Отдел канцелярии в организации – чем занимается

Все что нужно знать по теме: "Отдел канцелярии в организации – чем занимается" с точки зрения профессионалов. Актуальность информации на 2020 год вы можете уточнить у дежурного специалиста.

Московский Государственный Университет Технологий и Управления

Канцелярия (отдел документационного обеспечения)

Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением университета. Сотрудники канцелярии обеспечивают своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, осуществляют работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие подразделения документов, в том числе приказов и распоряжений руководства.

Краткая аннотация о выполняемой подразделением работе:

  • Документационное обеспечение университета.
  • Своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению.
  • Контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
  • Регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего производства, в том числе приказов и распоряжений руководства, формирование дел и сдача их на хранение в архив университета.
  • Разработка и исполнение инструкций и других нормативно-правовых документов по ведению делопроизводства в университете.
  • Печать и размножение служебных документов.
  • Постановка печатей на документы.

Образцы документов
Приложения к инструкции 736-д 468 Kb Приказ № 80-д от 01.03.2019 / Об утверждении номенклатуры дел ФГБОУ ВО «МГУТУ им. К.Г. Разумовского (ПКУ)» 6.7 Mb Перечень нерегестрируемой корреспонденции 112 Kb Перечень обязанностей работника, ответственного за делопроизводство 121 Kb Перечень реквизитов документов 111 Kb Применение гербовой печати 132 Kb Примерный перечень документов, подлежащих утверждению 122 Kb Схема расположения реквизитов 77 Kb Бланк приказа 82 Kb Бланк распоряжения 82 Kb Бланк служебного письма 215 Kb Бланк служебной записки 71 Kb Журнал учета печатей и штампов 78 Kb Итоговая запись о категориях и количестве дел 78 Kb Образец бланка университета с продольным расположением реквизитов 121 Kb Образец бланка университета с угловым расположением реквизитов 121 Kb Образец оформления акта 76 Kb Образец оформления выписки из протокола 74 Kb Образец оформления заявления 74 Kb Образец оформления номенклатуры дел университета 81 Kb Образец оформления положения 83 Kb Образец оформления протокола 91 Kb Образец оформления справки 121 Kb Образец оформления телеграммы 121 Kb Реестр заказных писем с уведомлениями 82 Kb Реестр заказных писем 80 Kb Реестр простых писем 80 Kb Форма акта о выделении к уничтожению документов 83 Kb Форма акта приема-передачи документов и дел 81 Kb Форма внутренней описи документов дела 78 Kb Форма листа – заверителя дела 79 Kb Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения 82 Kb Форма обложки личного дела студента (ки) 82 Kb Форма описи постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу 83 Kb Форма табеля унифицированных форм документов университета 91 Kb

Начальник отдела
Богоносова Ирина Александровна
Адрес: Москва, ул. Земляной вал, д. 73, каб. 3
Тел.: 8 (495) 915-03-73
E-mail: [email protected]

Архив входит в состав канцелярии, является структурным подразделением, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Состав

График работы: пн. – пт. 09:00 – 18:00 (13:00 – 14:00 перерыв).

Адрес: ул. Земляной Вал, д. 73, каб. 105.

Источник: http://www.mgutm.ru/employee/kancelyariya.php

Prom-Nadzor.ru

Вы здесь

Положение о канцелярии

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия, учреждения]

[должность, подпись, Ф. И. О. лица, утверждающего положение]

[число, месяц, год]

1. Общие положения

1.1. Канцелярия, являясь самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом [наименование должности руководителя предприятия].

Примечание: Канцелярия может быть также структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения. В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела.

1.2. Канцелярия непосредственно подчиняется [наименование должности руководителя предприятия].

1.3. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом [наименование должности руководителя предприятия].

1.4. В своей деятельности канцелярия руководствуется:

— законодательством Российской Федерации;

1.5. [Вписать нужное].

2. Структура

2.1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает [наименование должности руководителя предприятия], исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с [отделом кадров, отделом организации и оплаты труда].

2.2. Канцелярия может иметь в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.).

Например: бюро (сектор, группа) экспедиции, копировально-множительное бюро (сектор, группа), машинописное бюро (сектор, группа), секретариат.

2.3. Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом [наименование должности руководителя предприятия] по представлению заведующего канцелярией.

