Должностные обязанности секретаря

Должностные обязанности секретаря

Должность секретаря предполагает определённые трудовые обязанности и предоставляет некоторые права. Чтобы человек, заняв должность знал, какие обязанности на нём лежат и что он должен делать ежедневно, необходимо иметь на предприятии такой документ, как должностная инструкция секретаря. Итак, давайте разбираться, что должен делать секретарь.

Требования к соискателям

Для того, чтобы занять вакантную должность секретаря, кандидат должен обладать определённым набором знаний и качеств. Как правило, на эту должность берут людей, которые имеют профильное среднее образование или диплом о высшем образовании. Желательно наличие опыта работы в данной должности.

Претендент должен обладать безупречной грамотностью, так как будет писать множество писем и документов, уметь грамотно выражать свои мысли в устной и письменной форме. Кроме того, умение пользоваться всей офисной техникой, такой как копировальный аппарат, факс, и тому подобное.

Умение пользоваться компьютерными программами на уровне уверенного пользователя, также является обязательным условием. Естественно, что отправка электронных писем также входит в обязанности секретаря.

Опрятный внешний вид и вежливость – тоже являются обязательными. Кроме того, необходимо уметь находить общий язык с разными людьми.

Трудовые обязанности

Самой главной и основной обязанностью человека, занимающего эту должность, будет организация жизнедеятельности офиса и выполнение распоряжений своего непосредственного руководителя. В целом, должностные обязанности секретаря, будет состоять из множества пунктов.

1. Приём входящей и отправка исходящей корреспонденции, распределение её по отделам и подразделениям.
2. Набор и подготовка к печати различных документов, которые требуются руководителю для осуществления своей работы.
3. Подготовка информационных материалов, которые необходимы руководителю.
4. Подача различного рода документов на проставление подписи руководителю.
5. Организация рабочего времени руководителя и своевременное информирование о том или ином событии.
6. В отсутствии руководителя на рабочем месте производит сбор и запись всей поступающей информации, которая может касаться руководителя.
7. Составление и отправка документов по распоряжению руководителя.
8. Проведение контроля выполнения распоряжений руководителя и своевременное доведение их содержания до соответствующих лиц.
9. Подготовка совещаний и собраний, включающая в себя оповещение о месте и времени проведения собрания, всех участвующих лиц.
10. Ведение протоколов собраний.
11. Контроль и обеспечение офиса и руководителя необходимыми канцелярскими товарами.
12. Организация приёма посетителей.
13. Ведение базы данных необходимых для работы руководителя.
14. Обеспечение порядка и чистоты на своём рабочем месте.

Кроме того, в обязанности секретаря могут быть добавлены различные пункты, в зависимости от специфики организации. Довольно часто, секретарь выполнят функции отдела кадров, и занимается приёмом и увольнением сотрудников.

Необходимые знания

Для того, чтобы работать секретарём необходимо знать трудовое законодательство Российской Федерации, знать нормы и правила ведения документооборота. Кроме того, необходимо знать и соблюдать технику безопасности работы. А также:

• руководящую структуру организации;
• знать правила сдачи в архив документов;
• правила пользования офисными приборами – принтером, факсом, копировальным аппаратом и тому подобными;
• правила ведения деловой переписки;
• нормы и правила общения, в том числе делового;
• основы законодательства об административной ответственности;
• внутренний распорядок организации.

Права

Секретарь руководителя, как и все работники, имеет ряд прав.

1. Предлагать методы и способы улучшения работы, которая относится непосредственно к трудовым обязанностям работника, а также организации в целом.
2. Требовать и получать всё необходимую информацию и документы, которые необходимы для выполнения трудовых обязанностей.
3. Получить доступ ко всей документации, которая определяет объём и круг обязанностей, связанных с занимаемой должностью.
4. Принимать участие в принятии решений, относящихся к компетенции данной должности.
5. Требовать и получать от руководства все необходимые средства для выполнения своих трудовых обязанностей.
6. Все права установленные законодательством Российской Федерации также должны соблюдаться.

Ответственность

Наряду с правами, у секретаря, конечно же, имеется ответственность. Ответственность, предусмотрена в административном, уголовном и трудовом законодательстве Российской Федерации. Ответственность, превышающая законодательные нормы не может применяться к сотрудникам.

