Как учитывать рабочее время сотрудников

Рабочее время

Понятие рабочего времени формировалось исторически, на основании потребности общества и возможностей нормального функционирования субъекта труда.

В настоящее время, под рабочим временем понимается тот временной отрезок суток, в течение которого работник обязан выполнять свои функции, определённые должностными инструкциями.

Период занятости работника, а также период, необходимый ему для отдыха, разрабатывается с учётом санитарных норм, и регламентирован трудовым законодательством.

Что входит в рабочее время? В понятие рабочего времени и его значение входит регламент проведения вменённых в обязанности работ, который опирается на внутренний трудовой распорядок.

Он учитывает также:

• время, необходимое для обогрева, сотрудникам, работающим в зимнее время на улице;
• время перерывов между занятиями (перемен) для учителей и преподавателей;
• время для кормления ребёнка до 1,5 лет, и другие нюансы юридической и профессиональной специфики.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47 . Это быстро и бесплатно !

Сущность и значение

Сущность времени – глубокий вопрос. По мнению некоторых мыслителей, время является категориальной сущностью мышления. То есть, человек «встраивает» себя в объективную реальность, путём внутренних расчётов, попадая в резонанс с происходящими событиями так, как это свойственно только ему.

С этой точки зрения, сущность рабочего времени ТК сложно переоценить. Каждый работник формирует в своём сознании систему трудовых отношений, которая является психологической конструкцией, включающей работника в ритм трудового дня.

Упорядоченное психологическое восприятие рабочего времени позволяет уверенно и методично трудиться, оставляя место энтузиазму и творческому вдохновению.

Сегодня этому вопросу уделяется пристальное внимание, в соответствии с чем, многие предприятия проводят для сотрудников тренинги «Тайм — менеджмента», позволяющие более эффективно управлять рабочим временем.

Классификация

Рабочее время для разных категорий работников, не однородно. Классификация рабочего времени делятся на:

Нормальное рабочее время устанавливается для принципиального большинства граждан, работающих в организациях и на предприятиях.

Сокращённое рабочее время нужно отличать от неполного рабочего времени. При сокращённом времени, заработная плата устанавливается полностью, оно предусматривает определённые преимущества в работе врачей, педагогов, а также – для социально защищённых категорий граждан. Продолжительность рабочего времени работников этой категории предусмотрена Трудовым кодексом РФ.

Неполное рабочее время предусматривает оплату в соответствии с проработанным временем, то есть – не полностью и устанавливается по договорённости с работодателем.

Работа с ненормированным рабочим днём предполагает в общей сложности выработку рабочего времени в соответствии с нормальным рабочим временем, если иное не предусмотрено условиями трудового договора.

Каждый работник имеет право на отдых, время отдыха определяется как время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей

Структура

По структуре, рабочее время определяется, в соответствии с характером выполняемых работ. Для некоторых категорий работников, связанных с надомной работой или работой в сфере продаж, предусмотрен режим гибкого рабочего времени. Это продиктовано ориентированием на результат или количество выполненной работы.

Определённые категории производственных (и иных) работ предусматривают непрерывную деятельность. Здесь приходится вводить сменный режим работы, который определяется, исходя из общего количества рабочих часов в неделю – они не могут превышать стандартного рабочего времени.

Ненормированный рабочий день предполагает разделение рабочего дня на части, что позволяет проводить соответствующие работы по удобному графику или в определённой, требующей вмешательства специалиста, ситуации.

Он также, должен укладываться в 40-часовую рабочую неделю, не превышая установленных норм.

Нормирование рабочего времени

В ТК РФ рабочее время работников подлежит учёту. Учёт рабочего времени необходим для определения общей картины трудовой деятельности работника, что должно соответствовать установленным нормам.

Учётная деятельность определяет общее количество рабочих часов, которое не может быть меньше положенного. Соответственно, при переработке часов, работнику производится доплата, в соответствии с общим количеством дополнительно отработанного времени.