2.4. Положения о подразделениях канцелярии (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются заведующим канцелярией, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется [руководителями бюро, секторов, групп].

2.5. [Вписать нужное].

3. Задачи

На канцелярию возлагаются следующие задачи:

3.1. Организация делопроизводства на предприятии.

3.2. Обеспечение единого порядка документационного обеспечения предприятия.

3.3. Контроль исполнения документов и подготовка документов к передаче в архив.

3.4. [Вписать нужное].

4. Функции

Канцелярия выполняет следующие функции:

4.1. Ведение делопроизводства на предприятии.

4.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.

4.3. Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.

4.4. Контроль за сроками исполнения документов, их правильным оформлением.

4.5. Формирование дел и сдача их на хранение.

4.6. Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.

4.7. Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.

4.8. Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением дел и своевременной сдачей их в архив.

4.9. По результатам контроля за исполнением составление соответствующих отчетов, справок, сводок.

4.10. Разработка предложений по улучшению исполнительской дисциплины, по своевременному исполнению структурными подразделениями поручений, а также предложений о заслушивании на совещаниях руководителей подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.

Читайте так же:  Кем можно пойти работать после 9 класса

4.11. Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.

4.12. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

4.13. Разработка и осуществление мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

4.14. Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

4.15. Выполнение копировальных и множительных работ.

4.16. Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).

4.17. [Вписать нужное].

5. Права

5.1. Канцелярия имеет право:

— давать указания подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, перечисленных в настоящем положении;

— требовать и получать от подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.

— требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений;

— возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства;

— вносить предложения руководству предприятия о привлечении в установленном порядке к материальной и дисциплинарной ответственности работников предприятия по результатам проверок;

— давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии;

5.2. Заведующий канцелярией вправе подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии, а также вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу и предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

5.3. [Вписать нужное].

6. Взаимоотношения (служебные связи)**

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:

6.1. Со всеми подразделениями предприятия по вопросам:

— организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;

— подготовки и представления документов;

— передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;

— получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;

6.2. С [хозяйственным отделом, отделом материально-технического снабжения] по вопросам:

— обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов;

— обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;

6.3. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

6.4. С [наименование структурного подразделения] по вопросам:

7. Ответственность

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.

7.2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:

— организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций;

— организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;

— сохранность принятых в работу документов;

— соблюдение работниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины;

— обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии и соблюдение правил пожарной безопасности;

— подбор, расстановку и деятельность работников канцелярии;

— соответствие действующему законодательству Российской Федерации визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов;

7.3. Ответственность работников канцелярии устанавливается должностными инструкциями.

7.4. [Вписать нужное].

Руководитель структурного подразделения

[число, месяц, год]

[должностное лицо, с которым согласовывается положение]

Источник: http://prom-nadzor.ru/content/polozhenie-o-kancelyarii

Prom-Nadzor.ru

Вы здесь

Должностная инструкция заведующего канцелярией

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

Должностная инструкция заведующего канцелярией

[наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

1.2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее [значение] лет.

1.3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора предприятия.

1.4. Заведующий канцелярией подчиняется [директору предприятия; иному должностному лицу].

1.5. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствия такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.6. Заведующий канцелярией должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства;

— единую государственную систему делопроизводства;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— организацию делопроизводства на предприятии;

— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

— сроки и порядок сдачи дел в архив;

— системы организации контроля за исполнением документов;

— оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;

— основы экономики, организации производства, труда и управления;

— законодательство о труде Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.7. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

— положением о канцелярии предприятия;

— инструкцией по делопроизводству и работе архива;

— настоящей должностной инструкцией;

1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.

II. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией обязан:

2.1. Организовывать работу канцелярии.

2.2. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

2.3. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

2.4. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.

2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

Читайте так же:  Как встать на очередь на улучшение жилищных условий

2.7. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний и организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие.

2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. [Вписать нужное].

III. Права

Заведующий канцелярией вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение директора предприятия и руководителей структурных подразделений предприятия предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.

3.5. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.

Видео (кликните для воспроизведения).

3.7. Вносить на рассмотрение директора предприятия предложения о поощрении отличившихся работников отдела, а также о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

— с руководителями всех структурных подразделений предприятия — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов;

— с юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

— с хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр;

— с отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела;

— [вписать нужное] — по вопросам [вписать нужное].