Резюме

Выполняя свои функциональные обязанности секретаря, человек должен руководствоваться законами Российской Федерации, внутренними распоряжениями и документацией предприятия, распоряжениями своего непосредственного руководства. Кроме того, должностная инструкция, также, должна строго соблюдаться.

Секретарь, как и все работники любой организации, должен знать и строго соблюдать нормы и правила, связанные с безопасностью работы, санитарно-гигиенические нормы. Помимо этого, секретарь должен понимать, что он, по сути, является лицом организации и по нему, в первую очередь, составляют представление о предприятии.

Источник: http://101biznesplan.ru/spravochnik-predprinimatelya/dolzhnostnye-obyazannosti/dolzhnostnye-obyazannosti-sekretarya.html

Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.

Должностная инструкция секретаря

Общие положения

1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.

1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации

1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

1.6. Секретарь обязан знать:

— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;

— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;

— Правила ведения делопроизводства;

— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

— Основы организации трудовых процессов;

— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;

— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);

— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

Функциональные обязанности

2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— Участие в общих собраниях и совещаниях;

Права

Секретарь обладает следующими правами:

3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в .ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);

3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

3.5. Посещать курсы повышения квалификации;

3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Ответственность

Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;

4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;

4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;

4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.

4.6. Нарушение субординации.

Условия работы

5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;

5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.

Право подписи

6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.

СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.

С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.

Для чего нужна должностная инструкция

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:

• «Общие положения»,
• «Должностные обязанности»,
• «Права»,
• «Ответственность».

Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).

Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

Составление должностной инструкции секретаря

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

Источник: http://assistentus.ru/forma/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya/

Должностные обязанности секретаря суда

Каждый, кто хоть раз присутствовал в суде или видел судебное заседание по телевизору, знает, что во время судебного заседания ведутся записи, называемые протоколом. Эти записи ведёт человек, который занимает должность секретаря суда. Ведение протоколов судебных заседаний, это всего лишь одна из обязанностей этого служащего. Давайте разберёмся, чем занимается человек, занимающий эту должность.

На должность секретаря суда принимают и увольняют приказом, который подписывает председатель суда. Он же и является непосредственным начальников служащих на этой должности.

Требования к соискателям

Человек, который планирует работать в суде, в качестве секретаря, должен обладать определённым набором знаний и умений, кроме того, иметь соответствующее образование. Для того, чтобы знать, чему соответствовать, необходимо изучить должностные обязанности и функциональные обязанности секретаря судебного заседания.

В первую очередь, секретарь суда должен быть обладателем диплома юридического факультета какого-либо высшего учебного заведения.

Кроме того, необходимы знания:

• в области законодательства России, связанного с гражданской службой;
• основ судебного делопроизводства;
• в сфере архивного дела;
• правил работы с информацией, поступающей в адрес суда;
• правил и норм техники безопасности труда на своём рабочем месте;
• правил поведения в суде для сотрудников суда;
• правил внутреннего регламента, установленного в суде;
• делового и светского этикета;
• этику и нормы поведения для государственных служащих;
• должностных инструкций.

Также для работы секретарём в судах, необходимо уметь проводить анализ и обобщение получаемой информации, уметь работать с законодательными актами, уметь организовывать взаимодействие с различными структурами и ведомствами.

Помимо этого, секретарь суда, должен уметь пользоваться всей офисной техникой, такой как факс, копировальный аппарат, компьютер и тому подобное. Уметь пользоваться различными компьютерными программами и электронной почтой.

Трудовые обязанности

Наиболее важной и значимой обязанностью секретаря суда, является ведение судопроизводства в суде. Кроме того, человек, замещающий эту должность, обязан:

• выполнять распоряжения председателя суда и его заместителей;
• регистрировать, учитывать и хранить дела, рассматриваемые в суде;
• вести регистрационного журнала;
• отправлять судебные решения участникам процесса;
• выписывать исполнительные листы, согласно принятым судом решениям;
• вести статистику и составлять отчёты по судебным делам;
• принимать граждан, в соответствии с режимом работы суда;
• выдавать копии материалов дел и копии и оригиналы судебных решений;
• подготовка и сдача в архив дел;
• вносить данные о рассматриваемых судом делах на сайт суда;
• участие в уничтожении архивов, по истечении сроков их хранения.