Нормирование рабочего времени – важная процедура, определяющая общую организацию труда на производстве, так как она соблюдает справедливое и целесообразное распределение баланса между проработанным временем и его оплатой.

Сверхурочная работа не является нормой, но она имеет место в некоторых ситуациях, требующих повышенного внимания со стороны работников.

Общая характеристика

Общая характеристика рабочего времени такова — рабочее время работников и режим работы предприятия (организации) могут не совпадать.

Поэтому рабочее время работников учитывается в соответствии со специальными нормативами и имеет собственные характеристики.

В общем, они сводятся к его продолжительности, основанной на принципе нормирования, а также определяются структурой рабочего времени, установленного для каждого работника специально, с внесением регламента и нормативов рабочего времени в трудовой договор, который подписывается сторонами и подлежит исполнению.

Общее понятие и характеристика рабочего времени определяется в её соотношении со временем, отпущенным работнику для ежедневного отдыха и времени, необходимого для личной жизни и общественно полезной деятельности.

Показатели

Правовые нормативы рабочего времени определяют показатели рабочего времени, на основании которых производится его учёт. Они закреплены в трудовом законодательстве РФ и составляют следующею структуру рабочего времени:

1. Рабочая неделя.
2. Продолжительность ежедневной работы.
3. Учётный период.
4. Лимит занятости.
5. Рабочий день.

На основании данных показателей, формируются сведения, представляемые для оплаты труда работников.

Рабочее время – определённая величина, опирающаяся на структуру общей организации труда и установленной на предприятии (в организации) трудовой дисциплины.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-59-47 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Источник: http://naim.guru/rabochee-vremay

Что такое рабочее время по Трудовому кодексу

Понятие «время» относится к философским, это абстрактная величина, принятая для ориентировки в человеческом восприятии действительности.

Но есть область, в которой это понятие наполнено весьма конкретным содержанием и несет вполне определенный смысл – это сфера труда. Получая право осуществлять трудовую деятельность, человек будет осуществлять его в регламентированных законом рамках.

Рассмотрим нюансы, связанные с применением термина «рабочее время» в законодательных актах, в частности, Трудовом Кодексе РФ.

Определимся с термином «рабочее время»

Ст. 91 ТК РФ дает достаточно строгое определение этому термину. Рабочее время – это тот период, в продолжение которого наемный персонал должен исполнять свои функциональные обязанности, регламентированные в условиях трудового договора и правилах внутреннего трудового распорядка.

К рабочему времени также относятся некоторые другие периоды, которые считаются таковыми в соответствии с законодательными актами, а именно:

• вынужденный простой;
• пересменка;
• пребывание в командировке;
• перерыв для обеда, если в это время нельзя оставлять свое рабочее место;
• специальные перерывы для работающих в холодные периоды года, на погрузочных работах и т.п.;
• при доставке транспортом предприятия – время в дороге на работу и с работы и др.

Время работать и время отдыхать

В трудовом праве рабочее время прямо противопоставляется времени, предназначенному для отдыха. Согласовывая режим труда, работодатель должен обязательно регламентировать наряду с рабочим и нерабочее время.

Время для отдыха – это те периоды, когда работник свободен от требований трудового распорядка и вправе распоряжаться ими по собственной воле (ст. 106 ТК РФ).

К свободному времени относятся:

• неоплачиваемые паузы во время смены или рабочего дня;
• время подготовки к началу работы и к ее окончанию;
• время до начала и после окончания работы (по графику);
• выходные (еженедельный отдых);
• государственные праздники;
• отпуск (обычный ежегодный).

Временные нормативы, закрепленные в ТК

В законодательстве регламентированы несколько временных промежутков, имеющих отношение к рабочему времени, для которых установлены определенные нормативы.

Правила рабочего времени перед выходными

В день перед праздничным (но не обычным еженедельным) выходным ст. 95 ТК РФ предписывает уменьшить продолжительность рабочего дня (смены) на 1 час. На тех предприятиях, где это невозможно (например, непрерывное производство) вместо уменьшения рабочего времени работнику дадут дополнительное время для отдыха или оплатят переработку как сверхурочные (по предварительному согласованию с ним).