IV. Ответственность

Заведующий канцелярией несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Источник: http://prom-nadzor.ru/content/dolzhnostnaya-instrukciya-zaveduyushchego-kancelyariey

Чем занимается отдел продаж на предприятии: функции, организация

Отдел продаж – незаменимый структурный элемент предприятия или организации, осуществляющих оказание услуг или производство продукции с дальнейшей продажей конечному потребителю или розничным торговым сетям. От организованности и компетентности сотрудников отдела продаж, а также налаженной коммуникации и взаимодействия с другими структурными подразделениями компании зависит успех как самого товара или услуги на рынке, так и место самой компании в потребительских предпочтениях. Организация отдела продаж – первостепенная задача нового предприятия или компании, стремящихся к быстрому росту, развитию и скорейшему укреплению своей позиции на рынке.

Структура отдела продаж производственного предприятия

Крупные предприятия и компании позволяют себе, в силу имеющихся ресурсов, разделить отдел продаж на 2 подразделения:

Для компаний малого и среднего уровня отдел пр одаж неделим и выполняет функции прогнозирования тенденций рынка и непосредственной коммуникации с клиентами одновременно.

Организация работы отдела продаж ложится на начальника отдела, подчиняющегося непосредственно руководителю предприятия. В подчинении начальника отдела продаж стоят руководитель отдела маркетинга и руководитель отдела сбыта, ведущие постоянную отчетность перед начальником отдела продаж.

В подчинении руководителя отдела сбыта находятся менеджеры по связям с клиентами, осуществляющие рядовые, «холодные звонки» для поиска потенциальных клиентов и обеспечения необходимой информацией, и менеджеры по продажам, работающие с заинтересованными клиентами, налаживая долгосрочные торговые отношения. Руководителю отдела маркетинга подчиняются маркетологи, анализирующие рынок сбыта и потребления услуг и товаров для прогноза изменений и создания лучших путей реализации продукции предприятия или услуг компании. Дополнительно в отделе продаж заняты специалисты по ведению договоров и финансовых документов.

Функции отдела продаж на предприятия

Исходя из структуры и специализации занятых в нем сотрудников, функции отдела продаж в организации работы с клиентами и покупателями разделяются на две взаимосвязанные сферы: непосредственное взаимодействие с фактическими клиентами и исследование, разработка потенциальных путей привлечений новых клиентов, то есть исследование рынка. В сфере работы с фактическими клиентами выполняются следующие точные функции отдела продаж:

  • Поиск «холодных» клиентов, которые еще не знакомы с продуктом или услугой, но могут ей заинтересоваться.
  • Налаживание долгосрочных торговых отношений, заключение сделок купли-продажи.
  • Информирование клиентов обо всех изменениях, новых предложениях.
  • Послепродажная поддержка клиентов, предоставление сопутствующих сервисов.

Работа с рынком объединяет маркетинговые исследования пространства сбыта и потребления товаров и услуг, разработку рекламных приемов продвижения предлагаемой продукции, анализ целевой аудитории и конкурентов для совершенствования собственного товара, услуг и сопутствующих сервисов.

Секреты организации отдела продаж

В первую очередь стоит позаботиться о правильной мотивации для менеджеров по продажам и маркетологов. Допустим, для менеджеров по продажам заработная плата должна быть не фиксированной, а плавающей, в зависимости от результатов, конечно, с хорошими процентами и бонусами, зависящими от индивидуальных предпочтений каждого менеджера, иначе эффективность продаж будет низкой. Для маркетологов лучше ставить краткосрочные задачи с повышением бонусов в зависимости от приближенности реальной наступившей ситуации на рынке к прогнозам. То есть, чем больше реальное состояние рынка похоже на прогноз маркетолога, тем большую оплату он получит.

Читайте так же:  Профстандарт специалиста по охране труда

Далее, становление компетентных менеджеров и маркетологов стоит обеспечить путем развития из стажеров и сотрудников низших ступеней отдела продаж, например, из колл-центра, где проводятся холодные звонки. Так, будущий сотрудник среднего звена узнает все аспекты товара и политики компании, а при должном образовании, которое стоит учитывать в первую очередь, сможет развиться в способного продавца или исследователя рынка.