В зависимости от отдела, в котором работает секретарь, данные должностные обязанности секретаря суда могут дополняться и изменяться. Помимо этого, на секретаря возложены следующие обязанности:

• соблюдение Конституции и всех законов;
• исполнение должностных обязанностей;
• соблюдать распорядок работы суда;
• хранить сведения, касающиеся профессиональной деятельности;
• отчитываться о доходах своих и членов своей семьи.

Необходимые навыки и знания

Естественно, что секретарь суда, должен знать законодательство Российской Федерации, более того, у него должно быть высшее юридическое образование. Кроме того, необходимо знать и соблюдать технику безопасности работы. А также:

• руководящую структуру организации;
• знать правила сдачи в архив документов;
• правила пользования офисными приборами – принтером, факсом, копировальным аппаратом и тому подобными;
• правила ведения деловой переписки;
• нормы и правила общения, в том числе делового;
• основы законодательства об административной ответственности;
• внутренний распорядок организации.

Права

Секретарь суда, как государственный служащий имеет следующие права:

1. Предлагать методы и способы улучшения работы, которая относится непосредственно к трудовым обязанностям работника, а также организации в целом.
2. Требовать и получать всё необходимую информацию и документы, которые необходимы для выполнения трудовых обязанностей.
3. Получить доступ ко всей документации, которая определяет объём и круг обязанностей, связанных с занимаемой должностью.
4. Принимать участие в принятии решений, относящихся к компетенции данной должности.
5. Требовать и получать от руководства все необходимые средства для выполнения своих трудовых обязанностей.
6. Все права, установленные законодательством Российской Федерации, также должны соблюдаться.

Ответственность

Наряду с правами, у секретаря, конечно же, имеется ответственность. Ответственность, предусмотрена в административном, уголовном и трудовом законодательстве Российской Федерации. Ответственность, превышающая законодательные нормы, не может применяться к сотрудникам.

Кроме того, секретарь суда отвечает за:

• нарушение прав третьих лиц, наступившее по причине бездействия или действий работника;
• несохранение конфиденциальности информации, ставшей доступной в ходе служебных действий;
• сокрытие или неполное доведение информации до своего руководства.

Резюме

Обязательная к исполнению, должностная инструкция секретаря суда, предусматривает, что человек должен руководствоваться законами Российской Федерации, внутренними распоряжениями и документацией предприятия, распоряжениями своего непосредственного руководства. Секретарь, как и все работники любой организации, должен знать и строго соблюдать нормы и правила, связанные с безопасностью работы, санитарно-гигиенические нормы. Помимо этого, секретарь должен понимать, что он, по сути, является не только лицом государственного органа, но и выполняет важные обязанности по отправлению правосудия.

Источник: http://101biznesplan.ru/spravochnik-predprinimatelya/dolzhnostnye-obyazannosti/dolzhnostnye-obyazannosti-sekretarya-suda.html

Должностная инструкция секретаря-референта

Секретарь-референт — это должностное лицо, являющееся непосредственным помощником руководителя субъекта хозяйствования. Специалист организует его деятельность, осуществляет телефонные переговоры, составляет проекты внутренней распорядительной документации, исходящей корреспонденции контрагентам и в уполномоченные органы. В его обязанности также входит регулирование потока посетителей и контроль за своевременным выполнением директором планируемых им мероприятий.

Кто такой секретарь-референт

Помощник директора необходим на каждом предприятии, поскольку озабоченность руководителя субъекта предпринимательства может сделать его работу неэффективной. Секретарь-референт налаживает работу директора и создает условия, при которых он будет рационально расставлять приоритетные задачи и не отвлекаться на мелкие проблемы. Основной задачей специалиста является организация эффективной работы в сфере делопроизводства, осуществление деятельности с базами данных, а также обеспечение взаимоотношений между отделами.