Рабочее время ночью

Если обязанности требуют от сотрудника трудиться в биологически не предназначенный для этого промежуток времени с 22 до 6 часов утра, то его смена (уже не совсем корректно будет сказать «рабочий день», поскольку имеется в виду ночь) должна быть короче на 1 час, чем соответствующая дневная. Оплата за такие смены тоже положена повышенная.

СПРАВКА! Ночной смена будет считаться, если хотя бы половина ее продолжительности попадает в указанный временной промежуток.

Если сотрудник работает на режиме сокращенной или неполной недели, ночную смену ему сокращать не будут.

Когда обязанность работать ночью зафиксирована в коллективном договоре, сокращение также не производится.

О режиме рабочего времени

Основным мерилом рабочего времени долгое время считалась длительность рабочего дня (именно за ее сокращение, в частности, сражался пролетариат во время революции). В законодательстве нашей страны в 2001 году место учетной нормы заняла рабочая неделя, особенности которой и ложатся в основу того или иного режима рабочего времени (ст. 100 ТК РФ):

• рабочая неделя в 5 дней с двумя выходными (фиксированными или «плавающими»);
• рабочая неделя в 6 дней с одним выходным;
• рабочая неделя со скользящими выходными;
• неполная рабочая неделя.

Кроме учетов на основе рабочей недели, могут применяться и другие режимы рабочего времени:

• ненормированный рабочий день (для специализированных категорий);
• гибкое рабочее время;
• посменный режим;
• рабочий день, поделенный на части;
• суммированный учет.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Режим рабочего времени – это существенное условие, без которого не может быть правомерным трудовой договор. Подпись работника на договоре свидетельствует о его согласии на предлагаемый режим труда.

Режим рабочего времени работодатель обязан четко регламентировать во внутренней документации организации. Его обязательными элементами являются:

• продолжительность единицы учета (рабочей недели);
• время начала и конца смен (рабочего дня);
• установленные часы перерывов;
• количество смен в рабочие сутки;
• расписание выходных.

Эти сведения документируются в коллективном договоре либо индивидуальном трудовом соглашении, а также в правилах внутреннего трудового распорядка (для этого предназначен специальный раздел «Рабочее время и его использование»).

Источник: http://assistentus.ru/sotrudniki/rabochee-vremya/

Контроль сотрудников. Популярные инструменты для учета рабочего времени

Каждый работодатель хочет контролировать своих сотрудников, чтобы они работали, а не спали на рабочем месте. Это не удивительно, ведь контроль – одна из пяти основополагающих функций менеджмента. Сегодня мы поговорим о популярных инструментах учёта рабочего времени и контроля сотрудников и начнём с причин, по которым они совершенно вам необходимы.

5 причин контролировать рабочее время с помощью современных систем

Нам известно минимум 5 серьёзных доводов в пользу подобных сервисов.

Причина 1: требования государства

В России работодатель обязан учитывать рабочее время людей, которые заняты в компании – это прописано в законодательстве. Ведение табеля учета, отметки о выходных, больничных и прогулах: всё это – обязательная часть документооборота, которая может очень пригодиться. Например, если после увольнения сотрудник обратится в контролирующие инстанции – ГИТ, прокуратуру, Роспотребнадзор и т. д. – в первую очередь у вас запросят табель учёта рабочего времени. Если такой документ заполняется автоматически и подробно, проверки точно пройдут успешно.

Причина 2: дисциплина

Есть простая закономерность: чем слабее наказывают за небольшие нарушения, тем чаще возникают серьёзные проступки. Если вы не обращаете внимания на опоздания сотрудников – пусть даже и всего на 5-10 минут – то вскоре люди начнут задерживаться на полчаса-час. А это уже проблема.

