлении с ними работников в письменной форме. Однако в связи с тем, что в приказах по личному составу затрагиваются принципиально важные для работника вопросы (например, присвоение разрядов, изменение анкетно-биографических данных и т.д.), представляется целесообразным предусматривать визу ознакомления работника в каждом приказе. Отметку об ознакомлении с документом располагают ниже реквизита «Подпись» на лицевой или оборотной стороне документа.

Оформление отметки об ознакомлении с приказом

│ Начальник отдела кадров Начальник юридического отдела │

│ личная подпись А.В. Федоров личная подпись А.Ю. Мамонов │

│ Начальник отдела безопасности Начальник отдела технического │

Источник: http://hr-portal.ru/article/sostavlyaem-prikazy-po-lichnomu-sostavu-pravilno