Требования к профессиональной подготовке

Для качественного выполнения должностных обязанностей, специалист должен быть уверенным пользователем персонального компьютера и другой аппаратуры, относящейся к категории организационной техники. Владение русским и иностранным языками позволит грамотно составлять документацию, а знание норм делопроизводства упростит его работу в сфере подготовки проекта распорядительных документов, составления ответов на письма и запросы, а также оформление протоколов заседания.

Образование

Специальность секретаря можно получить в средних учебных заведениях, а также на специализированных занятиях.

Лицам, обучившимся на курсах после окончания высшего учебного заведения проще устроиться на работу, чем просто после техникума. Кроме теоретических знаний в области делопроизводства, специалисту пригодятся навыки работы на компьютере, а также владение достаточной скоростью набора текста.

Личные качества

Поскольку руководитель предприятия полностью доверяет своему помощнику в области организации деятельности, специалист должен обладать высокой степенью ответственности и коммуникабельности. Отсутствие этих качеств у секретаря-референта, может привести к потере репутации субъекта хозяйствования.

Кроме высокого уровня профессионализма, специалист должен иметь хорошую наглядно-образную память, нормальный слух и умеренную общительность в комплексе с доброжелательностью, пунктуальностью, находчивостью и исполнительностью, а также с желанием работать с людьми.

Медицинские противопоказания к работе

Должностные обязанности секретаря-референта предполагают наличие хорошо поставленной речи и психологической устойчивости к стрессам, обусловленных рабочей обстановкой. Этим объясняется ряд заболеваний, при которых не рекомендуется трудоустраиваться на должность помощника руководителя. Расстройства нервной системы, заболеваний внутренних органов, проявляющиеся в раздражительности, не способствуют обеспечению нормальной рабочей обстановки. Сердечно-сосудистые заболевания могут усугубиться в процессе выполнения обязательств, поскольку должность предполагает выполнение работы, в основном, сидя за столом. Дефект речи и явные физические недостатки не будут способствовать поддержанию рейтинга компании.

Место работы, карьера и уровень заработной платы

Разобравшись, кто такой референт и чем он занимается, становится понятно, что специальность востребована, поскольку такие работники нужны на любом предприятии, руководитель которого применяет наемный труд. Местом работы могут стать офисы, компании, фирмы или организации любого профиля и формы собственности. Профессия является отличной стартовой площадкой для молодых людей, не имеющих опыт трудовой деятельности.

Занимая эту должность, работник может рассчитывать на карьерный рост посредством перевода в другой отдел на другую специальность, ввиду получения нового профильного образования. Квалифицированные работники ценятся работодателями, поэтому рекомендуется постоянного совершенствоваться в области делопроизводства, работы с корреспонденцией, контрагентами, посетителями и правильного ведения телефонных переговоров.

Зарплата секретаря-референта зависит от региона расположения субъекта хозяйствования, от сферы его деятельности, от опыта работы сотрудника, объема обязанностей, возложенных на него работодателем, а также от наличия дополнительных знаний, которые могут расширить сферу обязательств. По данным 2017 года, заработная плата секретаря-референта, осуществляющего деятельность в Москве, составляет 30000—60000 рублей, а в других регионах — до 35000 рублей.

Другие трактовки специальности

Осуществляя поиск вакантной должности через специализированные сервисы, в строке запроса можно вводить не только специальность секретаря-референта, но и ее альтернативные названия, такие как секретарь, референт, офис-менеджер, менеджер по персоналу, а также архивариус или архивист. Использование синонимов специальности позволит увеличить шансы на трудоустройство.

Должностная инструкция секретаря-референта

Основной должностной обязанностью секретаря-референта является организационное обеспечение нормальных условий труда руководителю субъекта хозяйствования. Для ее реализации специалист должен заниматься:

1. Делопроизводством, в которое входит оформление и регистрация внутренней документации, а также обработка корреспонденции.
2. Планированием рабочего времени директора.
3. Приемом посетителей.
4. Подготовкой документации для ознакомления и изучения специалистами по распоряжению руководителя.
5. Составлением докладов и протоколированием совещаний.
6. Приемом документации на подпись.
7. Ведением телефонных переговоров, а также учетом телефонных звонков.
8. Координацией взаимоотношений между представителями структурных подразделений.
9. Приемом и отправкой факсов.
10. Бронированием билетов для командирующихся сотрудников.
11. Решением хозяйственных вопросов, выраженных в обеспечении сотрудников канцелярскими товарами.