Причина 3: прибыль

В 2015-м году AffinityLive – крупная компания, специализирующаяся на автоматизации профессиональных услуг – провела масштабное исследование, посвящённое рабочему времени. Собранная ими статистика показала, что ежедневно экономика США теряет 7,4 миллиарда долларов только на том, что люди не умеют следить за своим графиком и отвлекаются от работы. Если говорить о конкретных компаниях, то переход на использование автоматизированных сервисов учёта рабочего времени приносил в среднем 18 338 долларов в год.

В России тоже проводились подобные исследования и результат их не сильно отличался от зарубежного.

Причина 4: эффективность

Отчёты о том, как люди проводят своё рабочее время – важный элемент управления компанией. Вам, как руководителю, необходимо знать:

• Кто работает лучше других, а кто нуждается в дополнительной мотивации;
• Насколько те или иные принятые вами решения отражаются на работоспособности сотрудников;
• Какие рутинные операции можно ускорить, а какие – вообще исключить.

Чем больше данных вы получаете и чем они подробнее, тем проще будет принять правильное решение.

Причина 5: безопасность

Современные инструменты учёта рабочего времени – это комплексные системы, которые тесно связаны с контролем доступа и отслеживанием местоположения сотрудника. Соответственно, если у Вас возникнут сомнения в добропорядочности кого-то из работников, всё легко можно будет проверить.

Виды учёта рабочего времени

Исходим из того, что в России нормой считается работать 40 часов в неделю: 5 дней по 8 часов, например. Но что, если человек в понедельник отработал 9 часов, а в пятницу – 7, как посчитать ему зарплату, что отнести в сверхурочные? На помощь приходит сочетание нескольких типов учёта времени.

Ежедневный

Стандарт, принятый в большинстве компаний: следим за временем, которое человек отработал за день. Оплата, соответственно, тоже рассчитывается за каждый рабочий день. Идеальный выбор в случае, если у Вас нормированный график и нормальное рабочее время не изменяется.

Еженедельный

Суммируем время за неделю и проверяем его соответствие норме, опять же, за неделю. Хороший выбор, если сотрудник вынужден работать по необычному графику: например, по 9 часов в понедельники, на приёме товара, но всего по 3 часа в пятницы. В этом случае оплату удобно считать за неделю, исходя из нормы в 40 часов.

По периоду

Считается рабочее время за оговорённый период: например, за срок контракта или проекта. Актуально, если сотрудники не привязаны к определённому количеству часов в день или неделю – например, при работе охранных компаний.

Как считать-то?

Удобнее всего вести учёт таким образом, чтобы в любой момент можно было посмотреть статистику по каждому сотруднику за любой период. День, неделя, месяц, определённые числа и т. д. Здесь и приходят на помощь современные возможности.

Инструменты учёта рабочего времени

Для начала поговорим о самых простых вариантах, которые почти не требуют вложений средств, но нуждаются в Вашем постоянном внимании.

Таблица Excel/Google

Просто таблица, в которую Вы записываете статистику по каждому сотруднику: когда болел, когда опоздал и т. д. Очень просто, совершенно бесплатно, но занимает много времени и требует следить за всем лично. Подходит разве что для очень небольших компаний.

Программы бухучёта

Контур.Бухгалтерия, Моё дело, 1С и им подобные. Скорее всего, подобным софтом уже пользуются Ваши кадровики и бухгалтеры, осталось добавить в него учёт рабочего времени. По сути получится та же таблица, но можно будет сразу же создавать табели для начисления зарплаты, добавлять графики и т. д.

Видеонаблюдение

Вспомогательный инструмент, который позволяет следить за каждым сотрудником, не выходя из кабинета. Вы всегда сможете узнать, кто и чем занимался в рабочие часы, но следить за всем этим всё равно придётся лично.

CRM-системы

Это первые шаги к автоматизации: системы вроде Битрикс24 собирают часть статистики без Вашего участия. Они фиксируют, когда сотрудник включил компьютер и/или зашёл в CRM, а потом формируют на основе этих данных удобные отчёты. Хороший промежуточный вариант, но он показывает только присутствие сотрудника на рабочем месте, ничего не сообщая об его реальной активности.