И последнее – безопасность клиентской базы. Необходимо позаботиться о том, чтобы все контакты с покупателями были защищены от недобросовестных сотрудников, желающих «слить» их конкурентам или увести за собой. Для этого вся контактная информация о клиентах должна быть зашифрована, их адреса электронной почты, номера телефонов, личные данные, а доставку товаров лучше доверить сторонним службам.

Источник: http://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/chem-zanimaetsya-otdel-prodazh-na-predpriyatii-funktsii-organizatsiya.html

Отдел канцелярии в организации – чем занимается

Документооборот и делопроизводство – необходимый атрибут государственного аппарата и большей части коммерческих и не коммерческих предприятий с тех пор, как человек обрел умение писать и получил потребность в фиксации событий на бумаге. Канцелярия имела значимое место в структуре государственного аппарата, особенно в Ватикане. Сегодня отдел канцелярии на предприятии выполняет одну из основополагающих функций в ведении хозяйственной, производственной и торговой деятельности.

Отдел канцелярии в организации

Канцелярия – это отдел в организации, занимающийся делопроизводством и документооборотом. В свою очередь, делопроизводство – обеспечение управленческой деятельности с помощью документирования и организации работы с документами по строгим государственным стандартам ведения информации.

Документооборот – работа по движению документов внутри организации, между организациями и грамотное хранение документов.

Канцелярия может быть самостоятельным отделом организации, фирмы и предприятия, или частью отдела информационного и документационного обеспечения. Канцелярия создается и ликвидируется руководителем предприятия и подчиняется ему непосредственно. Начальника отдела канцелярии назначает руководитель предприятия, он же утверждает структуру отдела, где могут быть:

  • Бюро машинного набора текста;
  • Бюро копирования и умноженья документов;
  • Секретариат;
  • Отдел экспедиции – занимается работой с входящей и исходящей корреспонденцией.

Распределением обязанностей в отделе канцелярии занимаются руководители бюро и отделов по согласованию с начальником отдела канцелярии.

Отдел канцелярии – чем занимается

Сотрудники отдела канцелярии должны иметь постоянный доступ к государственным стандартам оформления документов любого предназначения – от прошений в муниципальные службы до договора купли-продажи с клиентом или другой организацией. От соответствия всех документов государственным стандартам зависит их правовая сила в разрешении спорных вопросов в пользу компании.

С развитием технологий на отдел канцелярии легла обязанность по обеспечению документооборота в электронном виде, то есть создание и хранение электронных шаблонов необходимых для работы предприятия документов. Кроме этого, канцелярия ведает корреспонденцией, получаемой, отправляемой и распределяемой внутри предприятия.

Отдельно стоит выделить методическую функцию отдела канцелярии по ведению информации. Канцелярия по распоряжению руководителя предприятия может заниматься разработкой и улучшением каналов и средств получения, фиксации, передачи и хранения информации, а также внедрением наработок в работу других структурных элементов предприятия. На практике это может быть, например, создание и поддержание закрытой и безопасной корпоративной почты в электронном или физическом виде.

Правовая база функционирования отдела канцелярии

Делопроизводство – основная деятельность отдела канцелярии на предприятии, регламентируется государственным стандартом РФ Р 7.0.97-2016. Этот нормативный документ описывает все стандарты оформления документов как в письменном, так и в печатном, так и в электронном виде вплоть до величины отступа красной строки, шрифта и межстрочного интервала. Эти данные очень важны для сотрудников канцелярии, так как нарушение ГОСТа влечет за собой аннулирование правовой силы документа, принадлежащего как юридическому, так и физическому лицу.

С хранением документов в архиве предприятия все намного сложнее и требует большей ответственности, так как некоторые записи фигурируют в расчете пенсионных выплат граждан, а некоторые регулируют правомочность юридических лиц в торговле, хозяйственной деятельности и оказании услуг физическим или юридическим лицам.

Так, федеральный закон РФ №125 от 2004 года определяет условия и сроки хранения документов, подтверждающих стаж работника, для расчета пенсии и социальных выплат. По закону такие документы должны храниться от 50 до 75 лет. Согласно приказу Министерства культуры РФ №558 от 2010 года, управленческие документы должны храниться от 5 лет и до неограниченного срока. Согласно тому же документу, существует 1003 вида управленческих документов, и сотрудники канцелярии обязаны знать их если не наизусть, то хотя бы организовать архивное хранение так, чтобы не перепутать сроки хранения тех или иных документов. Это может повлечь административную ответственность. И конечно сотрудник канцелярии должен быть знаком с правовыми нормами архивного хранения и передачи из архива документов от всех структурных элементов компании – от хозяйственного отдела до бухгалтерии и отдела продаж.