Преимущества и недостатки

Осуществляя деятельность в должности секретаря-референта, человек получает опыт деловых контактов, имеет возможность заводить важные знакомства, которые впоследствии могут пригодиться для решения актуальных вопросов собственного бизнеса.

Ежедневное общение с работодателем позволяет осуществлять наблюдение за его стилем управления предприятием, за его умением принимать решения, а также за нюансами формирования отношений с партнерами и подчиненными. Работа с документами является отличной базой подготовки для будущих экономистов, юристов и менеджеров.

Несмотря на огромное количество положительных сторон в профессии, можно отметить и минусы специальности. К ним относятся работа в выходные дни, командировки, а также ненормированный рабочий день. Насыщенный событиями рабочий день, необходимость обработки огромного количества информации, общение с большим количеством людей, спешка, могут явиться причиной стресса, поэтому, решив работать в сфере обеспечения делопроизводства, необходимо быть человеком с устойчивой психикой и здоровой нервной системой.

Источник: http://101biznesplan.ru/spravochnik-predprinimatelya/dolzhnostnye-obyazannosti/dolzhnostnaya-instruktsiya-sekretarya-referenta.html

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя выполняет роль приложения к трудовому договору. В инструкции подробно расписывают его пункты, особенно в отношении трудовых обязанностей сотрудника, а также права, которыми он наделяется работодателем, и возможные меры ответственности. Являясь юридически значимым документом, рекомендованным к применению Рострудом, должностная инструкция требует вдумчивого подхода по написанию и оформлению.

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

1. Общие положения

1. Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
2. На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
3. Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
4. Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
   • среднее образование;
   • английский язык на уровне не ниже, чем B2;
   • законченные профильные курсы;
   • опыт работы не требуется.
5. Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
   • процесс документооборота в организации;
   • нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
   • должностная структура организации и её основной кадровый состав;
   • система электронных баз документов организации;
   • правила оформления соответствующей документации;
   • требования к хранению документов и их сохранности;
   • нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
   • правила грамматики и орфографии;
   • принципы делового общения;
   • правила архивирования документации;
   • нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
   • нормы ведения деловой переписки;
   • правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
6. В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
   • правовыми нормами и действующим законодательством;
   • положениями этой инструкции;
   • документами организации.

2. Обязанности

Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций:

3. Права

Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:

1. Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
2. Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
3. Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
4. Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
5. Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
6. Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.

4. Ответственность

Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:

1. За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
2. За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
3. За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
4. За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.

Нормы составления должностной инструкции

В настоящее время утвержденная форма инструкции для секретаря-делопроизводителя отсутствует. Имеются отдельные профессиональные стандарты для секретарей (07.006) и делопроизводителей (07.002), где даны рекомендации по перечню навыков специалистов, их обязанностям и другим должностным параметрам, но они носят рекомендательный характер. Поэтому работодатели имеют большие возможности подстраивать содержимое профстандартов для своих нужд, в соответствии со своими размерами, отраслевыми особенностями и другими факторами. Однако существуют определенные правила составления, применяемые для инструкций. Так, считается, что в обязательном порядке в неё должны входить 4 базовых раздела, которые раскрывают основные аспекты деятельности сотрудника:

• Общие положения.
• Должностные обязанности специалиста.
• Его права.
• Возможная ответственность за нарушения.

К этим разделам могут добавляться и дополнительные. Особенно популярны описания условий труда, должностных связей и критериев, по которым оценивается результативность работы.

Внимание! Если специалистов, занимающихся одной работой, несколько, то для них составляется типовая инструкция. Если кто-то из них занят работой с особой спецификой, — ведением документации на иностранном языке или организацией встреч с иностранцами — в этом случае составляется отдельная должностная инструкция «под специалиста».

Общие положения

В этом начальном разделе прописывают базовые параметры работы любого специалиста:

Навыки сотрудника должны примерно соответствовать обязанностям, которые перечислены далее.

Внимание! Параметры, заданные в инструкции, не должны выходить за пределы тех, которые закреплены в трудовом договоре.