Автоматический контроль

Дальше речь пойдёт только об автоматических инструментах учёта рабочего времени: программах и комплексах, которые экономят Ваше время и серьёзно упрощают контроль над графиком сотрудников.

СКУДы и электронные пропуска

Всё просто: у каждого помещения – и на входе в компанию – есть специальный электронный замок. Нет карточки с уровнем доступа – не можешь войти. Карточки личные, поэтому вы всегда можете посмотреть, где и когда был любой из ваших сотрудников. За всем этим пристально следит и наблюдает СКУД – система контроля и управления доступом. СКУД помогает следить за перекурами, повышает безопасность, отлично работает в связке с видеонаблюдением.

Биометрические терминалы

Аналогичные системы, но вместо карты считывается сетчатка глаза или отпечаток пальца. Актуальны, если у вас есть серьёзные причины опасаться брешей в безопасности компании: карточку можно передать третьему лицу, отпечаток – нет.

Системы учета рабочего времени (СУРВ)

• Дают точное представление о том, что человек делал в течение рабочего дня;
• Обеспечивают идеальный уровень информационной безопасности;
• Формируют максимально полезные отчёты: например, можно оценить затраты времени на отдельные бизнес-процессы;
• Позволяют транслировать потоковое видео с экранов и вести видеозапись всех действий сотрудников за компьютером.

Источник: http://www.kickidler.com/ru/for-it/methods-of-working/populyarnyie-instrumentyi-dlya-ucheta-rabochego-vremeni-i-kontrolya-sotrudnikov.html

Учет рабочего времени по сотрудникам с временем отсутствия

В отчете отображается учет рабочего времени сотрудников за выбранный промежуток времени, с группировкой по сотрудникам. В отчете представлен график работы сотрудника, фактический приход и уход за указанную дату, присутствие (время между первым приходом и последним уходом за вычетом обеда), отсутствие (время отсутствия на рабочем месте за вычетом обеда), опоздание, ранний уход, суммарное нарушение (опоздание + ранний уход), а также выполнение или невыполнение графика.

Источник: http://www.time-control.ru/otchety/uchet-rabochego-vremeni/uchet-rabochego-vremeni-po-sotrudnikam-s-vremenem-otsutstviya/

Учитываем рабочее время сотрудников

«Оплата труда в бюджетном учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение», 2010, N 3

Количество отработанного сотрудником времени влияет на оплату его труда. Для начисления заработной платы бухгалтер использует табель учета рабочего времени сотрудников. В настоящей статье рассмотрим вопросы о том, обязательно ли ведение в организации табеля, кто должен его заполнять, как правильно оформить документы, устанавливающие ответственных за ведение табеля лиц.

Кому поручить ведение табеля?

В ст. 91 ТК РФ установлено, что работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником. Данная обязанность вытекает из необходимости соблюдения работодателем установленной законодательством предельной продолжительности рабочего времени в неделю. Кроме того, необходимо документальное обоснование произведенных работодателем расходов.

Кому же поручить ведение табеля в организации? Чаще всего в крупных организациях имеется должность одного или нескольких табельщиков, которые занимаются непосредственно учетом рабочего времени сотрудников. При меньшей численности сотрудников обязанности могут возлагаться на одного из работников в каждом подразделении (начальника или заместителя начальника). В небольших по численности организациях заполнение табеля может быть возложено на работника отдела кадров или секретаря. Если при приеме специалиста на работу в трудовом договоре или должностной инструкции не была указана обязанность по ведению табеля, необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором, кроме прочего, указать размер доплаты (ст. 151 ТК РФ), а также оформить соответствующий кадровый приказ в свободной форме. Приведем выдержку из соглашения и образец приказа.

1. Дополнить разд. 1 трудового договора п. 3 следующего содержания:

«На работника возлагается выполнение обязанностей по ведению табеля учета рабочего времени сотрудников хирургического отделения».