Источник: http://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/otdel-kantselyarii-v-organizatsii-chem-zanimaetsya.html

Чем занимается канцелярия

Сравнение

Указанные структурные единицы, хотя и упоминаются в законодательстве, не имеют чётких правовых определений. Поэтому говоря об их различиях и соотношении, можно указать лишь на устоявшуюся практику, а не на законодательные нормы. Исторически сложилось, что служба – это самое крупное подразделение, которых на предприятии меньше всего. Оно отвечает за приоритетное направление работы, координируя деятельность отделов и секторов.

На втором месте находится отдел, который принимает более узкую сферу деятельности. В его состав, как правило, входит не менее трёх человек, в том числе руководитель. Должность начальника отдела даёт возможность управлять только своими подчинёнными, но не оставляет широкого пространства для манёвра. На третьем месте – сектор, самая маленькая единица, занимающаяся исключительно прикладной работой. Их на предприятии может и не быть, если его структура относительно невелика.

И всё же, стоит оговориться, что конкретные наименования структурных единиц зависят скорее от традиций, нежели от численности и особенностей работы. Убедиться в этом можно, ознакомившись с иерархией важнейших государственных органов России.

Читайте так же:  Перепланировка кухня над жилой комнатой

4. Функции

Канцелярия выполняет следующие функции:

4.1. Ведение делопроизводства на предприятии.

4.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.

4.3. Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.

4.4. Контроль за сроками исполнения документов, их правильным оформлением.

4.5. Формирование дел и сдача их на хранение.

4.6. Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.

4.7. Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.

4.8. Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением дел и своевременной сдачей их в архив.

4.9. По результатам контроля за исполнением составление соответствующих отчетов, справок, сводок.

4.10. Разработка предложений по улучшению исполнительской дисциплины, по своевременному исполнению структурными подразделениями поручений, а также предложений о заслушивании на совещаниях руководителей подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.

4.11. Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.

4.12. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

4.13. Разработка и осуществление мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

4.14. Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

4.15. Выполнение копировальных и множительных работ.

4.16. Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).

5. Права

5.1. Канцелярия имеет право:

— давать указания подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, перечисленных в настоящем положении;

— требовать и получать от подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.

— требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений;

— возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства;

— вносить предложения руководству предприятия о привлечении в установленном порядке к материальной и дисциплинарной ответственности работников предприятия по результатам проверок;

— давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии;

5.2. Заведующий канцелярией вправе подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии, а также вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу и предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

7. Ответственность

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.

7.2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:

— организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций;

— организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;

— сохранность принятых в работу документов;

— соблюдение работниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины;

— обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии и соблюдение правил пожарной безопасности;

— подбор, расстановку и деятельность работников канцелярии;

— соответствие действующему законодательству Российской Федерации визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов;

7.3. Ответственность работников канцелярии устанавливается должностными инструкциями.

Руководитель структурного подразделения

Начальник юридического отдела

Профессия: делопроизводитель

Ольга Таирова, офис-менеджер по документообороту транспортной компании «СоюзХимТрансАвто»

Как давно вы работаете делопроизводителем?

О работе делопроизводителя я думала уже давно, так как меня манили документы. С делопроизводством познакомилась в 2016 году, работая в школе в отделе кадров. Когда я освоила азы, меня перевели на должность специалиста отдела кадров.

Чтобы развиваться дальше, я перешла в логистическую компанию на должность офис-менеджера, где узнала много нового и столкнулась с совершенно другими интересными задачами.

Какое образование должен иметь делопроизводитель?

По своему опыту могу сказать, что делопроизводитель может не иметь образования по специальности, достаточно пройти курсы делопроизводства или же самостоятельно изучить профессиональную литературу и выделить для себя основные моменты.

С каждым годом документооборот увеличивается, и теперь во многих вузах есть специальные факультеты, на которых обучаются будущие специалисты по документообороту и архивному делу.