Обязанности

У разных работодателей секретари, занимающиеся и делопроизводством, могут выполнять разные функции. Так, в крупных компаниях с международным участием в их обязанности может входить помощь руководителю в общении с иностранцами, ведение иностранной документации и другие специфические функции. В бюджетных учреждениях от них требуется работа с унифицированной системой государственной документации. Все эти отраслевые особенности необходимо отразить в данном разделе.

Внимание! Работодатель не может просто изменить прописанные в инструкции трудовые обязанности. Для этого необходимо заручиться письменным согласием самого работника. Поэтому с самого начала нужно внимательно отнестись к разделу, исчерпывающе описав обязанности сотрудника.

Права

Здесь приведен список прав, которым наниматель наделяет сотрудника. Эти права довольно типовые, но во многих учреждениях секретарю-делопроизводителю доверяют и право подписи.

Ответственность

В этой части дан список возможных нарушений и ответственности за их совершение. Для ряда должностей, которые допущены к работе с внутренней документацией, отдельно указывают ответственность за разглашение внутренней информации.

Внимание! Данный раздел содержит перечень нарушений и мер наказания в общем виде, т.к. конкретная ответственность может наступить лишь после окончания необходимых разбирательств, с привлечением свидетелей, их показаний, возможно даже и адвокатов.

Документ после его согласования со специалистами распечатывается на официальном бланке, где присутствуют все требуемые атрибуты: дата его составления, реквизиты работодателя и пр. Сам сотрудник знакомится с инструкцией в процессе устройства на работу. Окончательным фактором, удостоверяющим ввод инструкции в действие, является её подписывание всеми сторонами: руководителем организации, сотрудником и теми служащими, которые утверждали это назначение.

Источник: http://assistentus.ru/forma/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-deloproizvoditelya/

Должностная инструкция секретаря

Сложно представить работу предприятия без канцелярии или приёмной. Организация, планирование встреч, внутреннее делопроизводство, в том числе обработка входящей и исходящей корреспонденции – всё это ложится на плечи референта. Материал статьи расскажет об основных отличиях этой профессии от профессии секретаря, а также о том, что должен делать тот или другой специалист. Также предстоит понять, как закрепить их обязанности и права документально, нужна ли должностная инструкция секретаря или можно ограничиться трудовым соглашением?

Описание должности секретаря, отличия от референта

Распространено мнение, что работа секретаря не отличается высоким престижем, так как основной круг занятий заключается в офисном времяпрепровождении, выполнении распоряжений директора предприятия. Но это представление ошибочно.

Дело в том, что секретарём считается должностное лицо, которое, по сути, выполняет функции личного помощника высшего руководителя.

К основным задачам можно отнести:

• Обеспечение бесперебойной работы кабинета директора и приёмной. Нужно следить, чтобы под рукой всегда находилось достаточное количество канцелярских принадлежностей, бумаги, а также чтобы была исправна оргтехника.
• Планирование рабочего времени руководителя. Здесь пригодится аналитический навык специалиста для расстановки приоритетных встреч с бизнес-партнёрами, представителями власти, гражданами. Важно своевременное напоминание о серьезных встречах, организация выездных мероприятий, конференций, командировок.
• Контроль корреспонденции. Об этой обязанности нельзя забыть при оформлении должностной инструкции секретаря руководителя, так как именно на плечах этого сотрудника лежит задача контроля приёма, обработки, ответа на входящие письма.
• Хранениелокальных актов. В процессе работы директору или сотруднику компании может понадобиться изучить содержание ЛПА. Секретарь обязан обеспечить сохранность, оперативный доступ к таким документам, если учётной политикой и ДИ такая задача закреплена.
• Взаимодействие со структурными подразделениями. Своевременность выполнения подчинёнными поручений директора также зависит от слаженных действий секретаря. Письменное распоряжение должно под подпись дойти до начальников отделов, а если контрольный срок просрочен – нужно напомнить об этом.

И референт, и секретарь должны обладать стрессоустойчивостью, внимательностью, располагать хорошей памятью, владеть грамотной устной и письменной речью. Чаще всего посетитель одним из первых должностных лиц видит именно секретаря или референта, поэтому большое внимание стоит уделить внешнему виду работника.