1. В соответствии со ст. 151 Трудового кодекса РФ дополнить разд. 2 п. 2 следующего содержания:

«За выполнение обязанностей по ведению табеля учета рабочего времени сотрудников хирургического отделения работнику устанавливается доплата в размере 1700 (одной тысячи семисот) рублей в месяц».

МЛПУ «Городская больница N 33»

г. Санкт-Петербург 19.02.2010

«О назначении ответственных за ведение

табеля учета рабочего времени»

В связи с необходимостью учета времени, отработанного каждым работником организации, а также с целью контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени и получения данных об отработанном времени для расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду

1. Назначить ответственным за ведение табеля учета рабочего времени сотрудников:

• хирургического отделения — Васина Виктора Ивановича, заведующего хирургическим отделением;
• терапевтического отделения — Кириллову Ольгу Вячеславовну, заведующую терапевтическим отделением.

1. Назначить ответственным за своевременное получение данных Орлову Алену Игоревну — секретаря.
2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Если в организации ведется несколько табелей по разным подразделениям, то по завершении календарного месяца все они передаются начальнику отдела кадров (или иному лицу, ответственному за ведение кадрового делопроизводства), который сверяет данные табеля с данными, имеющимися в отделе кадров. В частности, проверяются дни, когда каждый из работников находился в ежегодном оплачиваемом отпуске или неоплачиваемом отпуске, отсутствовал в связи с временной нетрудоспособностью и т.д. После этого ответственный за проверку сведений работник подписывает табели и передает их в бухгалтерию.

Если в организации ведение табеля возложено на одного сотрудника (например, секретаря, начальника отдела кадров), то табель подписывает непосредственно данный работник и передает его бухгалтеру.

Если в течение года в организацию принимались новые сотрудники, они подлежат обязательному включению в табель. Если же производилось увольнение — соответствующие работники исключаются из табеля в месяце, следующем за месяцем увольнения. Основанием для этого являются приказы по личному составу.

Нередки случаи совместительства. В данной ситуации в зависимости от количества работающих по совместительству возможно их включение в основной табель или же ведение отдельного табеля.

Следует помнить, что ст. 5.27 КоАП РФ установлена ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда — административный штраф для должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Форма табеля и правила ее заполнения

Форма Табеля учета рабочего времени и расчета заработной платы для бюджетных учреждений (0504421) установлена Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету» (в ред. от 03.07.2009, далее — Инструкция). Приказом Минфина России от 30.12.2009 N 152н в данную Инструкцию внесены изменения. О необходимости ведения в бюджетных учреждениях табеля по названной форме сказано и в Письме Минфина России от 10.09.2007 N 02-14-10а/2261.

Согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20, при использовании табеля установленной формы допускается включение дополнительных граф, однако нельзя удалять существующие графы. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом учреждения (например, правилами учетной политики).

Табель открывается ежемесячно за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц и заполняется на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении.

Обратите внимание! В табеле бюджетного учреждения регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, — неявки, опоздания, отпуска, командировки и т.д. (см. Указания по применению форм первичных учетных документов, содержащиеся в Приложении 2 к Инструкции).

Если в учреждении для большинства работников установлен единый режим рабочего времени (например, на государственной службе), осуществить регистрацию только отклонений от нормального использования рабочего времени и использовать эти данные для расчета заработной платы довольно просто. В тех же бюджетных учреждениях (медицинских, образовательных), в которых работники осуществляют трудовые функции различное количество времени, составляется график работы на следующий месяц и в табеле также фиксируются отклонения от графика. Однако для удобства на практике часто табель заполняется методом сплошной регистрации, что, по нашему мнению, не является нарушением законодательства.

Если у работника в течение месяца не имелось отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, то в строке напротив фамилии данного работника проставляются только выходные дни. Если же имелись отклонения, в верхней половине строчки записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений. В нижней части строчки записываются также часы работы в ночное время. Если у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени имелось два вида отклонений, одно из которых — работа в ночное время, то нижняя часть строки заполняется дробью, числитель которой — условное обозначение отклонений, а знаменатель — ночные часы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется два раза.