В чём суть работы делопроизводителя?

Работа делопроизводителя – это, конечно же, режим многозадачности, и ряд обязанностей одинаков в различных компаниях. Но специфика и отрасль места работы во многом определяет, с чем именно будет иметь дело специалист.

Я работаю в логистической компании, и помимо основных обязанностей делопроизводителя (ведение локального документооборота компании, регистрация и обработка корреспонденции, ведение телефонных переговоров, ведение архива документов), работаю с различными базами (автоперевозки, счета клиентов, база клиентов и другое), сканирую документы и заношу их в базы, контролирую работу курьера.

Кроме того, я отвечаю за жизнеобеспечение офиса – заказываю канцелярию, воду и так далее. Не обходится и без поручений генерального директора и руководителей отделов.

В чём отличие делопроизводителя от секретаря?

В каждой компании должность делопроизводителя может включать в себя обязанности секретаря или офис-менеджера (различные поручения, жизнеобеспечение офиса и многое другое). По моему мнению, делопроизводство – это достаточно узкое направление, основанное исключительно на документообороте компании.

Судя по рынку вакансий в сфере делопроизводства, каждый работодатель по-своему трактует эту должность.

Какими навыками должен обладать делопроизводитель?

  • Умение работать с оргтехникой
  • Знание стандартного пакета Microsoft Office
  • Приём и распределение телефонных звонков
  • Знание делового этикета
  • Приём и встреча гостей компании
  • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
  • Составление приказов и различных документов
  • Знание деловой переписки
  • Знание иностранного языка

Этот список можно продолжать до бесконечности. Кроме профессиональных навыков также важны личностные качества, а именно:

  • Умение работать в режиме многозадачности
  • Стрессоустойчивость (объём работы и количество звонков может «вогнать» в зону дискомфорта)
  • Ответственность, пунктуальность, внимательность, открытость и доброжелательность, потому что зачастую делопроизводитель является лицом компании.
Читайте так же:  Процент алиментов на 3 детей

На какую зарплату стоит рассчитывать делопроизводителю?

В зависимости от региона, статуса компании и её оборотов, заработная плата делопроизводителя колеблется от 15 до 50 тысяч рублей – в среднем, 25-35 тысяч рублей.

Что является самым сложным в работе делопроизводителя?

Каждая работа может вызывать трудности. Как активному человеку, мне трудным моментом в делопроизводстве кажется периодическая монотонность бумажной работы. И я бы выделила еще один нюанс, на который стоит обратить внимание при выборе сферы делопроизводства. Речь об умении сосредоточиться на мелочах, быть крайне ответственным и внимательным, не забывая при этом о многозадачности. Если какое-то из этих качеств «страдает», то могут возникнуть сложности при выполнении поставленных задач.

Расскажите о плюсах профессии.

Я люблю свою работу за обилие интересных задач, за возможность получить ещё больше профессиональных навыков. Я воспитываю в себе усидчивость, ещё большую внимательность, требовательность не только к себе, но и к своим коллегам.

Какие карьерные перспективы ждут делопроизводителя?

Амбициозный, отлично выполняющий свою работу делопроизводитель может добиться и карьерного роста в том числе. В зависимости от того, в какой сфере «варится» компания, можно продолжить свою карьеру как в качестве линейного сотрудника, так и в руководящей должности: помощник генерального директора, заместитель руководителя или даже руководитель.

Если вы заинтересовались работой делопроизводителя и хотите попробовать себя в новой сфере, то берите на заметку рекомендации от Rjob.

Источник: http://velereya.ru/chem-zanimaetsya-kantselyariya/

Работа в канцелярии. Какие обязанности.Срочно.

Предложили работу в канцелярии, но конкретно так ничего и не рассказали. Сижу и думаю ехать на собеседование или нет. Пожалуйста кто работает в этой области расскажите о своей работе.