При сравнении профессий секретаря и референта можно наблюдать разницу, заключающуюся в возможностях занимаемой должности. К примеру, референту часто поручают работу с конфиденциальной информацией, вместе с чем повышается ответственность и, соответственно, оплата труда.

Как оформить должностную инструкцию для секретаря

На вопрос о том, составлять ДИ или нет, можно ответить, исходя из требований локальной политики компании (к примеру, при трудоустройстве многие управленцы предпочитают не перечислять функции работника в трудовом соглашении, а переносить их в полноценную инструкцию). В содержании положения об учётной политике должна описываться структура ДИ, а также приводиться бланк, образец заполнения.

В инструкции секретаря-референта описываются основные права и обязанности сотрудника. Локальный акт призван детально раскрыть, что должен делать специалист на занимаемой должности. Что можно требовать от подразделений, руководителя, что будет за невыполнение поставленных задач?

В правильно составленной инструкции прослеживается структура, включающая основную часть, блок обязанностей, прав и ответственности.

Сама форма инструкции не унифицирована, поэтому, формируя положение о делопроизводстве, управленец правомочен сам разработать бланки документа.

По общим правилам, ДИ утверждается высшим руководителем, поэтому в правом верхнем углу листа всегда находится слово «Утверждаю», под которым следует должность директора, фамилия, инициалы и дата подписания.

Общие положения содержат информацию о том, кто может быть назначен на эту должность, какими знаниями, навыками должен обладать специалист. Также кто принимает решение о назначении или увольнении.

Обязанности в ДИ раскрываются во втором разделе. Как правило, эта часть объёмнее других блоков информации.

Секретарь должен:

• Контролировать качество подготовки, правильность составления, утверждения документов, представляемых на подпись руководству.
• Принимать, обрабатывать, хранить входящую корреспонденцию, обеспечивать своевременную отправку исходящих писем.
• Следить за рабочим графиком директора, оперативно его корректировать.
• Выполнять работу по организационному обеспечению деятельности приёмной.
• Формировать месячную, квартальную, годовую отчётность.

Учитывая направление работы, предприниматель может дополнять обязанности по собственному усмотрению. При этом нужно помнить, что объём возложенных задач должен соответствовать должности работника.

К примеру, должностная инструкция секретаря руководителя дополнительно содержит функции управления персоналом. У сотрудника, поставленного на эту должность, в подчинении будут находиться архивариус, делопроизводитель, другие должности согласно штатному расписанию.

Образец должностной инструкции секретаря

Если локальными нормативными актами определяется обязательность принятия ДИ, то администрация должна обеспечить полное соответствие принимаемых документов установленным правилам. В рассматриваемом случае образец должностной инструкции секретаря должен соответствовать бланку, составленному по названым требованиям.

Надзорными органами проверяется качество выполнения директором трудового законодательства. Если порядок оформления ДИ установлен надлежащим образом, а сами работники ознакомлены с содержанием, то предприниматель избежит возможных проблем.

Порядок хранения ДИ оговаривается локальной документацией учреждения. Оригинал инструкции нужен в течение всего периода работы специалиста, а также некоторое время после увольнения. Нормативной документацией рекомендуется установить срок до 10 лет.

После того, как сотрудник подписал ДИ, кадровый инспектор заверяет копию, а затем вручает референту. Последний обязан хранить документ на рабочем месте. Разработанный документ будет иметь юридическую силу при наличии согласия между сторонами трудовых отношений. Об этом должны свидетельствовать автографы сторон.

Работник может усмотреть несоответствие содержания ДИ по отношению к действующему законодательству. Если это действительно так, то секретарь будет прав – создаваемые локальные акты не должны ухудшать условия труда, предусмотренные законами.

В заключение нужно отметить, что перед тем, как составлять ДИ для секретаря, важно учесть масштабы компании, круг задач, которые должен выполнять работник. Чем больше предприятие, тем больший штат потребуется для административного отдела.

Опираясь на рекомендации данной статьи, управленец сможет сформировать ДИ, которая поможет закрепить основные обязанности, права, ответственность работника, а сам документ, при необходимости, станет надёжной юридической основной для привлечения к ответственности провинившегося сотрудника.

Источник: http://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/dolzhnostnaya-instruktsiya-sekretarya.html