При формировании табеля в ячейках календарных дней месяца расчетного периода до принятия работника и (или) после его увольнения ставится прочерк.

В конце месяца сотрудник, ответственный за ведение табеля, определяет общее количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51). Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет.

Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам «Сумма» (41, 44, 46, 48, 50, 52), после утверждения руководителем учреждения табель используется для составления Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401).

Хранение табеля

Согласно п. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000, табель учета рабочего времени должен храниться в организации один год. Однако табель учета рабочего времени является документом, необходимым для исчисления и уплаты налогов, поэтому согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ должен храниться в течение четырех лет. В то же время табель является первичным учетным документом на оплату труда, поэтому срок его хранения не может быть менее пяти лет, что указано в ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 23.11.2009). Исходя из вышесказанного, рекомендуем придерживаться наибольшего из приведенных сроков и хранить табель не менее пяти лет.

Если учитывается работа сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (работа с вредными условиями труда), срок хранения табеля не может быть менее 75 лет.

Форма 0504421 с. 3

В примере представлен учет рабочего времени для медицинских работников, которым согласно ст. 350 ТК РФ устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени — не более 39 часов в неделю.

В строке 2 для работницы Хромовой Альбины Георгиевны проставлены прочерки 24 — 28 февраля. Это означает, что последним рабочим днем для данной работницы являлось 19 февраля.

Источник: http://wiseeconomist.ru/poleznoe/5195-uchityvaem-rabochee-vremya-sotrudnikov

График учета рабочего времени сотрудников на 2016 год

Табель учета рабочего времени на 2016 год необходим в качестве одного из основных инструментов для расчета заработной платы в организации. С помощью табеля учета рабочего времени на 2016 год фиксируется фактически отработанное сотрудниками время. Учет рабочего времени сотрудников является одной из обязанностей работодателя, предусмотренных трудовым законодательством. Из нашего материала вы узнаете о способах такого учета и его организации.

Табель учета рабочего времени на 2016 год

Учет использования рабочего времени — процесс важный и обязательный для любой компании вне зависимости от ее размеров и структуры. При выстроенной эффективной системе учета рабочего времени удается решить следующие значимые задачи:

Чтобы выстроить учет рабочего времени сотрудников, работодателю потребуются дополнительные ресурсы, размер которых напрямую зависит от множества факторов:

• масштабов компании;
• численности структурных подразделений;
• количества членов трудового коллектива;
• специфики работы;
• разветвленности инфраструктуры;
• иных факторов.

Чем меньше работников трудится в компании, тем проще учетный процесс. Достаточно возложить обязанность по регулярному заполнению табеля или иного внутрифирменного документа по учету фактически отработанного времени на одного из сотрудников компании.

Вести табель учета рабочего времени на 2016 год можно при помощи унифицированных документов Т-12 или Т-13.

Организовать учетный процесс помогут документы, размещенные на нашем сайте:

Как организовать учет рабочего времени сотрудников в крупных компаниях со сложной структурой и значительным по численности трудовым коллективом, расскажем в следующем разделе.

Режим и учет рабочего времени в средних и крупных компаниях

Режим труда сотрудников одной компании может быть различным. К примеру, в консалтинговой фирме специалисты могут работать по стандартному 8-часовому графику с 40-часовой рабочей неделей и 2 выходными днями. При этом для технического персонала может быть выстроена гибкая трудовая схема по графику, а для охранников возможен круглосуточный режим работы в условиях сменности.

Процесс учета отработанного рабочего времени (УРВ) всеми сотрудниками компании необходимо организовать на постоянной основе. Как это сделать?

При небольшой численности персонала каждого отдельного подразделения обязанность по УРВ можно возложить на специалиста кадровой службы. Если этого недостаточно, то ведение учета можно вменить в обязанности руководителей соответствующих структурных единиц (начальнику службы охраны, руководителям отделов и др.).