Эксперты Woman.ru

Узнай мнение эксперта по твоей теме

Екатерина Гомез Суарез

Психолог, Психолог-консультант. Специалист с сайта b17.ru

Шелудяков Сергей

Психолог, Клинический психолог. Специалист с сайта b17.ru

Дяченко Елена Владимировна

Психолог, Гештальт-терапевт в обучении. Специалист с сайта b17.ru

Астахов Сергей Валерьевич

Психолог. Специалист с сайта b17.ru

Лазарева Екатерина Владимировна

Психолог, Коуч. Специалист с сайта b17.ru

Арзамасцев Дмитрий Валерьевич

Психолог, Экзистенциальный терапевт. Специалист с сайта b17.ru

Филимонова Анна Вячеславовна

Психолог, Аккредитованный гештальт-терапевт. Специалист с сайта b17.ru

Спиридонова Надежда Викторовна

Психолог. Специалист с сайта b17.ru

Пустовойтова Елена Юрьевна

Психолог. Специалист с сайта b17.ru

Сокуренко Анна

Психолог, Консультант. Специалист с сайта b17.ru

в небесной канцелярии, я надеюсь?

2 И как предполагается подъехать на собеседование?

будете заниматься регистрацией входящих и изходящих документов

вскрывать конверты, регистрировать почту, может факсы получать-отправлять, а вообще вы не пробовали примерные обязанности узнать, канцелярия-канцеляирии рознь

в школе был кабинет канцелярии — там куча папок была и задроченная тетка в очках сидела 🙂 Хотите быть такой?

Наши секретари перераспределяют входящие звонки, факсы, почту.

Похожие темы

6 это в небольших ораганизациях. в больших компаниях всю работу по отправке и приему, регистраци, архивирования, хранения, сканирования и др — канцелярия

7, у меня ооооооочень большая контора. Не знала, что они столько делают, бедняжки. Но у нас их много сидит.

у меня канцелярия с бумажным клеем и ластиками ассоциируется)) и с такими доисторическими столами и перекидными календарями настольными))

Вот и у меня слово канцелярия со школой ассоциируется и с канц.товарами :))))Ну если это чистое делопроизводство,то это я знаю. Так что там ещё плохого?:)В каких программах они работают?

Я сидела в соседнем с канцелярией кабинете. Каждый месяц они ставили печати на талоны на обеды сотрудникам. На предприятии работало человек 500, каждому сотруднику полагалось где-то 20 талонов. И вот они пол-дня долбили этой печатью по столу. Это сильно раздражало т. к. невозможно было сосредоточиться. В канцелярии работа скучная. Для людей без образования и амбиций.

Нас также разжражают такие вот ***, как ╧12 ,которые обращаются по малейшим пустякам в документообороте,которые должен знать каждый человек с амбициями и высшим образованием,ладно если объяснять приходится один раз, но когда подходят ещёе и ещё.

Хочу работать в канцелярии.

Предложили работу в канцелярии, но конкретно так ничего и не рассказали. Сижу и думаю ехать на собеседование или нет. Пожалуйста кто работает в этой области расскажите о своей работе.

Жалоба

Модератор, обращаю ваше внимание, что текст содержит:

Жалоба отправлена модератору

Страница закроется автоматически
через 5 секунд

Форум: психология

Новое за сегодня

Популярное за сегодня

Пользователь сайта Woman.ru понимает и принимает, что он несет полную ответственность за все материалы частично или полностью опубликованные им с помощью сервиса Woman.ru.
Пользователь сайта Woman.ru гарантирует, что размещение представленных им материалов не нарушает права третьих лиц (включая, но не ограничиваясь авторскими правами), не наносит ущерба их чести и достоинству.
Пользователь сайта Woman.ru, отправляя материалы, тем самым заинтересован в их публикации на сайте и выражает свое согласие на их дальнейшее использование редакцией сайта Woman.ru.

Использование и перепечатка печатных материалов сайта woman.ru возможно только с активной ссылкой на ресурс.
Использование фотоматериалов разрешено только с письменного согласия администрации сайта.

Размещение объектов интеллектуальной собственности (фото, видео, литературные произведения, товарные знаки и т.д.)
на сайте woman.ru разрешено только лицам, имеющим все необходимые права для такого размещения.

Copyright (с) 2016-2020 ООО «Хёрст Шкулёв Паблишинг»

Сетевое издание «WOMAN.RU» (Женщина.РУ)

Свидетельство о регистрации СМИ ЭЛ №ФС77-65950, выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) 10 июня 2016 года. 16+

Учредитель: Общество с ограниченной ответственностью «Хёрст Шкулёв Паблишинг»

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://www.woman.ru/psycho/career/thread/3851079/

Отдел канцелярии в организации – чем занимается
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here