В крупных компаниях этот вопрос решается с помощью современных технических средств, позволяющих:

• автоматизировать учетный процесс;
• осуществлять учет реального времени нахождения сотрудников на рабочих местах;
• исключить искажение учетных данных благодаря отсутствию человеческого фактора;
• обладать интерактивной информацией о нахождении сотрудников или их отсутствии в конкретный момент времени на рабочих местах.

Существует возможность реализовать учетный процесс 2 способами:

• через установку спецоборудования УРВ;
• на основе имеющейся системы безопасности компании.

В любом случае каждого работника придется обеспечить специальными приспособлениями (магнитными пропусками, бесконтактными картами доступа и др.), а проходную и помещения оборудовать спецустройствами (электронными замками, турникетами, контроллерами, считывателями).

С помощью этих приспособлений и устройств решаются следующие важные задачи УРВ:

• считывание и передача информации в программный центр УРВ (о времени прихода сотрудников на рабочие места, перемещениях внутри компании, выходе за ее территорию и др.);
• формирование на основе полученных данных сводных и персонифицированных отчетов о фактически отработанном сотрудниками времени и реальных отвлечениях от выполнения трудовых функций (перерывах);
• разработка на основе полученных отчетов мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, оптимальном использовании рабочего времени и пр.

Автоматизация учетного процесса: таблица Excel или спецпрограмма

Простые и доступные всем компьютерным пользователям таблицы Excel облегчают процесс УРВ, однако современные программные средства многократно расширяют эти возможности:

• позволяют формировать графики для отдельных сотрудников или групп (к примеру, график учета рабочего времени на 2016 год);
• осуществить привязку автоматизированной системы УРВ к каждому разработанному графику (посредством установления взаимосвязи с определенным котроллером);
• поддерживать многосменные и скользящие графики;
• корректировать процесс УРВ при изменении графика работы конкретного сотрудника (например, при переводе его в другую смену);
• осуществлять учет отсутствия работников по уважительным причинам (на основании информации, введенной по оправдательным документам и нарядам на сверхурочные работы);
• выстраивать оперативные графики учета рабочего времени;
• оформлять зарплатные ведомости на основе созданных в результате работы системы УРВ табелей;
• рассчитывать баланс отработанного каждым сотрудником времени.

Последняя из вышеприведенных возможностей программных средств позволяет осуществлять УРВ без особой привязки к графику работы — если время начала и окончания рабочего дня в компании жестко не регламентировано.

С помощью программы можно делать выводы об отработанном рабочем времени сотрудника за учетный период независимо от того, когда и сколько он отсутствовал или перерабатывал.

Независимо от выбранного способа табель учета рабочего времени на 2016 год формируется дважды в месяц: сначала за первую половину, а затем за месяц в целом.

Положение об учете рабочего времени (образец)

Порядок осуществления процедуры УРВ, какой бы она ни была — ручной, компьютеризированной или автоматизированной, — может быть закреплен в отдельном внутрифирменном локальном акте.

Образец такого документа можно найти в интернете, однако простым копированием его текста не обойтись. Необходимо учесть специфику своей компании и разработать актуальное положение об УРВ, в котором раскрыть следующие аспекты:

• расшифровать способы УРВ (ежедневный, суммированный и др.);
• раскрыть способы оформления и утверждения табелей УРВ;
• привести детализированную расшифровку порядка заполнения табелей;
• указать перечень ответственных за ведение табелей лиц и их обязанности в связи с осуществлением процесса УРВ;
• если процесс УРВ осуществляется посредством специальной автоматизированной системы, привести описание и регламент ее работы (порядок выдачи пропусков, правила пользования ими, перечислить ответственных за корректную работу системы и пр.);
• иные организационные и учетные моменты.

Итоги

Рабочее время каждого сотрудника необходимо учитывать. Осуществить это можно с помощью ручного или компьютерного заполнения табелей, посредством современных программных средств и специального оборудования.

Источник: http://nalog-nalog.ru/rabochee_vremya_i_rezhim_truda/grafik_ucheta_rabochego_vremeni_sotrudnikov_na_2016_god/